一．海运操作流程如下：

新订单下来后---开证---订舱---寄核销单---派车、送货---核对打件明细---出装柜图---发货---通关---制客户资料---电放、签单---核销退税---应收款。

二．针对各项流程的具体操作及注意事项：

（一）结汇问题：

1〉根据发货计划及当天的传真和邮件落实下单负责人并催要新订单。

2〉新订单先落实总数量，或者打订单出数量；再做PROFORMA OFFER（开证资料）。

3〉接到新订单48小时内向报价负责人催要客户报价。

4〉旧订单先查信用证有效期及余额；超期或余额不够时马上做改证资料通知客户改证。

5〉如果金额少于$2000美金时有两种情况：第一种：一直有发货，可以几票单子一起交单结汇的，金额少于$2000也没有关系，只要合票交单就可以减少结汇费用。另一种：没有连续的发货，金额又少于$2000的要通知客户结汇费用太高，尽量改其他办法结汇。（可以放在其他信用证一起结款，也可T/T；但是尽量不要T/T，如果要T/T就要讲清楚付款时间。）

6〉新客户新证未收到前不安排发货，或者不给提单。

7〉新的信用证收到后要检查每个条款，如有不符合要求的及时让客户更改，以免影响结汇。（最好再由外贸协助复查，以防遗漏）

（二）定舱问题：

1〉先落实现场走那个港口，然后根据CNF还是FOB找货代订舱位。

2〉一出来计划马上订舱位；碰到旺季（五一、十一、春节、圣诞），一定提前订舱；如果计划更改要有内部联系单通知并及时通知货代更改，出现的亏舱费在接到内部联系单时马上落实并通知相关负责人且登记在内部联系单上。

3〉碰到舱位紧张要尽早落实舱位情况，如果定不上或者停航、拖班的情况尽快通知客户，想其它办法解决。

4〉节假日（五一，十一）期间不拼箱；整箱舱位提前订，节日期间不订舱。

5〉审核发货计划：包括发货期、船期、港口、数量、箱量。如果有拼箱或不满箱的情况在收到发货计划1小时内将多余产生的国内外海运费用通知下单人员。（使用内部联系单书面通知）

6〉订完舱马上登记在出号登记上：见后附表格。

7〉各地货代订舱电话：见后附表格。

8〉各地船期及回货时间：见后附表格。

（三）核销单的领用：

1〉根据船期推算出寄单日期（船期前一天通关，至少要通关前一天收到资料）外地的要考虑路上时间。（宁可早一天寄不要晚一天，以免资料不能准时到达）

2〉领回来一定要先做好登记，寄出时要附一份签收回执；在预计收到日催要签收回执。

3〉退回来时先做登记，留出记有号的报关单复印件给财务，退回外贸公司时要附一份签收单。

4〉各地报关寄单所需资料：

青岛：核销单、报关委托；

威海：核销单、报关委托；

厦门：核销单、报关委托、空白的带业务章的A4纸；

大连：核销单、报关委托、空白的带业务章的A4纸；

天津：核销单、报关委托、合同、空白的带业务章的A4纸；

上海：核销单、报关委托、报关单、空白的带业务章的A4纸；

（四）派车及送货通知：

1〉根据发货计划提前落实工厂或业务员工厂进度及出货时间，通知货代派车时间和联系人。

2〉如果一个柜子要在2地装货的，提前通知货代。

3〉如果长泰的货要加在水头的柜子时，长泰的货必须提前发到厦门制定地点（提前通知货代，联系好厦门卸货地点），先装集装箱后再去水头装柜。

4〉如不能派车的，提前告诉货代，要入货通知，发给各个工厂。

5〉要去场站熏蒸的，送货时间要比正常发货早一天到场站，且只能送货不能派集装箱车。

6〉拼箱要求提前三天到货（仅限厦门、天津），且场站不能做熏蒸，必须使用免熏蒸的包装，只能送货到场站。

7〉哪些工厂可以派集装箱到工厂装箱：青岛地区：先看港口，仁川快船在青岛港不能派集装箱车，釜山、平泽在黄岛港可以派集装箱车；再看工厂地址，大泽山、平度、莱州、柞村都可派集装箱车，平邑、五莲不能派集装箱车。威海地区：荣成靖海、人和、乳山地区都可派车。厦门地区：长泰、水头、南安、晋江都可派集装箱车，罗源、福鼎不能派集装箱车。上海地区：江苏宜兴可以派集装箱车。天津地区：暂时都不能派集装箱车（工厂离场站太远）。

8〉送货到场站装箱的，提前落实找车情况；在收到计划后24小时落实工厂运费的合理性并确认。

（五）包装明细：

1〉下单后24小时就可问工厂以及业务员要包装明细；核对订单上的唛头、页数、产品编号、尺寸、加工图、石种、表面处理。

2〉根据安装部位看是否混包装，如果因为尺寸问题必须混包装的要提前通知客户。有需要掩拼、排版顺色的要在明细中说明。

3〉要看包装是否合理，单件是不是很重（单件重量不能超过2吨）。

4〉箱号：相同现场不能出现相同的编号。如果同一个现场在好几个工厂同时加工时每个工厂的编号留出足够的号来；例如：A工厂编号从1号往下顺编，B工厂就从301号往下顺编，C工厂从501往下顺编。本工厂的号用完的话，如A工厂编到300就不要继续301编了，因为B工厂已经编了301，要新开头从701编号开始顺编。

5〉唛头纸要在发货前24小时传真给工厂，并电话落实收到情况。

（六）装箱图：

1〉每票货都要跟装箱图；如果送货在场站装箱的将装箱图提前传真货代并要求按装箱图装箱。

2〉尽量不要摞2层，如果装不下一定要摞层的，下层的货一定要是没有任何加工的，且包装实落。

3〉遇到特殊石种容易破损的根据实际情况加柜子。

（七）发货及入货情况：

1〉工厂发货当天，要跟踪落实发出情况以及进场情况。

2〉送货的工厂要给司机电话，联系司机到货卸货情况。

3〉集装箱进场后货代给出实际重量以便做通关资料（仅限厦门），其他地区按比重算出实际重量报关。

4〉厦门报关的金额提前与财务落实一下有没有特殊金额要报（以便工厂开）。

（八）通关：

1〉工厂发出货后，传真装柜清单和集装箱号。

2〉根据装柜清单以及重量（厦门按进场重量）做出通关资料发给货代通关。

3〉跟踪通关放行情况。

4〉通关资料传货代时必须标注：商品编码、提单号、箱量。

5〉商品编码：大理石：68029190；花岗石：68029390。（切记不能报错了，不然退不了税。）

6〉节假日（五一、十一）期间海关属于非正常上班，提前落实各地海关加班时间通知订单负责人及时调整工厂发货时间。

（九）制客户资料：

1〉根据实际发货内容做出客户资料。

2〉客户报价为韩币，BOKIN通关的客户资料包括2部分：第一部分：客户的付款明细、包装清单（只有客户自己货物的清单）。此份资料韩办和客户各传真一份。第二部分：通关公司通关使用，包括抬头清单、提单、箱单、包装清单（集装箱内所装全部客户的清单）。此份资料只传真韩办。

3〉客户报价为美金，且客户自己通关的资料包括：付款明细、提单、箱单、包装清单。此份资料韩办和客户各传真一份。

4〉开船当天必须把客户资料传真韩办及客户，最晚要在第二天下班前传真过去。

5〉有需要掩拼、顺色等特殊情况的，给客户出一个书面的情况说明。

（一十）电放及签单：

1〉如无特殊要求的，T/T通关的开船后立刻做电放，并将电放底单传真客户及韩办。

2〉见款放货的，提前通知货代不要放货，等客户付款后再通知放货，并将电放底单传真客户及韩办。

3〉L/C通关的，先核对正本信用证确认提单，如确认无误开船后立刻签正本提单。

（一十一）核销退税管理：

1〉外地使用的核销单保证在1个半月退回，本市的要在1个月内退回。（以免影响核销退税）特殊情况不能及时回来的及时汇报。

2〉每票货都要留出通关的、箱单、提单以及报关单。（转交退税负责人）全部单据必须在开船后10天内备齐。

（一十二）客户应收款管理：

1〉新客户、新现场、新订单下来时，先落实付款条件。

2〉根据各个客户付款条件，做出付款清单，传真给韩办。韩办收到请款单后48小时内给书面回复，并标注各个客户回款时间，不能及时回款的要表明原因，预估回收日期。按韩办标注的回款日期到期提醒并催要货款。

3〉过期未付款的请韩办协助协调客户付款，并注明原因以及预计付款时间。

4〉客户T/T付款的见到水单当天冲账；信用证结款的见到外贸结汇水单当天冲账。（冲账包括软件和电脑里的PAYMENT）

5〉韩国通关公司费用传真到我司后48小时内做出付款申请递交刘经理或金社长付款。

（一十三）海运费用及月结款：

1〉海运费及人民币费用要在开船后24小时登记在软件里。  

2〉每月10日为月结款付款日；10日前在收到各个公司的月结帐单后做出月结申请递交财务付款。

3〉付款后将水单传真各个公司并催要，要求在付款后1周内退回。                          

（一十四）加货情况：

1〉bokin 通关时，通知韩国通关公司加货的详细真实的内容。（其他客户不要做加货说明）

2〉客户自己通关时，通知客户我们加了bokin的货或者样品，联系韩办提货；并通知韩办实际加货的客户及现场由韩办协调分货。（不要告诉客户我们实际加货的客户名及详细内容）

                                                       温晓青

2007-10-4下载本文