随着公司规模日益养大，原有的邮箱命名规则和邮件管理办法已经无法适应新的情况。为加强企业形象宣传，规范公司电子邮件的使用管理，提高企业邮件传输的可靠性、安全性和应用水平，提高工作效率，特制定本规定。

本规定依据《中华人民共和国电信条例》、《互联息服务管理办法》和《互联网电子邮件服务管理办法》而制定。

2．适用范围

本规定适用于北京掌上明珠信息技术有限公司范围内使用公司电子邮件系统的员工。

3．职责

3.1  MIS组负责本规定的制订和修订。

3.2  MIS组负责对本规定的执行情况开展定期或不定期的监督检查和指导工作。

3.3  MIS组负责对公司电子邮件系统的管理。

3.4  公司各职能部门、分公司邮件系统用户配合工作。

4．使用管理

4.1  公司员工或部门工作中以电子邮件对外联系时必须使用公司提供的、以公司域名为后缀(如：xxx@pearlinpalm.com)的邮件服务，公司对员工信箱进行统一规划和管理。在公司员工名片及公司其它对外宣传资料上都统一标注以公司域名为后缀的邮件地址，不得标注其它的邮箱。

4.2  公司各部门、各下属单位及员工个人必须完全遵守本邮件管理规定并完成申请注册程序，才能成为公司邮件系统的用户，使用公司邮件系统。

4.3  技术发展部信息技术室根据《中国重汽电子邮箱帐号命名规则》编制帐号，如有重名等情况，由系统管理员进行相应调整。

4.4  当用户所在部门、职位等发生变化时，由相应的人力资源部门向技术发展部提供更新信息，填写《邮箱用户信息更改申请表》进行更改；当用户忘记登陆密码时，由本人填写《邮箱密码更改申请表》，加盖单位公章，提交到技术发展部信息技术室进行初始化。

4.5  存在下列情况之一，用户邮箱帐户将被删除或冻结：

1）当用户调离本公司，由相应的人力资源部门通知技术发展部，将用户的邮件帐户删除；

2）用户不使用公司提供的邮件服务超过十二个月，帐户被删除，包括用户注册的个人资料及邮箱里所有的电子邮件。公司对此不承担任何责任，由此引起的损失及责任由用户自行承担；

3）用户不使用公司提供的邮件服务超过六个月，帐户被锁定，若要重新启用则需填写《电子邮件系统使用申请》，并按照申请流程进行解锁。

4.6  用户应及时接收邮件，凡属公司业务往来的邮件，用户应及时回复确认，因查阅或回复不及时而造成的损失及责任由用户自行承担。

4.7  公司不对电子邮件的删除或储存失败负责。系统对分配给每一用户的常规存储量进行（可视工作需要申请调整存储量），如果超出分配的存储量，将会造成邮件丢失。

4.8  需要在全集团范围内群发的邮件，由主办部门将拟发内容以邮件形式（重要的采用书面）送上级部门审核，并经技术发展部领导审批后回复意见，如果同意则可以由邮件管理员发送，否则，不能发送。

5．责任说明

5.1  用户经申请并获批准取得公司的电子邮件帐户后，自行承担传输内容的法律责任。

5.2  取得使用权的用户必须遵循以下主要条款：

1）从中国境内向境外传送资料时须符合中国有关法律、法规规定；

2）不得泄露公司机密；

3）不得使用邮件服务作非法用途； 

4）核对邮箱的个人资料，如有变动，须及时更新；

5）遵守互联网道德规范；

若用户的行为违反有关规定，公司将做出判断，并有权立即取消该用户的邮箱帐号。情况严重的，依法追究其民事或刑事责任。

5.3  用户信箱开通后，将得到一个密码和帐号。用户应及时修改初始密码，并对帐号和密码的安全负全部责任。同时，每个用户都要对其信箱内的所有邮件、程序负全部责任。用户须经常改变信箱密码以防信箱被他人盗用。

5.4  用户不得自行把自己的帐号提供给他人使用，并承诺负责支付由于用户违反服务条款引起的损失及相关费用，承担因其他人使用用户的电脑、帐号的情况下而发生的法律和经济责任。若发现有任何非法使用自己的帐号或存在安全漏洞的情况，应立即通知技术发展部信息技术室。

6．附则

6.1  本规定所指电子邮件系统，是指由公司电子邮件系统管理部门建设并实施管理的中国重汽电子邮件系统（http://mail.cnhtc.cn），不包括员工使用的各种免费邮箱和其它邮件系统。

6.2  所有发给用户的通告都可通过电子邮件或常规的信件传送。服务条款的修改、服务变更、或其它重要事项均可以此形式进行。

6.3  本规定自2007年7月25日起执行。

6.4  本规定由技术发展部负责解释。