公 文 格 式

一、公文要素（组成部分）

《条例》第九条规定：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。在原《条例》和原《办法》具体规定的基础上，整合调整为18个要素。

与原《条例》和原《办法》相比，主要有以下特点：

（一）与原《条例》相比，一是把原来规定的“版头、印发传达范围、印制版记”分别称为“发文机关标志、附注、印发机关和印发日期”；二是把“密级”调整为“密级和保密期限”；三是增加了“附件说明”和“页码”；四是不再保留“主题词”。

（二）与原《办法》相比，一是增加了“份号、页码、发文机关署名”；二是把“发文机关标识”改称为“发文机关标志”；三是把原来规定的紧急程度分别标明“特急”和“急件”，与党的机关公文一致，统一为“特急”和“加急”；四是不再保留“主题词”。

二、公文各要素重要内容解读

（一）份号。公文印制份数的顺序号，一般用6位3号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。《条例》规定“涉密公文应当标注份号”，一是便于管理，二是一旦发生失泄密，便于查找失泄密渠道。如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。实践中，份号标注由于需要专用的打码设备，因此在不具备条件的地方，印发涉密公文时，必须健全完善收发文登记、管理、清退制度，并严格控制涉密公文印制份数。

（二）密级和保密期限。原党的机关公文是标注在版心左上角第二行，保密期限数字使用阿拉伯数字；原行政机关公文是标注在版心右上角第一行，保密期限数字使用汉字；新格式统一标注在版心左上角第二行，保密期限数字使用阿拉伯数字。大多数涉密公文只需标注密级，不需标注保密期限，但实际工作中不应忽视涉密公文的保密期限，应根据公文内容、工作需要及有关规定，研究确定保密期限。上级机关已经定密的事项，执行过程中不得擅自改变密级。

（三）紧急程度。原行政机关公文是标注在版心右上角第一行（无密级）或第二行（有密级），新格式统一标注在版心左上角第二行（无密级）或第三行（有密级）。有密级和保密期限的，紧急程度2个字中间不空，居左顶格编排；没有密级和保密期限或只有密级没有保密期限的，紧急程度（和密级）2个字中间空1字。

（四）发文机关标志。字体推荐使用方正小标宋体，上距版心上边缘35mm（比原行政机关公文格式国家标准规定的25mm增加了10mm）。《条例》和《党政机关公文格式国家标准》未对字号大小作出规定，我省《实施细则》规定“排布以醒目、美观、庄重为原则”，字号可由发文机关酌定。并不要求下级机关公文的发文机关标志不大于上级机关公文的发文机关标志，因有的机关名称字数较多而下级机关名称字数较少，字号会带来排版效果差的情况。

（五）发文字号。我省《实施细则》规定“发文机关代字应当避免与上级机关、同级机关代字雷同”。如：临沧市的云县及其所属部门公文的发文字号，应避免和、省及其所属部门的发文字号相同；以古镇、以勒镇同属镇雄县，龙街乡、龙安乡、龙海乡同属彝良县，应研究协商避免公文的发文机关代字相同。不在同一个州（市）的县（区），不在同一县（区）的乡（镇），可以不考虑发文机关代字相同的问题。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。“请示”一般由发文机关主要负责人（或者主持工作的负责人）签发，特殊情况可由主要负责人授权的其他负责人签发，但应标明主要负责人已阅，事后必须及时送主要负责人阅悉。“报告”可由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。联合行文的上行文，所有联署机关签发人的姓名都要标注。

（七）标题。由发文机关名称，事由和文种组成。标题明确要求使用2号小标宋体，超过1行字的排列为梯形或菱形，不能使用上下长度相同的长方形或上下长、中间短的沙漏型。标题中要避免出现没有介词“关于”或“关于在”、“关于为”、“关于对”、“关于给”等介词重复的现象。从工作实际出发，我省《实施细则》规定，3个以上机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。原《办法》规定行政机关公文标题中除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号，《条例》和《党政机关公文格式国家标准》未对此作出规定，党的机关公文一直以来标题中都可使用书名号。

（八）主送机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。关于机关规范化简称，主要依据2条原则：有文件依文件，如县直各委、办、局的规范化简称，依据县机构设置的通知；没有文件依惯例，如、省属驻水单位一般按照其系统内的惯例。日常工作中还需要注意两个问题，一是部门的简称，如“中国党水富县委员会委员会”，简称“水富县委委”，县内行文时可简称为“县委委”，但不可简称为“水富县委”、“县委”，这是行政机关行文中经常出现的错误；二是部委的简称，文件规定一般直接称“××××委、××部”，除“民委（中华人民共和国国家民族事务委员会）、语委（国家语言文字工作委员会）”外，前面不冠以“国家”2字；但是，诸如“发展改革委、人口计生委、林业局、统计局、法制办”这样的部门，如果我们在行文中不冠以“国家、省、市、县”等字样，就无法区分是哪一级的部门。

（九）正文。新格式规定，公文首页必须显示正文。文中小标题层次序号依次可用“一、”、“（一）”、“1．”“（1）”标注，第一层一般用黑体字，第二层一般用楷体字，第三层和第四层一般用仿宋体字。第三层阿拉伯数字后面的圆点应使用全角，占1个字符，以避免用半角会与后面的数字连在一起混淆为小数点。如“1.2012年××××”。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。1个附件不需要标注顺序号，多个附件的顺序号使用阿拉伯数字右下角加圆点标注。附件名称不使用书名号，名称后不标注文号、不加标点符号，名称较长需要回行时，应与上行附件名称的首字对齐。印发、转发的内容不是附件，不能标注附件说明并在左上角标注“附件”字样。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。我省《实施细则》规定“发文机关署名应当与标题中的发文机关名称相一致”。原行政机关公文不署发文机关名称，新格式统一规定党政机关公文均要署发文机关名称。在实际工作中，党的机关公文一般署规范化简称，如“昭通办公室”；行政机关公文一般署全称，如“昭通市办公室”。不加盖印章的单一机关公文，发文机关署名居右空2字编排。联合行文时按照新格式图例所示编排。特殊情况如的“意见”等文种，不署发文机关名称；的“议案”和“命令（令）”等文种，不署发文机关名称，加盖机关负责人签名章。

（十二）成文日期。是公文的生效时间，署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。原行政机关公文使用汉字，新格式统一用阿拉伯数字。加盖印章的公文，成文日期居右空4字编排，之上的发文机关署名以成文日期为准左右居中（对称）。不加盖印章的公文，成文日期首字比发文机关署名首字右移2字；如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。党的机关印发的会议审议通过的公文如“意见”，成文日期用3号楷体字（数字用宋体阿拉伯数字）编排在标题下用圆括号括起来。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。不得出现空白印章，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。《条例》规定“有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章”。其中“有特定发文机关标志的普发性公文”是针对党的机关公文一直沿用的做法，不针对行政机关。关于印章的盖法，《党政机关公文格式国家标准》的文字规定和图例中只采用一种盖法（即以往规定的上套式），不再区分使用以往中套式的盖法。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项，一般居左空2字加圆括号标注在成文日期下一行。我省《实施细则》规定，不加盖印章的普发性公文一般应当标注印发范围，上行文应当在附注处标注主办机关联系人姓名和联系方式。“不加盖印章的普发性公文一般应当标注印发范围”针对党的机关不标注主送机关的公文，如“意见”。党的机关公文附注多用于下行文标注印发范围，行政机关的公文附注一般用于上行文和不相隶属机关之间行文标注主办机关联系人姓名及联系方式。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料，与公文正文具有同等效力。只有1个附件的，在附件首页左上角第一行标注“附件”；有2个以上附件的，在每一个附件首页左上角第一行顺序标注“附件1”、“附件2”，汉字用黑体，数字用黑体阿拉伯数字。附件标题居中编排在首页第三行，格式要求同正文。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一般用4号仿宋体字（原党政机关公文用的是3号仿宋体字），编排在版记第一条分隔线之下，左右各空1字。实践中，党政机关公文的抄送机关一般都使用规范化简称。不论是抄送上级、平级、下级机关，一律以“抄送”标注范围，不得使用“抄报”“印发”来加以区分，一般按照机关性质和隶属关系分行排列。我省《实施细则》规定，抄送范围如涉及同级不同类的机关，应当按照党、政、军、群的顺序排列；、政协、、应当另起一行排列；各民主党派、工商联也应当另起一行排列。

（十七）印发机关和印发日期。一般用4号仿宋体字（原党政机关公文用的是3号仿宋体字），编排在版记末条分隔线之上，印发机关左空1字，印发日期右空1字；有抄送机关的，将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。印发机关即公文的印制管理部门，一般为党政机关办公室或者文秘部门；发文机关没有专门的办公室或者文秘部门的，发文机关即印发机关。印发日期即公文的送印日期，一般以印发机关负责公文审核把关领导的签批日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。信笺格式的公文和电报首页不显示页码。

三、公文的特定格式

公文的特定格式有信函格式、命令（令）格式、纪要格式3种，具体规定请参看《党政机关公文格式国家标准》。需要注意的是，我们使用的信函格式公文和以往使用的便签在排版形式上很像，区别主要在于：一是前者要严格按照《党政机关公文格式国家标准》来执行，后者则只需参照执行，排版形式还应有所区分（如红头可用楷体字，分隔线可用单条），避免混淆；二是前者需要编号并严格按照公文进行办理和管理，后者不需要编号且只需参照公文进行办理和管理。

四、公文格式的其他规定

（一）《条例》第十条规定，公文的版式按照《党政机关公文格式国家标准》执行。该国家标准主要由和牵头起草和修改完善，由国家质检总局和标准化管理委员会共同发布。这是为了实现党政机关公文最大限度的统一，但实践中也存有一些细节上的不同。今后，系统各部门行文统一参照、和办公室样式执行。

（二）《条例》第十一条规定，公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用少数民族文字。我省《实施细则》规定了“民族自治地方的公文，发文机关标志可以并用当地通用的少数民族文字和汉字印制，少数民族的文字编排在汉字的上方”。

关于数字用法，《党政机关公文格式国家标准》规定应当符合GB/T15835。根据GB/T15835有关规定，用于计量和编号的数字应选用阿拉伯数字，非公立纪年（如：癸巳年七月十六日）和概数（如：三四个月）应选用汉字。实际工作中，行政机关公文无特殊情况的一般都使用阿拉伯数字，包括会议的次数；党的机关、机关、政协机关使用汉字的情况比较多见，特别是会议的届数和次数都使用汉字。

关于计量单位的用法，《党政机关公文格式国家标准》规定应当符合GB3100、GB3101和GB3102（所有部分）。实践中，一般要求使用法定计量单位和汉字。我们常见的用“亩”作为土地面积计量单位，用斤（市斤）作为粮食产量计量单位，严格来讲都不符合规定，但又有其多年来形成的习惯，如“守住18亿亩耕地红线”。因此，我们建议市内发文可以沿用惯例，向上行文严格使用法定计量单位，如向行文有用“亩”作土地面积计量单位的，一般都换算成“公顷”。

关于标点符号，以往党政机关公文有占半个汉字位置的排法，也有占１个汉字位置的排法（破折号、省略号除外）。GB/T15834规定应占1个字位置，应统一按照此规定排版。

（三）《条例》第十二条规定，公文用纸幅面采用国际标准A４型，特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。原《条例》规定，公文用纸幅面规格可采用16开型（长260毫米，宽184毫米），也可采用国际标准A4型；原《办法》规定，公文用纸一般采用国际标准A4型。但自执行以来，党的机关公文一直使用16开型，直至2012年1月1日起才采用A4型。《条例》对纸型幅面统一规定采用国际标准A4型，即实现了党政机关的统一和与国际标准的对接，同时也免去了排版格式和打印设备差异带来的麻烦。下载本文