通过规范本公司外购入库作业步骤、流程、责任，确保外购入库物料质量合格、帐目清晰、处理及时。

2.范围：

适用于本公司所有对外采购物料。

3.权责：

3.1.PMC部：生成、审核K3外购作业单据；处理采购异常；

3.2.采购部：生成采购作业单据；分发收货通知；处理采购异常；

3.3.中心仓：点收、确认收货数量；来料送检；单据传递；物料保存；

3.4.品管部：来料检验；质量异常处理；

4.定义：

4.1.手工单据：指不是K3系统生成或制作的，普通印刷的纸质单据。

4.2.K3单据：指在K3系统生成或制作的单据，包含：

4.2.1.K3关联单据：指在K3系统中，由销售订单或生产任务推动，通过MRP运算生成，与上下游单据关联的单据。

4.2.2.K3手工单据：指在K3系统中，非由销售订单或生产任务推动，不通过MRP运算生成，无上游关联的单据。

4.3.单据审核：指不通过电脑信息系统，在普通手工单据或K3手工单据上进行的审核。

4.4.系统审核：指通过电脑信息系统，在K3系统中进行的审核。

5.内容：

5.1.安排送货：

5.1.1.通知送货：采购跟单员根据PMC部PC的采购交期要求，至少提前1天，通知供应商送货。

5.1.2.：采购跟单员在K3系统中，下推生成。

5.2.准备送货：接我司采购跟单员送货要求后，供应商复印我司该批物料的，制作<送货单>（须填写正确的物料名称与代码）。两单一物准备齐全后，方可送货。

5.3.通知收货：

5.3.1.手工<收货通知单>：每日下午4点前，采购部文员汇整第2天的到料信息，制作手工<收货通知单>电子表格，并通过电子邮件发送给中心仓、        PMC部、制造部、品管部经理。

5.3.2.特殊情形：逢周六，采购部文员制作涵盖下周日、周一2天的手工<收货通知单>电子表格。对于特别紧急要求当日到料的物料，可电话通知中心仓和PMC部经理。

5.4.安排收货：

5.4.1.安排仓位：根据手工<收货通知单>电子表格的到料信息，中心仓经理（或主管，以下同）安排相应的收货仓位，将仓位和仓管员安排填入手工<收货通知单>电子表格。

5.4.2.传递安排：每日下午5点前，中心仓经理将该手工<收货通知单>电子表格，通过电子邮件发送给PMC部单务MC、品管部IQC组长和PMC部、制造部、品管部、采购部经理。

5.5.准备收货：

5.5.1.仓管员准备：每日早会时，中心仓经理将收货安排通知责任仓管员。仓管员清理库位、调整人员，准备接收。

5.5.2.IQC准备：根据手工<收货通知单>的到料和仓位信息，每日早会时，IQC组长将收货安排通知责任IQC，准备相应的《进料检验作业指导书》，明确检验要求。

5.6.确认<送货单>：

5.6.1.接收单据：外购物料送到我司后，供应商送货员在36栋公司门卫接待室等待。保安员立即电话通知PMC单务MC（或经理、经理助理）到接待室接收<送货单>。

5.6.2.核对单据：PMC部单务MC须在10分钟内到达36栋公司门卫接待室，根据我司复印件，核对供应商<送货单>，确认物料名称、料号、单据数量、供应商名称等。

A.如确认无误，进入本程序5.6.3章节。

B.如确认有误，PMC部单务MC要求供应商送货员在<送货单>上修改不符合项，并签名确认后，进入本程序5.6.3章节。

C.如确认有误，但供应商送货员拒绝在<送货单>上修改不符合项，PMC部单务MC将此信息反馈给采购部跟单员（或经理）和PMC部经理，暂停收货。

D.核对单据与处理异常的时间，应控制在15分钟内。

5.6.3.确认单据：单据核对无误后，PMC部单务MC在供应商<送货单>上加盖“PMC章”，签注收货仓位、仓管员信息、到货时间，并复印1份，传递给PMC部审单员。

5.6.4.通知到料：同时，PMC部单务MC电话通知中心仓责任仓管员（或主管）和品管部IQC组长（或经理）到料信息。

5.6.5.返还单据：随后，将<送货单>返还给供应商送货员。

5.7.通知接收：

5.7.1.通知仓管员：根据<送货单>仓位信息，供应商送货员将货物送到相应指定厂区。根据<送货单>仓管员信息，各厂区保安员立即电话通知责任仓管员（或仓库主管）准备接收，并禁止供应商送货员进入各厂区生产区域。

5.7.2.通知IQC：同时，责任仓管员口头或电话通知各库区IQC（或IQC组长）。双方同步到达，相互配合进行现场检验。

5.8.现场检验：

5.8.1.检验依据：品管部责任IQC根据《产品检验管理程序》、对应产品《进料检验作业指导书》的要求，在外购物料到达指定收货区15分钟内进行现场抽检。

5.8.2.抽检合格：如现场抽检合格，进入本程序5.9章节。

5.8.3.抽检不合格：如现场抽检不合格，则进入以下程序。

5.8.3.1.复检：责任IQC立即电话汇报给IQC组长，进行现场复检。如IQC组长判定合格，则进入本程序5.9章节。如IQC组长判定不合格，则进入下程序。

5.8.3.2.让步判定：IQC组长电话汇报给PMC部经理（或经理助理，以下同），后者确认是否为生产急需用料。有如下情形：

A.如为急需用料，则按照《让步接收作业流程》，经权限主管口头核准后，进入本程序5.9章节。

B.如虽为急需用料，但按照《让步接收作业流程》，权限主管不同意让步接收，则IQC组长通知中心仓仓管员不点收物料，直接退货给供应商送货员。

C.如为不急需用料，则IQC组长通知中心仓仓管员不点收物料，直接退货给供应商送货员。

5.8.4.现场检验时间：初检时间应控制在40分钟内，最终判定应在60分钟内完成。

5.9.物料点收：

5.9.1.核对单据：现场检验合格（或让步接收）后，库区IQC通知相应责任仓管员。后者根据我司复印件和送货实物，再次核对供应商<送货单>，确认物料名称、料号、供应商名称等。

A.如确认无误，仓管员开始点收物料。

B.如确认有误，仓管员要求供应商送货员在<送货单>上修改不符合项。修改后，仓管员开始点收物料。

C.如确认有误，但供应商送货员拒绝在<送货单>上修改不符合项，则责任仓管员拒绝收货，并电话反馈给中心仓经理和采购部跟单员（或经理）。

D.核对单据与处理异常的时间，应控制在10分钟内。

5.9.2.清点实物：根据来料的特性，中心仓责任仓管员采用“点数”或“磅重”的方法清点实物。

A.如清点数量与<送货单>数量不符，而供应商送货员拒绝确认或签认实际数量，则责任仓管员拒绝收货，并电话反馈给中心仓经理和采购部跟单员（或经理）。

B.如清点数量与<送货单>数量不符，经供应商送货员确认，并在<送货单>上签认实际数量后，责任仓管员按照双方签认数量办理入库手续。

C.如清点数量与<送货单>数量相符，责任仓管员按照<送货单>数量办理入库手续。

D.一般要求责任仓管员在2个小时内，完成清点实物。

5.9.3.来料送检：实物数量清点完成后，责任仓管员以双方签认的<送货单>实收数量，在10分钟内填报<来料检验报表>送检项，送相应库区IQC出具报告。

5.10.IQC检验：

5.10.1.检验范围：

A.全检物料：根据《产品检验管理程序》和对应产品《进料检验作业指导书》的要求，全检物料在现场抽验完成后，还需要进行全检。

B.抽检物料：尽管现场检验已判定合格，但检验结果不良率偏大或对检验结果有怀疑，可加大比例再次进行IQC检验。

5.10.2.检验区域：在各库区的IQC区域进行检验。

5.10.3.检验与挑选：IQC全检时，对不合格物料同步进行挑选、标识、隔离。隔离出的不合格物料，不计入合格物料数量，并按《退货作业流程》办理退货。

5.11.来料标识：按照《产品标识与追溯管理程序》的要求，品管部IQC对需要进行追溯管理的重要物料进行可追溯标识，对产品检验结果进行品管标识。

5.12.检验报告与传递：

5.12.1.检验合格：

5.12.1.1.如现场检验合格，IQC接收仓管员送检<来料检验报表>后，在30分钟内，以当批检验合格数，出具合格意见<来料检验报表>，并送IQC组长审核。

5.12.1.2.如须进行IQC检验，IQC在每日上午11点和下午3点前，以当时已检验合格数量，出具合格意见<来料检验报表>，并送IQC组长审核。

5.12.1.3.IQC组长审核后，于每日上午12点和下午4点前，将<来料检验报表>“财务部联”、“中心仓联”直接传递给中心仓责任仓管员，将“采购部联”、“品管部联”传递给品管部文员。

5.12.1.4.责任仓管员每日上午9点和下午2点前，将我司复印件、原始<送货单>、<来料检验报表>“财务部联”三单合并粘贴，传递给PMC部外购MC。

5.12.1.5.品管部文员传递<来料检验报表>“采购部联”给采购部文员归档，“品管部联”自行归档。

5.12.2.检验不合格：

5.12.2.1.不合格物料来源：

A.现场检验：在现场检验判定不合格，但经权限主管口头核准，同意让步接收的物料。

B.IQC检验：在IQC检验过程中，依AQL标准判定的全批不合格物料。

5.12.2.2.不合格报告：

A.来料检验不合格时，责任IQC立即出具不合格意见<来料检验报表>，IQC组长确认后，于30分钟内送品管部、总经办审核。

B.总经办、品管部会同各相关部门，最终判定并签批该批物料的处理方式：退货或让步接收。

C.随后，总经办将该<来料检验报表>，返还给品管部文员。

5.12.2.3.退货：如判定退货，

A.品管部文员于60分钟内，分别传递此退货意见的<来料检验报表>“中心仓联”、“财务部联”、“采购部联”给中心仓文员、PMC部审单员、采购部文员，将“品管部联”自行归档。

B.中心仓文员将<来料检验报表>“中心仓联”报中心仓经理知悉，于30分钟内传递给责任仓管员。

C.责任仓管员将原始<送货单>、我司复印件、<来料检验报表>“中心仓联”三单合并粘贴、归档，并依《退货作业流程》，跟催退货。

D.采购部文员依<来料检验报表>“采购部联”通知责任采购跟单员后归档。后者依《退货作业流程》规定，执行退货。

E.PMC部审单员将<来料检验报表>“财务部联”、供应商<送货单>复印件两单合并粘贴、归档。此批货无K3入库记录。

5.12.2.4.让步申请：如判定可让步接收。

A.根据《让步接收作业流程》，采购部责任跟单员于30分钟内开具<让步接收申请单>，采购部经理审批。

B.根据来料质量问题特点，研发部、制造部、PMC部、品管部相关负责人，会签让步接收意见。

C.根据会签意见，权限主管最终签批该<让步接收申请单>，并将该<让步接收申请单>传递给品管部文员。

5.12.2.5.让步接收：

A.品管部文员于30分钟内，将已核准<让步接收申请单>和不合格意见<来料检验报表>“采购部联”传递给给采购部文员，将“中心仓联”、“财务部联”传递给中心仓文员，将“品管部联”自行归档。并电话通知品管部IQC组长。

B.按照《产品标识与追溯管理程序》，IQC在判定让步接收的来料上，粘贴品管“让步接收标”。

C.采购部文员将<来料检验报表>和<让步接收申请单>“采购部联”，两单合并粘贴、归档。

D.中心仓文员报中心仓经理知悉后，于30分钟内，将<来料检验报表>和<让步接收申请单>“财务部联”、“中心仓联”传递给责任仓管员。

E.责任仓管员每日上午9点和下午2点前，将我司复印件、原始<送货单>、<来料检验报表>和<让步接收申请单>“财务部联”四单合并粘贴，传递给PMC部外购MC。并将<来料检验报表>和<让步接收申请单>“中心仓联”两单合并粘贴，归档。

5.13.制单：PMC部外购MC根据我司复印件、原始<送货单>、<来料检验报表>（或有<让步接收申请单>，以下同）“财务部联”，核对实际合格送货数量是否超出数量。

5.13.1.如实际合格送货数量未超出数量：

5.13.1.1.PMC部外购MC选择相应的采购订单号，以实际合格送货数量入K3外购库，制作并打印、签认。

5.13.1.2.每日上午10点和下午3点前，PMC部外购MC将“各联”、原始<送货单>、<来料检验报表>“财务部联”，三单（或有四单）合并粘贴后，传递给PMC部审单员，将我司复印件报废处理。

5.13.2.如实际合格送货数量超出数量：

5.13.2.1.PMC部外购MC选择相应的采购订单号，以数量入K3外购库，制做并打印、签认。

5.13.2.2.PMC部外购MC选择上述单号，以实际合格送货数量扣除该批数量的余数入K3赠品库，制做并打印、签认。

5.13.2.3.每日上午10点和下午3点前，外购MC将、、原始<送货单>、<来料检验报表>“财务部联”四单（或有五单）合并粘贴后，传递给PMC部审单员。并将我司复印件报废处理。

5.14.审核：

5.14.1.审单：

5.14.1.1.PMC部审单员核对（或有，以下同）、<来料检验报表>“财务部联”、原始<送货单>无误后，在上做单据审核、签认，在K3系统中做系统审核。将供应商<送货单>复印件报废处理。

5.14.1.2.PMC部审单员应于每日下午4点前，审核完成当日上午10点前制作的所有。

5.14.2.送单：每日下午4点半前，

5.14.2.1.PMC部审单员将原始<送货单>、已审核、<来料检验报表>“财务部联”合并粘贴后，送财务部成本会计存档。

5.14.2.2.PMC部审单员分别传递已审核“采购部联”、“中心仓联”给采购部和中心仓文员，并将“PMC部联”自行归档。

5.14.2.3.中心仓文员在1个工作日内，将“中心仓联”传递给各责任仓管员归档。

5.14.3.未送单报告：

5.14.3.1.PMC部报告：当日下午3点后，审单员核对前日下午3点前的供应商<送货单>复印件，清查所有未送达的到料单据，于下午4点半前提交<未送单报告>，详列未送达到料单据，经PMC部经理审核后，复印分发中心仓、品管部、财务部、总经办各部负责人。

5.14.3.2.财务部报告：当日下午4点后，信息管理主管核对K3系统，清查前日制作的所有未审核，于下午5点前提交<未送单报告>，详列未审核，经财务部经理（或总经办）审核后，复印分发中心仓、品管部、PMC部、总经办各部负责人。

5.14.3.3.报告反馈：

A.PMC部报告：当日下午5点前，中心仓、品管部部门负责人须在PMC部<未送单报告>上，逐项回复未送单原因、对策，并督促和协助下属完成工作。

B.财务部报告：当日下午5点半前，PMC部负责人须在财务部<未送单报告>上，逐项回复未审核原因、对策，并督促和协助下属完成工作。

5.15.责任：根据两部<未送单报告>，对未能按规定时间完成工作或频繁出错的个人和部门主管，视情节轻重，给予如下处罚：

5.15.1.部门经理：给予批评、通报批评、警告处分，并处相应经济处罚。

5.15.2.间接责任主管：给予批评、通报批评、警告处分，并处相应经济处罚。

5.15.3.直接责任人员：给予批评、通报批评、警告处分、严重警告，并处相应经济处罚。

6.相关程序：

6.1.《产品检验管理程序》

6.2.《产品检验作业指导书》

6.3.《让步接收作业流程》

6.4.《退货作业流程》

7.相关表单：

7.1.<送货单>

7.2.手工<收货通知单>

7.3.<来料检验报表>

7.4.<让步接收申请单>

7.5.

7.6.

7.7.

7.8.

7.9.<未送单报告>

8.流程图：见附件1下载本文