1、第一步，首先是会议记录的标题。一般就写【会议记录】四个字，黑体、二号字体，段前段后各空一行。四个字中间可以各空一格。
2、第二步，填写具体的会议时间、会议地点。一般为三号、仿宋。前面的会议时间、会议地点可以加粗。会议时间、地点一定要写具体，最好时间能确定到几时几分。
3、第三步，参加会议的人员。首先是主持人，记录人，然后就是全体人参加会议的人员名单，一定要所有与会人员名单，一般情况下这种重要的会议记录都是小会，所以参加人员不一定会很多。再后面就是缺席的应参加人员名单，这些都是写具体，写详细。
4、第四步，会议议题。无论是什么会议，都有一个或多个会议主题。一般性重要会议都是审议某项工作，或者表决某项决定，所以会议的议题一定要写清楚，写明白，要具体、扼要。多个议题的要标好1、2、3、4。
5、第五步，会议内容。这个就是整个会议记录的具体体现。重点就在这会议内容上。记录的时候一般就是简明扼要，将具体的事情具体说清楚，一项一项写具体，可能领导在讲话的时候会展开说一些其他的事项，与这个决议无关的，可以不需要记录。重点、重点、重点，重要的事情说三遍，一定要记录会议内容的重点。
6、会议的所有决议都表述过之后，一般主持人会让其他与会人员进行发言。这些人发言的内容也是需要进行记录的，无论是赞成的还是反对的，都需要进行记录。记录方法同第六步一样，先写发言人的姓名，然后在后面记录下他发言的内容即可。
7、最后是主持人的总结发言，一般情况下总结发言分为两个部分，第一个部分是对之前发言同志的话进行简要的总结，然后进行会议的议题表决。表决方式有多种，一般情况下采用举手或者无记名投票的方式进行。一般表决前需要进行一次人数的清点，由记录人或者主持人进行清点。表决的过程也需要进行实时清点。
8、主持人总结发言的第二部分。结果总结。表决结束之后，主持人需要对本次会议议题表决的结果进行总结、公示。具体内容如下。需要具体说出同意的、不同意的、弃权的具体人数。并说明此次表决的情况，是通过还是不通过。
9、这个最后的，也是重中之重的，就是所有与会人员全部需要进行签字认可。有可能会议时，会议记录的正式文本还没有出来，但也需要在会议记录本上进行签字确认，主要是确认表决结果。千万不要会后进行补签。一定要亲笔签名。
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