第一条 公司发文前，应由起草部门负责内容方面的审核，由行政部对文件格式、行文规格等进行规范。任何部门起草的公文，均需部门领导及部门主管领导审核、签字后交行政部签发。以公司红头文件形式发文，须填写《文件签发审批单》。
第二条 公司领导签发的文件，统一交由行政部安排打印，并将打印稿交回发文部门核对，确认无误后由行政部统一印发。
第三条 公司所发文件均需留存一份原件，由行政部存档备案。存档文件原则上不允许外借，如确需外借的，需填写《文件借用单》并按时归还。
第四条 各类文件及注有密级的简报、电报、资料，平级发来的文件，以及外出参会人员带回的文件，均由行政部文秘人员统一签收、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送行政部主管领导处理。各部门凡收到机密函件的，文秘人员应立即知会公司董事长。
第五条 办公室主任批示后的文件由行政部送交有关部门或人员办理。行政部有对领导批示的公文及本公司发出的文件进行督促、催办的权利和职责。
第六条 公司领导批示传阅的文件，由行政部根据文件规定的传阅范围或领导指示安排传阅或办理。领导之间不宜直接横向传递，以免积压或丢失。
第七条 公文办理、传阅完毕后，由行政部统一收回存档。
第 文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文簿检查归档，以防遗漏。严禁将保密文件带往公共场所或家中。
第九条 公司发文电子版由行政部统一保管，并定期刻制光盘备份。
第十条 没有存档价值和存查必要的普通文件，由文秘人员鉴别并填写《文件销毁申请表》，经办公室主任审核、批准后方可登记销毁。
机要文件、标有密级的文件需在超过保存期限且确无保存价值的情况下方可销毁，文秘人员、办公室主任需直接阅卷、重新确认其保存价值后方可履行销毁手续。
第十一条 因工作需要需通过邮件、快递发送文件的，统一到行政部领取信封、邮票、快递信封等。快递需当天下午送达的，必须于当日11：00之前将快递单填写完毕并交与行政部。
第十二条 本制度自公布之日起施行。
附件1：《文件签发审批单》
附件2：《文件传阅单》
附件3：《文件销毁申请表》
附件4：《存档文件借用单》
20 年 月 日
附件1：文件签发审批单
| 文件签发审批单 | |||
| 发[ ]号 | 签发日期： 年 月 日 | ||
| 主管领导意见： | 公司领导意见： | ||
| 主送： | |||
| 抄送： | |||
| 拟稿部门： | 拟稿： | 核稿： | |
| 印制： | 校对： | 份数： | |
| 附件： | |||
| 主题词： | |||
| 标题： | |||
| 文件传阅单 | |||||||
| 领导 批示 | |||||||
| 部门领导 批示 | |||||||
| 阅签（日期） | |||||||
| 承办结果 | |||||||
| 备注 | |||||||
| 文件销毁申请表 | |||||
| 待销毁文件名 | 发文时间 | 文号 | |||
| 文件内容摘要 | |||||
| 销毁原因 | |||||
| 主管领导批示 | |||||
| 备注 | |||||
| 存档文件借用单 | |||||
| 借用文件名 | 发文时间 | 文号 | |||
| 文件内容摘要 | |||||
| 借用原因 | |||||
| 主管领导批示 | |||||
| 综合管理部 负责人签字 | |||||
| 备注 | |||||
