作者：小 倪

来源：《北京档案》2010年第09期

        文书档案的收集工作,就是按照党和国家的规定,通过例行的接收制度和专门征集的办法,把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的文书档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作。

        一、文书档案收集工作的内容

        文书档案收集工作的内容主要包括三个方面:一是对本机关需要归档档案的接收工作。机关各部门办理完毕的文件是档案室档案的主要来源,建立健全机关内文件材料的归档工作制度是机关档案部门开展档案收集工作的主要途径。二是对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。接收现行机关和撤销机关的档案,特别是接收现行机关的档案,是各级国家综合档案馆收集工作的经常性任务。三是对历史档案的接收和征集工作。历史档案是指中华人民共和国成立前,各机关、团体、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中形成的档案,包括历史档案、档案和历代王朝的档案。接收、征集历史档案是档案馆丰富馆藏的重要手段。

        二、文书档案收集工作的要求

        (一)归档的文件材料应当齐全完整,并符合长期保管的质量要求

        就一个机关而言,档案齐全完整是指归档文件材料能够全面、真实地反映本单位的面貌。具体说,归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整。对于文书文件材料,特别是公文,每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文与原件、多种文字形成的同一份文件等要完整成套。

        归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实,而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。就电子文件而言,要注意选择文件的生成格式、保存载体等,以满足长期保存的要求。

        (二)归档的文件材料应精炼准确,并反映立档单位的主要职能

        各个单位在日常工作中会形成和使用大量文件,其中具有查考、凭证价值、需要整理归档的文件只是一部分。为了防止出现“有文必档”的现象,文书部门与档案部门对收集到的文件材料必须按照鉴定原则和档案保管期限表的规定,结合本单位实际审慎地进行鉴定,准确地确定文件的存毁。同时还要注意,文书档案虽然包括一个单位党、政、工、团等部门在工作中形成的文件,但这些部门的文件并不能构成文书档案的全部内容。要加强对各单位业务部门形成文件的收集,因为这些业务文件才是单位的主要职能活动的体现。

        (三)档案部门要加强收集工作的调查和指导

        档案收集工作实际上是要解决档案形成的分散性与管理的集中性之间的矛盾。为使各部门形成的文件能够按要求移交到档案室集中保管,档案部门在收集工作中必须重视调查,掌握应归档文件在分散、流动、管理和使用等方面的信息。特别是对业务部门形成的文件,档案人员要在全面了解本单位基本职能的基础上,深入、细致地掌握各部门的主要职能活动及其形成的文件情况,准确划定收集的范围和收集重点,确保归档文件齐全完整。

        三、文书档案收集工作的方法

        (一)严格按照本单位归档制度的有关规定进行接收

        这是正常情况下开展文书档案收集工作的主要形式。各部门文件的归档既是档案室档案的主要来源,也是档案室收集工作的经常性任务。由于归档制度对应收集文件材料的范围、接收时间和接收要求做出了明确规定,因此,档案部门和各业务部门要按照规定,对应归档文件进行认真清点,在核实无误后办理交接手续。

        (二)建立相关制度,加强对零散文件的收集

        除了制定文书档案的归档制度外,各单位还要建立相关制度,采取必要的控制措施,确保零散文件也能齐全归档。在实际工作中,可以采取下列做法:一是将文件材料的形成、积累工作纳入有关部门和人员的岗位职责,并与经济责任制挂钩,确保各部门形成的文件尤其是未经收发文登记的文件能够齐全、完整地向档案部门移交。二是对于外出学习或开会人员,应规定只有将带回的文件向档案部门移交归档后,财务部门才会为其办理报销手续。三是对于工作变动的人员,应规定只有将手中保管的文件向档案部门移交后,才能到人事部门办理调动手续。

        (三)明确具体人员职责。保证归档文件齐全完整

        1　对于通过公文处理程序运转的文件,无论是收文还是发文,应明确规定由文书人员负责文件的收集。

        2　对于各种会议文件,包括本单位召开的党、政会议等,应由秘书或办公室主任负责收集并按规定向档案部门移交。

        3　对于本单位形成的综合性文件,如规章制度、计划、总结、各类报表等,应由文书人员随时收集。下载本文