2010-03-11 09:36:23|  分类： 办公软件常见故障|字号 订阅

Excel制表技巧（15）急救

      Excel受损文件急救六招

　　1、转换格式法 

　　这种方法就是将受损的ExcelXP工作簿重新保存，并将保存格式选为SYLK格式；一般情况下，大家要是可以打开受损ExcelXP文件，只是不能对文件进行各种编辑和打印操作的话，那么笔者建议大家首先尝试这种方法，来将受损的ExcelXP工作簿转换为SYLK格式来保存，通过这种方法可筛选出文档中的损坏部分。 

　　2、直接修复法 

　　最新版本的ExcelXP具有直接修复受损文件的功能，大家可以利用ExcelXP新增的“打开并修复”命令，来直接检查并修复ExcelXP文件中的错误，只要单击该命令，ExcelXP就会打开一个修复对话框，单击该对话框中的修复按钮就可以了。这种方法常常适合用常规方法无法打开受损文件的情况。 

　　3、偷梁换柱法 

　　遇到无法打开受损ExcelXP文件时，大家可以尝试使用Word程序来打开Excel文件，这种方法是利用Word直接读取Excel文件功能实现的，它通常适用于ExcelXP文件头没有损坏的情况，下面是具体的操作步骤： 

　　(1)运行Word程序，在出现的文件打开对话框中选择需要打开的Excel文件； 

　　(2)要是首次运用Word程序打开ExcelXP文件的话，大家可能会看到“Microsoft Word无法导入指定的格式。这项功能目前尚未安装，是否现在安装？”的提示信息，此时大家可插入Microsoft Office安装盘，来完成该功能的安装任务； 

　　(3)接着Word程序会提示大家，是选择整个工作簿还是某个工作表，大家可以根据要恢复的文件的类型来选择； 

　　(4)一旦将受损文件打开后，可以先将文件中损坏的数据删除，再将鼠标移动到表格中，并在菜单栏中依次执行“表格”/“转换”/“表格转换成文字”命令； 

　　(5)在随后出现的对话框中选择制表符为文字分隔符，来将表格内容转为文本内容； 

　　(6)在Word菜单栏中依次执行“文件”/“另存为”命令，将转换获得的文本内容保存为纯文本格式文件； 

　　(7)运行ExcelXP程序，来执行“文件”/“打开”命令，在弹出的文件对话框中将文字类型选择为“文本文件”或“所有文件”，这样就能打开刚保存的文本文件了； 

　　(8)随后大家会看到一个文本导入向导设置框，大家只要根据提示就能顺利打开该文件，这样大家就会发现该工作表内容与原工作表完全一样，不同的是表格中所有的公式都需重新设置，还有部分文字、数字格式丢失了。

　　4、自动修复法 

　　倘若ExcelXP程序运行出现故障而导致文件受损的话，大家就可以使用这种修复方法了。一旦在编辑文件的过程中，ExcelXP程序停止响应的话，大家可以强制关闭程序；要是由于突然断电导致文件受损的话，大家可以重新启动计算机并运行ExcelXP，这样ExcelXP会自动弹出“文档恢复”窗口，并在该窗口中列出了程序发生意外原因时ExcelXP 已自动恢复的所有文件。大家可以用鼠标选择每个要保留的文件，并单击指定文件名旁的箭头，再按下面的步骤来操作文件： 

　　(1)想要重新编辑受损的文件的话，可以直接单击“打开”命令来编辑； 

　　(2)想要将受损文件保存的话，可以单击“另存为”，在出现的文件保存对话框中输入文件的具体名称；程序在缺省状态下，将文件保存在以前的文件夹中； 

　　(3)想要查看文件受损修复信息的话，可以直接单击“显示修复”命令； 

　　(4)完成了对所有要保留的文件相关操作后，大家可以单击“文档恢复”任务窗格中的“关闭”按钮； 

　　ExcelXP程序在缺省状态下是不会启用自动修复功能的，因此大家希望ExcelXP在发生以外情况下能自动恢复文件的话，还必须按照下面的步骤来打开自动恢复功能： 

　　(1)在菜单栏中依次执行“工具”/“选项”命令，来打开选项设置框； 

　　(2)在该设置框中单击“保存”标签，并在随后打开的标签页面中将“禁用自动恢复”复选框取消； 

　　(3)选中该标签页面中的“保存自动恢复信息，每隔X分钟”复选项，并输入指定Excel程序保存自动恢复文件的频率； 

　　(4)完成设置后，单击“确定”按钮退出设置对话框。 

          Excel中常见问题及解决方法

　　一、在Excel中不能进行求和运算

　　由于在操作中更改了字段的数值后，求和字段的所有单元格中的数值没有随之变化，造成不能正常运算。可以单击“工具→选项”命令，在打开的“选项”对话框中单击“重新计算”选项卡。在“计算”选项区中选中“自动重算”单选按钮，单击“确定”按钮，就可以进行自动计算并更新单元格的值了。

　　二、在Excel中打开多个工作表时提示“内存不足，不能执行显示”

　　这时首先关闭所有的应用程序，在桌面上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”选项，在打开的“显示属性”对话框中单击“设置”选项卡，将“颜色”下拉列表框设置为256色，即可解决问题。

　　三、在Excel中出现启动慢且自动打开多个文件

　　进入Excel中后，单击“工具→选项”命令，在打开的“选项”对话框中单击“常规”选项卡，删除“替补启动目录”文本框中的内容，单击“确定”按钮即可。

　　四、在Excel中出现“＃DIV/0！”错误信息

　　若输入的公式中的除数为0，或在公式中除数使用了空白单元格（当运算对象是空白单元格，Excel将此空值解释为零值），或包含零值单元格的单无格引用，就会出现错误信息“#DIV/0！”。只要修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值即可解决问题。

　　五、在Excel中出现“＃VALUE！”错误信息

　　此情况可能有以下四个方面的原因之一造成：一是参数使用不正确；二是运算符使用不正确；三是执行“自动更正”命令时不能更正错误；四是当在需要输入数字或逻辑值时输入了文本，由于Excel不能将文本转换为正确的数据类型，也会出现该提示。这时应确认公式或函数所需的运算符或参数是否正确，并且在公式引用的单元格中包含有效的数值。

　　六、在Excel中出现“＃NAME？”错误信息

　　出现此情况一般是在公式中使用了Excel所不能识别的文本，比如：使用了不存在的名称。解决的方法是：单击“插入→名称→定义”命令，打开“定义名称”对话框。如果所需名称没有被列出，在“在当前工作薄的名称”文本框中输入相应的名称，单击“添加”按钮将其添加，再单击“确定”按钮即可。

　　七、在Excel中出现“＃NUM！”错误信息

　　当函数或公式中使用了不正确的数字时将出现错误信息“#NUM!”。这时应确认函数中使用的参数类型的正确性，然后修改公式，使其结果在-10307到+10307范围内即可 

        学校每年年初都要对在职教工情况向人事部门报送材料，用Excel将教工情况逐一录入，可身份证号这一栏录入的老师并没有将先列的单元格格式设置为文本，导致身份证号在录入后被系统自动转换了格式，与实际报送要求不符（正确、快速地录入身份证号的方法许多资料曾多次介绍过，这里不再赘述）。 

　　录入的老师向我求助，从图一中可以看出，被选中的身份证号在编辑栏中被完整地显示出来了（如图1），如果一个一个地复制再粘贴出来，费时费力。后来笔者尝试用两种简单的方法很顺利地恢复了误录入的身份证号。

图1

        1．用TEXT函数

　　在“身份证号”列后插入一个空白列，单击F2单元格，输入公式“=TEXT(E2,"000000000000000")”，公式中将E2单元格的内容用指定的格式（15位“0”）替换，按回车键后，即得到了正确的身份证号。用填充柄工具将公式复制到其他单元格中（如图2）。

图2

　　操作完成后，不能直接删除原身份证号所在的E列，否则F列数据将不能正常显示，若要对表格进行打印操作，可将E列隐藏或将F列数据选定，单击“复制”按钮，再右击鼠标选择“选择性粘贴”命令，从弹出的“选择性粘贴”对话框中选择“数值”即可，然后就可以安全地删除原身份证号所在的E列数据了。

        2．修改身证号单元格的格式

　　选中身份证号所在的单元格区域，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，弹出设置“单元格格式”对话框，选中“数字”选项卡“分类”列表中的“数值”，将小数位数由默认的“2”位改为“0”位，单击“确定”按钮即可（如图3）。

图3

　　另外还可以选择“分类”中的“分数”，再选择任意一种分数类型或选择“分类”中的“特殊”，再选择“类型”中的“邮政编码”也可以。

 　　小提示：用以上两种方法均可以成功地恢复出15位的身份证号码，相比之下，第二种方法更为简便。但遗憾的是这些方法均不能恢复18位的身份证号，原因是在原来用错误的方法录入时系统自动将末三位用“000”代替了（在Excel中超过15的数值，系统自动将超出的数值用“0”替换），所以也就无法正常恢复了。

       Excel显示值计算

       读了《中国电脑教育报》今年第28期F6版的《Excel也会“作假”》一文，受益匪浅，文中所述是利用Round函数杜绝Excel的计算误差。其实，Excel之所以产生这种计算上的误差是因为我们在单元格中看到的显示值与实际值不同所造成的，图中即显示了显示值与实际值的差异，当进行计算时Excel以实际值进行计算，而非显示值。知道了这些，我们只要设置Excel以显示值进行计算即可避免计算误差的出现。设置方法如下：

   1. 在“工具”菜单上，单击“选项”。

    2. 单击“重新计算”选项卡，单击选中“以显示值为准”（Excel 97/2000/2002）或“以显示精度为准”（Excel 2003）复选框。单击〔确定〕按钮。

    之后，Excel就以显示值为准进行计算，从而杜绝计算时的误差。该法与《Excel也会“作假”》一文所述方法其实是异曲同工，只是笔者所述方法更简单一些。

       Execl中解决不能输入小数点问题

       前一段时间，笔者在统计数据时出现了一个怪现象：在Execl中，英文输入法状态下，无法利用数字小键盘输入小数点，而利用打字键区的句号键却能够输入。毕竟这不是很方便，怎么办呢？笔者试了好多方法都没有能解决，一次打开了“控制面板”中的“区域和语言选项”对话框，在“区域选项”选项卡下，单击“自定义”按钮，出现了“自定义区域选项”对话框，在“数字”选项卡中发现“小数点”栏中不知怎么变成了一个句号“。”，而不是小数点“.”（如图），也许这就是问题所在，改正之后单击“确定”按钮应用这一设置。再打开Execl，试着输入了几个小数，果然没有任何问题。遇到类似麻烦的朋友不妨检查一下。  

         Office 经典故障解决方法

       1.Office让系统变慢

　　版本:Office 2000

　　现象:安装完Office之后，运行程序或重启后，电脑运行速度很慢，等待一段时间后，速度恢复正常。

　　解决方法:出现这种问题多是因为安装的“Microsoft Office 文件检索”引起的，通过修改注册表可以解决此问题。

　　退出所有程序，打开“注册表编辑器”，找到[HKEY_LOCAL_MACHINESoftwareMicrosoftOffice9.0Find Fast]，在其下新建“双字节值”的SlowDown键，键值设置为十进制大于1000，小于10000的值，如2000等即可。

　　小提示

　　如果没有足够的剩余硬盘空间，也很容易出现此问题。

　　2.Office无法打补丁

　　版本:Office 2003

　　现象:在安装Office 2003 SP1，出现了“Installation Unsuccessful”或“The update cannot be applied.”的错误。

　　解决方法:出现这个问题大多是因为注册表损坏。因此，只要修复注册表项即可。

　　第一步:参考http://support.microsoft.com/kb/832672/得到Office 2003的产品代码GUID。

　　第二步:打开“注册表编辑器”，找到[HKEY_LOCAL_ MACHINESOFTWAREMicrosoftOfficeDeliverySourceEngine Downloads]，这里会有一个由数字及字母组成的子项，如90240409-6000-11D3-8CFE-0150048383C9，展开该子项下的“Sources”子项。

　　第三步:在下面会看到刚刚找到的Office 2003产品代码值子项。

　　第四步:在其下新建“字串值”键，键名为“Path”，设置其键值为Office 2003程序原始安装源的完整路径，比如是用安装光盘，则直接输入光驱盘符即可。

　　第五步:搜索其他Office 2003产品代码值子项，按第四步方法进行操作。

　　3.Office也会犯的打印错误

　　版本:Office 2003

　　现象:将Office 2003的文档打印至PS打印机时，具有透明区域的图形使用白色边框沿这些区域的边缘进行打印。

　　解决方法:这是因为打印时，Office 2003的Graphics Device Interface Plus (GDI+)将位图形式的透明呈现为4位模式，所以出现此问题。修改此问题，同样需要修改注册表。

　　打开“注册表编辑器”，找到[HKEY_CURRENT_ USERSoftwareMicrosoftGDIPlus]，新建“双字节值”，并命名为“PSTransparencyValue”(不含引号)的键，修改其键值为“7f”(不含引号)。

　　4.Office打开网络文件问题

　　版本:Office 2003

　　现象:从网络中打开某文件时，Office程序可能会运行得很慢，甚至出现“假死”状态。

　　解决方法:一般这种情况是因为Office打开文件时，网络突然断开或文件被删除。解决方法同样需要用到注册表。

　　打开“注册表编辑器”，找到[HKEY_CURRENT_ USERSoftwareMicrosoftOffice11.0CommonOpen Find]，新建一个“双字节值”键，键名为“EnableShellDataCaching”，键值为“1”即可。

　　版本:Word XP/2003

　　现象:即使已经正常关闭Word，再次打开时，仍会自动打开~$Normal.dot。

　　解决方法:这多是由于在修改Normal.dot时，Word异常退出所致。解决方法非常简单，只要进入“C:Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftTemplates”目录，删除~$Normal.dot即可。

　　6.Excel无法排序

　　版本:Excel 2003

　　现象:无法对工作表中某区域进行排序，并出现“This operation requires the merged cells to be identically sized.”的错误提示。

　　解决方法:出现这个问题是由于该区域中的单元格有些已被合并，或是合并后的大小都不相同，Excel无法正确地判断出如何排序。因此，要解决此问题只要将该区域内的所有单元格拆分，或是合并为大小相同的单元格即可。

      四方法恢复损坏的Excel文档

     打开一个以前编辑好的Excel工作簿，却发现内容混乱，无法继续进行编辑，而且还不能够进行打印。这是很多朋友在处理Excel文件时都可能会遇到的一个问题，面对这种情况时，我们应该怎么办呢？             

　　出现上述情况的原因应该是该文件已经被损坏了，此时你不妨尝试使用一下笔者为大家介绍的以下几种办法，或许能够恢复损坏的Excel文件（以Excel 2003为例）。

　　招数一：将工作簿另存为SYLK格式

　　如果Excel文件能够打开，那么将工作簿转换为SYLK格式可以筛选出文档的损坏部分，然后再保存数据。

　　首先，打开需要的工作簿。在“文件”菜单中，单击“另存为”命令。在“保存类型”列表中，单击“SYLK（符号连接）(*.slk)”选项，然后单击“保存”按钮。关闭目前开启的文件后，打开刚才另存的SYLK版本即可。

    　招数二：转换为较早的版本

　　如果由于启动故障而没有保存Excel工作簿，则最后保存的版本可能不会被损坏。当然，该版本不包括最后一次保存后对文档所作的更改。

　　关闭打开的工作簿，当系统询问是否保存更改时，单击“否”。在“文件”菜单中，单击“打开”命令，双击该工作簿文件即可。

　　招数三：打开并修复工作簿

　　如果Excel文件根本不能够使用常规方法打开，那么可以尝试Excel 2003中的“打开并修复”功能，该功能可以检查并修复Excel工作簿中的错误。

　　在“文件”菜单中，单击“打开”命令。通过“查找范围”框，定位并打开包含受损文档的文件夹，选择要恢复的文件。单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“打开并修复”即可。

       招数四：用Excel查看程序打开工作簿

　　在用尽各种方法仍不能解决问题的情况下，大家不妨考虑一下使用第三方软件开展恢复工作。

　　Excel查看程序是一个用于查看Excel工作簿的免费的实用程序，可从微软网站上得到，最新版本为Excel Viewer 2003（下载地址：http://download.microsoft.com/download/5/8/0/5804a103-15c9-4d73-8635-59f4984a752b/xlviewer.exe ）。

　　双击下载文件xlviewer.exe启动安装程序，然后按照说明完成安装。安装完毕，单击“开始”菜单中的“Microsoft office Excel Viewer 2003”即可启动该软件，尝试打开损坏的工作簿。大家可以在该程序中打开损坏的工作簿，然后复制单元格，并将它们粘贴到Excel的一个新工作簿中。如果以后要删除Excel查看程序，可通过“控制面板”中的“添加/删除程序”进行删除。　但愿以上方法能够帮助你恢复损坏的Excel文件。如果无法恢复损坏工作簿中的数据，那么就需要重新创建部分或整个文档了。

        Excel中“多排表”帮你省钱又美容

　    高考成绩刚刚出来，单位领导要求将全市七千多名考生的成绩打印出来，可只需要考生的三列信息(准考证号、姓名和总分)。这样，需要打印的Excel做表格只有三列，而行数多达七千之多，打印至少存在三个问题：一是排版不美观；二是每张纸的信息量较少；三是造成纸张极大浪费。若是将这些数据进行重新排列，既费时又费力，而且还不智能化，总得想一个解决的办法呀！ 

　　踏破铁鞋无觅处，得来全不费功夫。在Excelhome 网站(www.Excelhome.net/download/list.ASP?Unid=161)上有一款名为“Excel多排表工具”的Excel插件，大小只有330KB，很好地解决了表格排列的问题，它具有操作简单、灵活，功能强大、实用等特点。

　将下载的ZIP文件数据包解压缩之后可以得到一个Excel宏文件，启动Excel并选取菜单“工具→加载宏”命令，在弹出的窗口中点击“浏览”按钮，找到刚才解压过的文件之后按下“确定”按钮即可将其加载到Excel中，“多排工具”也就添加上去了，接下来就可以用了！

　　打开需要多排的Excel文档，点击菜单栏“工具→多排工具”命令，根据实际情况在“多排工具”对话中进行设置，然后“确定”即可看到“多排”的效果，如图所示。

　　编辑提示：在“多排工具”的参数栏中的各项参数，你根据实际情况对其选取或设置，排列后表格还可以进行修改，值得注意的是原始表的第1列应位于A列，A列不能为空列，如果是空列应重新调整位置。 

        巧妙删除文档中的错误字符 Excel的小助手F2

        按照大多数人的输入习惯，在输错了文字后很有可能直接用方向键把光标移到错误的字符旁边，再用BackSpace或Del键删除它们。但在Excel中输入了错误的数据，这种方法就不太方便了。因为在Excel中输入数据时一按方向键就会把输入框移到其它的单元格，比如输入了“123”，光标停留在“3”的后面，想用方向键直接把光标移到“1”的前面就做不到。尽管可以用鼠标双击单元格来定位光标的位置，但是在输入大量数据的情况下，因为出现这样的小问题而来回点击鼠标会浪费大量的时间。我们还有一种方法，那就是用F2键。只要在按方向键之前按一下F2键，就会发现可以在本单元格内随意移动光标了，修改完毕后再按一下F2键就可以退出这种状态。是不是方便多了呢？ 

         Excel巧妙解决姓名疑难问题

　　开学后，在按年级整理各班以电子形式上报的Excel学生花名册时，我发现其存在一些问题，班主任报来的学生姓名用字中有空格，而且空格的位置不确定，空格的数量也不确定，这使姓名这列数据很不整齐、不协调。 

　开学后，在按年级整理各班以电子形式上报的Excel学生花名册时，我发现其存在一些问题，班主任报来的学生姓名用字中有空格，而且空格的位置不确定，空格的数量也不确定，这使姓名这列数据很不整齐、不协调。若要一个一个地进行调整，那可费时费力了。怎样才能解决 “姓名”问题呢？经过多次尝试，我最终找到了答案。 

　　一、删除姓名中的空格 

　　删除姓名中的空格有两种方法：方法一：替换法。选中姓名所在的A列，执行“编辑→替换”命令，在“查找内容”栏中输入一个空格，在“替换为”栏中不填任何内容，单击“全部替换”命令，确定退出后即可。方法二：函数公式法。Excel中的“SUBSTITUDE()”函数，可以帮助我们轻松地将姓名中的空格都去掉。在B2单元格中输入公式“=SUBSTITUTE(A2," ，确定后利用填充柄将该公式进行复制就可以了。注意：公式中的第一个引号中间要有一个空格，而第二个引号中是无空格的。 

　　二、让姓名左右对齐 

　　学生的姓名用字，有的是三个汉字，有的是两个汉字，打印出来很不美观，要使学生姓名用字是两个字的与三个字的左右对齐也有两种方法： 

　　方法一：格式设置法。选中我们已经删除完空格的姓名单元格，单击“格式→单元格”在打开的“单元格格式”对话框中的水平对齐方式中选择“分散对齐”选项，确定退出后即可使学生姓名用字左右对齐。 

　　方法二：函数公式法。利用Excel中的“IF”、“LEN”、“MID”三种函数组合可使学生姓名用字左右对齐。具体示例为：在C3单元格中输入公式：“=IF(LEN(B2)>=3,B2,(MID(B2,1,1)&&" "&&MID(B2,2,1)))”，确定后利用填充柄将该公式进行复制即可。 

　　经过上述方法的处理，学生的姓名变得美观多了。

        拯救Excel文档方法全攻略(图)

        Excel文件是一个应用比较广泛的工作簿，一般可以包含255个工作表，每个工作表中可以包含大量的数据。打开一个以前编辑好的Excel工作簿，却发现内容混乱，无法继续进行编辑、打印等相关编辑。在处理Excel文件时大家都可能会遇到的类似问题，以下是本人收集整理的拯救Excel文档的方法和技巧，希望对大家有所帮助。 

   一、转换格式修复

    1、将工作簿另存为SYLK格式：

    若Excel文件能够打开，将工作簿转换为SYLK格式可以筛选出文档的损坏部分，然后再保存数据。首先，打开需要的工作簿。在“文件”菜单中，单击“另存为”命令。在“保存类型”列表中，单击“SYLK（符号连接）(*.slk)”选项，然后单击“保存”按钮。关闭目前开启的文件后，打开刚才另存的SYLK版本即可。 

图1

    2、利用wod转换文件格式

    可以尝试一下能否用word打开Excel文件。进入word，打开要修复的XLS文件，如果Excel只有一个工作表，会自动以表形式装入word，若文件是由多个工作表组成，每次只能打开一个工作表。打开后，先将文件中损坏的数据删除。用鼠标选中［表格］→［转换］→［表格转文本]，注意可用“，”间隔符或其他分隔符，另存为一个TXT文本文件。在Excel中直接打开该文本文件，在打开时，Excel会提示文本导入向导，一般情况下只要直接点击［下一步］即可，打开后另存为其他的Excel文件即可。 

图2

　　注意：这种修复的方法是利用word的直接读取Excel文件的功能实现，该方法在文件头没有损坏，只是文件内容有损坏的情况下比较有效。

    二、利用Excel自行修复

    1、转换为较早的版本

    因为故障而没有保存Excel工作簿，则最后保存的版本可能不会被损坏。当然，该版本不包括最后一次保存后对文档所作的更改。

    首先关闭打开的工作簿，当系统询问是否保存更改时，单击“否”。在“文件”菜单中，单击“打开”命令，双击该工作簿文件即可。

    2、Excel2003中的“打开并修复”功能

    在“文件”菜单中，单击“打开”命令。通过“查找范围”框，定位并打开包含受损文档的文件夹，选择要恢复的文件。单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“打开并修复”即可。

图3

    三、用第三方软件恢复

    1、Excel查看程序

    Excel查看程序是一个用于查看Excel工作簿的免费的实用程序，可从微软网站上得到，最新版本为Excel Viewer 2003[点击下载]。

    双击下载文件xlviewer.exe启动安装程序。安装完毕，单击“开始”菜单中的“Microsoft office Excel Viewer 2003”即可启动该软件，尝试打开损坏的工作簿。大家可以在该程序中打开损坏的工作簿，然后复制单元格，并将它们粘贴到Excel的一个新工作簿中。如果以后要删除Excel查看程序，可通过“控制面板”中的“添加/删除程序”进行删除。

图4

     2、officeFIX5.01轻松修复受损Excel文件。

    该软件可以从www.superdown.com/soft/627.htm处下载，文件有10MB大小，安装后，运用下图所示的“Excelfix”自动修复向导修复Excel文件。

图5

     3、EasyRecovery Professional V6.10.07修复受损Excel文件。

    该软件可以从www.skycn.com/soft/3518.HTML下载，文件有35180KB大小，它提供了磁盘修复、数据修复、邮件修复等功能，还提供了文件修复功能，安装后，使用“ExcelRepair”自动修复向导，修复Excel文件。

 图6

        Excel“选项”对话框使用问答

　　问：每次启动Excel时，窗口右侧都被一个工具条占去了一大部分（如图1），影响编辑表格，如何不让这个工具条自动启动呢？ 

　　答：你所说的工具条，是自Excel2002以后，新增的一个“任务窗格”，在这个任务窗格的引导下，可以快速完成Excel的相关编辑工作。但是，对于初学者来说，这个功能可能很少用到，我们可以将其关闭：点击“工具”打开“选项”对话框，切换到“视图”标签下，清除“显示”下面“启动任务窗格”选项前面复选框中的“∨”号（如图2），确定返回就行了。 

　　注意：如果在编辑过程中，想使用这个任务窗格，只要执行一下“视图任务窗格”命令（或者按一下“Ctrl+F1”组合键）即可。 

　　问：我想清除编辑区域中的网络线（象word那样白色一片），如何操作呢？ 

　　答：还是在“选项”对话框的“视图”标签中，清除“窗口选项”下面“网格线”选项前面复选框中的“∨”号（参见图2），确定返回就可以了。

　注意：①这个设置仅对当前活动工作簿文档有效。②在上述选项中还可以设置网格线的颜色呢！ 

       Excel打印故障问答锦囊

       问：我想打印彩色的页眉，却不能为页眉应用彩色格式。如何解决？　　 

　　答：页眉中的文字只能打印为黑色，即便使用彩色打印机，也不能对页眉和页脚中的文字应用彩色。要打印彩色页眉，可以使用打印标题代替页眉。例如，要在每页的顶端打印公司的徽标与地址，将徽标与地址信息放置在工作表的前几行；在“文件”菜单上，单击“页面设置”，单击“工作表”选项卡，然后在“顶端标题行”框中，输入包含徽标与地址的行。　　 

　　问：我使用“格式”菜单上的“背景”命令，为工作添加了背景图案，但打印时，却没有打印工作表背景。为什么？如何解决？　　 

　　答：用“格式”菜单上的“背景”命令添加到工作表中的背景图案不会被打印出来。但用“插入”菜单中的“图片”命令添加到工作表中的图案和用“格式”菜单上的“单元格”命令添加到工作表中的单元格背景图案或阴影，都会被打印出来。　　 

　　问：在我打印工作表时，Excel忽略了所设置的分页符。为什么？　　 

　　答：如果已设置让Excel将工作簿打印到特定数目的页面中，那么，Excel将忽略已设置的手动分页符，并缩小打印工作表的尺寸。若要将工作表打印到指定的页数中并使用手动插入的分页符，请单击“文件”菜单上的“页面设置”，再单击“页面”选项卡，然后单击“缩放比例”。如果“缩放比例”不能产生预期效果，你可以在设置打印区域时，将其中的每一页都选定为的区域，Excel会将打印区域中不相邻的区域打印到的页面上。　　 

　　问：我在工作表中设置了多个打印区域后，Excel却不能将多个打印区域打印到同一页上。如何解决？　　 

　　答：如果打印区域中包含工作表中的不相邻区域，在默认情况下，Excel将把每个区域打印到单独的页面上。你可以使用下列方法指定工作表中的区域，并将它们打印到同一页面上。　　 

　　1．将不相邻的列打印到相邻的位置上：选定不想打印的列，点击“格式”菜单中的“列”，然后单击“隐藏”。设置一个包含所有列的打印区域，其中也包括隐藏的列。　　 

　　2．将不相邻的行打印到上下相邻的位置上：选定不想打印的行，点击“格式”菜单中的“行”，然后单击“隐藏”。设置一个包含所有行的打印区域，其中也包括隐藏的行。 

       解决Excel求和产生的误差

        在用Excel进行有关数据汇总时，往往会出现误差，即自动求和结果比实际手工求和的结果大。 

　　在财务工资表中，涉及到“工资税金”的计算问题，笔者依照“工资税金”的计算方法，制定出Excel的计算公式，根据每个职工的收入项进行相关的计算后，将运算结果自动填入到每个职工的“税金”单元格内。但在进行“税金栏目”纵向汇总求和时，却发现自动求和的结果比手工实际求和的结果多几分钱。 

 　　经过分析发现，在用Excel求和计算时(尤其是含有小数位的数据)，一般会在单元格的“格式属性”中设置保留两位小数，而Excel的自动计算功能往往会精确到小数点后两位数以上，只不过是由于用户的设置原因，在表中看不出来而已。这样，Excel在求和时是按精确位相加的，而不是按显示的两位小数相加，这就产生了舍入误差。 

　　解决办法：在工资表的每个职工“税金栏目”计算公式里，事先加入“四舍五入”函数，即：工资税金=ROUND(税金计算公式,2)，计算结果保留两位小数。使得Excel在数据计算时，按“显示位”得出计算结果，避免按“精确位”相加所带来的隐性误差，从而使出现的问题迎刃而解。下载本文