1   适用范围

本办法适用于本区机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。

2   定义

2.1 归档文件

    单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质材料。

2.2 件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单与被处理文件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。

2.3 件号

    文件排列的顺序号。每件文件都应赋予的顺序号。

2.4 页数

    每件文件编制页号的总数。正文与定稿、正件与附件、转发件与被转发件、发文稿纸及文件处理单与被处理文件、报表、名册及图册均应统一编制页数。

2.5 归档文件整理

    将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

3.  整理原则

    遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，便于文件的保管和利用。

4． 整理程序

    以件为单位，将归档文件分类、排列、编号、编目、装盒。

4.1 分类

    归档文件一般采用年度—机构分类，即首先按年度进行分类，在同一年度内再按不同机构进行分类。

4.2 文件排列

同一部门的文件按形成的时间顺序结合问题进行排列。同一问题形成的文件应排列在一起，会议记录、会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件应集中排列，同一件文件的不同稿本排列时，一般正件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发件在前，被转发件在后。

4.3 编号

归档文件应依分类、排列的次序逐件编号，在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容。归档章设置的项目有全宗号、文件目录号、部门名称、文件号、期限及页数（见图一）。

4.3.1 全宗号：档案馆给定的立档单位的代号。

4.3.2目录号：全宗内目录的编号。室编目录号填写年度，馆编目录号由文件移交进馆时编制。     

4.3.3件号：文件排列的序号。馆编件号由文件移交进馆时编制。

4.3.4期限：文件按保管期限表确定的保存时限，即永久、长期、短期。

4.3.5页数：文件以件为单位编制的总页数。文件中有图文的页面均应编页号，用阿拉伯数字，每件从“1”开始流水编制；正页编在文件的右下角，反页编在文件的左下角；归档文件有统一的页码时，无需重编。

4.4 编目

归档文件应由归档者依文件的分类和所编件号的顺序逐盒、逐件编制文件目录。

4.4.1文件目录设置的项目有：机构名称、件号、文号、责任者、文件题名、年度、页数、期限、存放地点和备注（见图二）。

4.4.1.1件号：同一机构内，文件从“1”开始流水编制件号。

4.4.1.2 文号：文件的发文字号。

4.4.1.3 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

4.4.1.4文件题名：文件的标题。原文没有标题或标题不规范时归档者应重新拟制标题，并加“[]”号。

4.4.1.5 年度：文件形成的日期，以8位数标注，如“20011226”。

4.4.1.6 页数：同4.3.5

4.4.1.7 期限：同4.3.4

4.4.1.8 备注：此项填写涉密文件及其它需要说明的问题。

4.4.1.9 存放地点：此项档案室不填，文件移交进馆时由档案馆填写。

4.4.2 归档文件目录用纸为A4型（297MM×210MM），横打左侧装订。

4.4.3 归档文件目录应制作封面，封面设置项目有全宗名称、目录号、起止年度（见图三）。

4.5 装盒

将排列好的文件按序根据文件的多少选择不同厚度的档案盒装入盒内，不同年度和不同机构的文件不应装入同一盒内。

4.5.1 档案盒：档案盒有10MM、20MM、30MM、50MM四种不同厚度，其长宽为310MM ×220MM。

4.5.1.1档案盒脊背：档案盒脊背的项目设置有全宗号、目录号、机构、起止件号、年度（见图四）。

4.5.2 备考表：归档文件整理结束后或者盒内文件发生调整变化时，整理者或者文件调整人应填写文件备考表并放于盒内文件的后面。备考表的项目设置有整理时间、整理说明、和整理人（见图五）。

4.5.2.1 整理时间：是指文件整理结束的年、月、日。

4.5.2.2 整理说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移交、销毁等情况。

4.5.2.3 整理人：整理人员应手写签名，不得用电脑打字。

5. 归档

    各科室将整理好的文件装盒后与编制好的文件目录一同向综合档案室移交，综合档案室将各科室归档的文件按盒进行排列、上架并编制文件目录。归档文件目录每150页左右为一本。

6.  质量要求

6.1  区委、区、区、区政协、区纪委形成的保管期限为永久的文件，其定稿应归档，其他单位的文件定稿不必归档。

6.2形成文件的字迹材料要符合归档要求，破损的文件应修复后归档。

附件：图一至图五

附件：

图一：归档章式样 （规格：90MM×20MM）…

机构名称：         归  档  文  件  目  录

全   宗   名   称

文件目录号――     

                  20MM、30MM、50MM 盒脊背式样

图五：备考表式样 （规格：（297MM×210MM））      

                               备     考     表