随着经济的发展和社会的进步，文档管理在企业中变得十分重要，它不仅是企业经营管理的重要支撑，同时也是企业实施决策、衡量绩效、协调沟通、确保安全、保护权益和企业数字化转型建设的基础。因此，企业应该建立健全文档管理制度，以便高效地开展文档治理工作，保障信息安全，实现文档收集、处理和管理，确保文档真实、可靠及安全。

    二、文档管理的定义

    文档管理是指企业内部通过有效的管理手段，建立和实施一套规范的文档管理程序，统一收集和处理有关文档资料，进行系统的管理，以保证文档真实、可用、安全和有效。

    三、文档管理制度的分类

    1、根据文档管理对象的不同，可分为纸质文档管理和电子文档管理。

    纸质文档管理是企业为了实现有序的管理，建立规范的文档管理制度，把纸质文档收集、保存、处理和管理起来，以保证文档信息的安全性和有效性。

    电子文档管理是企业把文档信息以电子化的形式收集，处理和管理，以便通过电子方式，实现信息的安全性和可读性，保证信息的真实性与有效性。

    2、根据文档管理规定的不同，可分为传统文档管理和数字文档管理。

    传统文档管理是采用传统的文档管理方法建立的文档管理制度，以满足企业经营管理的基本需求。

    数字文档管理是采用信息技术和电子技术，将文档管理模式由传统管理模式向数字管理模式转变，实现文档共享、移动式管理和一站式服务。

    四、文档管理制度的特点

    1、便捷性：文档管理制度要求文档管理流程简单、明确，操作便捷，提高文档管理效率；

    2、安全性：文档管理制度要求文档资料安全有效保存，确保文档信息的安全性；

    3、合规性：文档管理制度要求企业的文档管理程序合规严谨，符合国家和地方法律法规的规定；

    4、一致性：文档管理制度要求企业的文档审查、处理、存档规范统一，保证文档信息的一致性；

    五、文档管理制度的实施

    1、明确文档结构：明确文档定义、架构及相关流程；

    2、制定文档定义标准：根据文档架构，建立相应的文档定义标准；

    3、建立有效的文档文件库：建立有效、安全、可靠的文档文件库，支持文档管理流程；

    4、实施文档管理方案：根据文档文件库，制定实施文档管理方案；

    5、建立文档审批流程：建立完善的文档审批流程和人员权限，以确保文档审批流程的顺畅；

    6、文档归档管理：统一设置文档归档管理模式，以确保文档资料的完整性和真实性；

    7、持续改进：通过数据分析，持续监控文档管理工作，定期检查文档管理制度，不断改进文档管理。

    六、结语

    文档管理制度是企业运营管理的重要支柱，将文档信息化电子化可以提高文档管理效率，提升文档信息的安全性，实现文档的真实性、可用性与有效性，为企业业务活动提供安全、有效可靠的信息支持。因此，企业应该建立规范的文档管理制度，做好文档管理工作，达到文档信息安全可靠、有效可读的目标。下载本文