一、导语

高校档案有着特殊的意义和价值，对于学校建设、教学科研以及行政管理工作都有不可替代的作用。近年来，高校档案管理工作取得了一定的成绩，但是也存在一些发展的难点和不足，为此不仅需要我们加以重视，随着高等教育事业的飞速发展，高校教学、科研和行政管理工作对档案工作提出了更高的要求。为保障高校各项事业的顺利发展，必须进一步提高档案工作的质量和效率。搞好档案利用有利于高校工作的全面发展,有利于发掘档案的利用方式和利用功能,实现档案的使用价值。高校档案人员要深入研究档案利用工作的理论和方法,转变传统的被动服务观念,以适应时代要求。本专题研究报告试就高校档案的利用工作做些有价值的、启发性的探讨。

二、专题研究报告的框架和意义

本次专题研究主要针对的是高校档案利用工作方面，我们的研究内容基于目前高校档案管理利用的现状和存在的问题并提出相关的对策和建议，而主要依据档案利用的重要价值进行阐释，本研究报告旨在通过文献研究综述、实证调查分析以及结合归纳演绎的方法，结合自身的思考和分析，对高校档案利用工作作出一些可供高校档案管理和档案管理工作者以及其他档案管理机构借鉴和学习的报告。

本次专题研究的目的在于推动高校档案利用取得更大的突破，帮助和引导高校档案管理部门加深对于档案管理利用的认识和理解，并在宣传、支持和人才支持方面提供切实的理论和实践支持。

三、高校档案利用的重要价值

高校档案管理不仅只是一项行政管理，而且是学校的教学经验的总结，涵盖的是学校历史发展的重要记录，还有其中的重要理论和实践教育教学文献，是学校决策和管理的重要凭证。

（一）学校的教学总结

学校档案汇集了学校现有的知识成果,是学校成长和奋斗的沉积宝鉴,具有很大的开发利用价值,对学校档案进行综合分析,可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况,为新的时期学校建设提供借鉴和依据,推动学校自身形象和价值观的发展。

（二）学校的历史载体

学校档案作为历史的记录、知识的载体之一,包括文件资料管理、校园文化建设、教师履历管理、优秀课堂教学与教学实践记录、学生学习和生活管理、学籍管理、招生与毕业就业工作、教学研究等方面的文字材料、声像、电子资料,记载着全校师生员工的德、能、勤、绩,汇集着最原始、最可靠的大量信息。同样,学校档案真实客观地记录了学校发展的历程,是学校重要的信息资源,对学校具有重要的推进作用。

（三）领导决策的参谋

档案中记录了大量前人的教育教学思想、高校建设理论和实践经验，包括教学、党政管理等方面的信息。学校领导要做出科学、有效的决策，就要进行系统的研究，就要以档案作为重要依据。

（四）处理各种问题的凭证

学校处理好各种问题，必须切实掌握有关档案材料．才能提高办事效率。档案是过去学校工作的原始记录．可为学校处理各种问题提供凭证。如现在社会上有些人伪造学历证明，我们通过查阅学籍档案和有关资料，就可得到真实的情况。

四、高校档案利用的几种方式

高校档案的利用,是发挥档案自身价值,实现档案信息共享的最佳途径。与之相适应,在档案利用方式方面,原有的接待查阅、汇集史料等常规方式已不能满足社会各方面的需求。笔者认为,下面几种方式对高校档案的利用会有所裨益。

(一)编纂档案目录供图书馆收藏。

目前人们的图书资源意识要强于档案资源意识,人们寻找信息,更常去的地方是图书馆而不是档案馆或档案室,在学校内部也是如此。在这种情况下,高校档案管理人员要积极寻求与本校及本地图书馆的合作,将重要档案的目录甚至内容分类汇编成册,供本校及本地图书馆收藏,使人在查阅图书资源的同时也能接触到档案资源并加以利用,同时也可以增强人们的档案意识。

(二)举办高校档案陈列

档案展览是档案宣传的有效手段。可以在学校内建立固定的陈列室,供校内外人士参观利用;也可以走出学校,与有关部门配合,举办短期或长期的展览,使档案资源为公众所知,最终达到为公众所用的目的。

(三)通过互联网、科技教育网等现代媒体宣传

互联网可以超越时空进行信息的广泛交流。高校科技教育网的兴起和普及,必将带动档案的全面信息化。我们可以利用校园网的网站技术,通过筛选、调整,建立档案数据库,制作档案资料的查询网页,使档案利用新技术走出档案馆,走入社会,更好地为大众服务。

五、目前高校档案利用的现状和问题

目前许多高校的档案管理已经采取了信息化建设，引进了较为先进的设备和专业人才进行档案管理，但是在档案利用工作当中还存在不少的问题，这不要包括对档案利用工作的不够重视，在思想和认识上对于这项工作的理解不到位，其次是信息利用率不高，只是简单地将档案存入系统和计算机，再次是对于高校档案的开放度不够，没有得到很好的宣传，只是强调档案的保管和保密等等。

（一）档案利用工作重视不够

目前部分高校对档案利用工作的重要性认识不足，认为单位的档案工作干好干坏一个样，干与不干一个样，不是经济指标，又不出什么经济效益，没有摆上应有位置，没有认识到做好档案利用工作会更好地促进学校的教学、科研工作，将高校档案工作附属化。由于管理者档案意识淡薄，造成了档案利用工作的效率低下，开放不够，发挥不了档案应有的作用。在档案利用问题上采取消极怠慢的态度，认为档案管理就是收集整理档案，将档案存档入册即可，致使学校的档案利用工作发展缓慢，不能很好地适应学校建设的发展。

（二）档案信息利用率不高

随着经济的发展，高校办学条件越来越好，计算机技术也得到广泛推广和应用，很多高校档案部门都配置了现代化管理设备，购置了档案管理软件，实现了微机化管理。即便如此，与现代先进技术比较，档案管理工作还是比较滞后，从系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面看，不少学校是将计算机管理系统功能目标和运行机制确立在对本档案馆内部案卷级和文件级的目录编制。随着现代先进技术的推广与应用，这种状况无法满足用户的多种需求，也不能很好地适应高等教育事业的发展。

（三）档案宣传和开放力度不够

随着社会的发展，知识经济和信息化社会的到来，人们对高科技信息的需求量急剧增加，必然形成高校档案信息资源利用的新高潮。然而，由于档案部门封闭保守，市场意识不强，对馆（室）藏档案的内容、成分以及查档的途径、方法宣传报道较少，加上档案工作者“保密保险”、“利用危险”等陈旧观念还未根本改变，常常把保守档案机密与开放、开发利用档案信息资源对立起来，使保密扩大化、绝对化，这在很大程度上了档案事业的发展。

（四）档案信息查阅和利用不便

档案利用者为了能够顺利地解决问题,总是希望尽快地获得所需要的档案信息,在较短的时间内查找到最全面、最准确信息的资料,这就是要求档案的时效性。但是目前来说许多的档案查询工具还不够完善，而且在档案信息也不够全面、准确，无论是参考还是查证,所获取的档案很多都没有针对性，失去了原本的价值。这些基础性的工作必须加以重视，特别是在档案管理现代化建设当中，首先就是要确保档案整理、录入以及检索查阅的便捷、迅速。

六、关于高校档案利用的相关建议

针对上述提到的高校档案的重要性已经有目共睹，而且作为学校重要的文献资料资源，必须将其更好地利用起来，发挥应有的价值，为高校科研、教学和日常管理工作提供可参考借鉴的素材和信息，也可以通过对档案的利用和宣传，提高学校的知名度。为此我们需要在宣传工作、服务理念、利用方式方法等方面加大力度。

（一）强化档案宣传工作

通过举办各种展览、召开会议或撰写文章，向广大教职员工宣传国家有关档案的法律、法规，介绍档案、档案工作的有关知识；利用简报和目录索引，通报档案室所藏档案内容，介绍多种检索途径和编撰研究成果；选编档案利用效果实例，向大家展示利用档案所取得的社会效益和经济效益等等，以增强人们的档案意识，树立利用档案的观念。

（二）预测利用需求，主动提供利用

档案室的工作人员要及时了解上级机关在不同时期和阶段对学校教学、科研的重要指示和学校贯彻落实的措施和情况，经常主动地深入各教学和机关行政部门，走访有关领导和工作人员，有意识地观察和了解本校各项工作的长远规划和近期目标。对学校重要会议的安排和学期、年度工作计划要胸中有数，了解学校教学、科研、基建等工作环节和活动过程的规律和特点。认真分析掌握上述这些工作对档案需求的可能性、规律性，同时，不断根据本校档案利用情况，分析其利用规律，预测利用需求，主动提供档案为学校各项工作服务，变被动服务为主动服务。

（三）积极开发信息资源，开辟提供利用的多种途径

面对内容复杂、种类繁多的档案和利用者的不同需求，必须从不同角度编制多种检索工具，同时把编撰研究工作列入学校工作计划，根据学校档案室所藏档案内容和学校各方面工作需要，有目的、有步骤地开展编撰研究工作，把它作为一项基础工作，常抓不懈，这样才能使利用工作逐渐走人正轨。

（四）建立档案利用信息反馈制度

为了更好地做好档案利用工作，除对查阅档案的人建立借阅登记簿和利用效果登记簿外，对那些没有查到档案或没有完全达到目的的利用者也要进行登记。对这些情况进行统计、分析，从中发现哪些档案利用率高，哪些档案利用率低；查全率、查准率是多少；没有查到档案的原因是什么等等。由此可了解利用效果和各方面的利用需求，为我们的收集、编研工作提供线索，有的放矢地开展利用工作。

（五）转变传统的被动服务观念

高校档案工作是高校管理的一项基础性工作,既有保密性更具有服务性。笔者认为当务之急是必须让档案工作人员摆脱过去的依赖思想和被动观念,大胆变革,变被动服务为主动提供利用。工作人员要不间断地深入实际,及时了解各相关部门对档案的要求,熟悉高校工作各个环节的运行规律,有针对性地收集和编研各种资料,做到档案工作延伸与高校各部门的发展基本同步。

（六）努力实现档案管理现代化

档案管理工作的好坏直接影响档案利用的质量。因此,建立健全高校档案规章制度,早日实现档案管理规范化、科学化、现代化就显得尤为重要。起码要做到以下两点:一是要形成一套科学、严密的管理方法;二是要加强档案干伍建设,将岗位培训与个人自修相结合,建立一支具有较高理论素质和业务素质的档案干伍。就目前来讲,档案工作人员要善于应用计算机数据库、通讯、网络等技术,将档案信息收集、整理、存贮和计算、分析等过程有机结合起来,建立一个科学完整的档案信息分析、传播系统。这样操作过程的简单化就可大大缩短档案信息的传输时间,为档案信息得到更充分、有效、及时的利用提供了条件。

七、总结

档案利用工作实际上就是以档案工作人员的服务活动为媒介,在档案与利用者之间架起一座桥梁,从而实现档案的有效利用。改革开放和社会主义现代化建设发展的新形势,使档案工作面临新的发展机遇,同时也面临新的挑战。档案管理改革的总趋势是建立社会档案意识,使档案管理工作由封闭式服务走向社会化服务,最大限度地发挥档案信息的社会效益。在这种大趋势下,高校档案的管理工作也面临同样的问题,同样需要改革。高校档案的利用是高校档案管理改革的一个重要方面。下载本文