一、接待访客

a)商务访客

访客到访时，应起身接待访客，同时进行询问。

前台：“您好！请问您找哪位？”

访客：……

前台：“您是否有预约。”

访客：…..

前台：“请稍等！请您在登记表上登记。”

进行询问后，应第一时间联系被访者，并按被访者要求安排会议室。如被访者要求访客进入办公区的，必须要求被访者到前台进行引导。（高管人员的访客由前台进行引导进入办公区）。

b)应聘者

应聘者到访时，应起身进行询问，问清应聘岗位后，第一：安排应聘者进入会议室填写《应聘申请表》（凡须进行笔试的岗位，同时进行笔试测试）。第二：通知面试官进行面试。

c)入职者

入职者到访时，应起身进行询问，问清入职者情况后，第一：安排入职者进入会议室填写《员工信息登记表》。第二：通知人力资源办理入职手续。第三：制作考勤卡。

二、来电接听与转接

a)来电响起第二声完毕后进行接听，最多不应超来三声（除特殊情况外）。接听电话后首先应说：“您好！登合科技。”转接电话前应说：“请稍等！”在接听电话的过程中语气应亲切甜美，多使用礼貌用语。如：您好！请稍等！再见！对不起，让您久等！

b)前台应及时更新员工分机联络表，以确保联络表的准确性。

三、考勤统计

a)考勤卡制作：所以新办或补办的考勤卡，前台应在员工申请当天制作完毕并交给员工本人。

b)每天对前一天的考勤情况进行统计，将员工打卡时间、签到情况、请假情况、外出登记情况、出差情况等考勤相关信息导入到《登合科技XX年XX月考勤统计表》内，针对无记录情况，前台相及时与员工本人进行核对（邮件、电话），催促员工补交考勤记录。

c)每周一将整理完毕的《登合科技XX年XX月考勤统计表》发送给人力资源周雪，进行周末加班统计。

d)每月5日将整理完毕的上月《登合科技XX年XX月考勤统计表》发送给行政经理进行审核。

e)每月5日将所有考勤记录凭证（请假单、出差单、外出单、登记表）进行整理，并存档。

四、快递管理

a)接收快递：普通快递由前台统一签收，登记快递信息后通知收件人到前台领取。

  快递注明需本人亲自签收，通知收件人亲自签收。

  大额快递（物料、成品等）需第一时间通知收件人进行签收，经收件人允许后前台可待签。

b)发送快递：所有快递单由发件人亲自填写，并要求发件人在快递单上注明项目名称。所有发出的快递信息应及时录入到《登合科技快递记录》表中，并将底单保存完毕以备结账时使用。

c)快递记录的存档：

i.接收快递的记录于每月月底进行整理并按月进行存档；

ii.每月月底前台对本月快递费用进行核对，核对后将《登合科技快递记录》、发出快递存单、快递费等交给行政专员，由行政专员进行复核并申请费用。

五、订餐/饮用水记录

a)每天14:30后发订餐邮件给大体员工，于17:00前统计订餐份数并通知送餐人。每天在送餐人的送餐记录上记录数量并签字。次日记录订餐员工的加班时间，加班未到20:00的需自付加班餐费用。每月初将上月订餐费用进行核对后将《登合科技订餐记录》及发送给行政专员。

b)对送水公司的送水情况进行记录，每月初将上月送水情况及送水费用核对后将《登合科技送水记录》及发送给行政专员。

六、办公用品的管理

a)办公用品的采购：前台应按需求及时向办公用品供应商订购办公用品，接收订购产品时应及时录入到《登合科技办公用品订购记录》；

b)办公用品的发送：员工到前台领取办公用品时应做好登记。

七、订飞机票/火车票

协助行政专员订购飞机票及火车票

八、名片的订制

a)前台按员工提交的名片制作申请，向名片制作的供应商提交名片信息制作名片。

b)名片送达后，前台将名片订购信息登记在《登合科技名片订购记录》。

c)名片费用结算时，前台负责核对订购信息，并将《登合科技名片订购记录》及交给行政专员。

九、物业报修

a)对于办公区所发生的停水、停电等情况，前台将第一时间联系物业公司进行处理。

十、其他工作

其他临时行政工作，如扫描、收发传真、打印设置简单维修等。

2011-2-21下载本文