❤商务电话的基础应对礼节

【電話応対ルール】|接电话的规矩

基本は3コール以内に受話器を取って社名を名乗ります。

一般来说在电话响三声之内就要拿起话筒说出公司名字。

３コール以上鳴ると、相手は心理的に「待たされている」という気持ちになります。もし3コール以上なって電話に出たときは「大変お待たせ致しました」と一声かけましょう。そうすることにより未然にクレームを防ぐこともできます。

如果电话响了三声以上的话，对方就会有“久等了”的心理。如果响了三声才接的话，一定要对对方说声“实在让您久等了”。这样的话可以把对方的抱怨提前扼杀于摇篮中。

メモは必須|必须要做记录

左手に受話器、右手にペンを持ち、メモ用紙を机の上に用意。相手の会社名・名前や要件をメモし、正確に伝達ができるようにしましょう。また相手の声が聞きとりにくい場合でも、決してうやむやにせず、必要な情報の確認をしましょう。

左手手持话筒，右手拿笔，提前在桌上准备好便条纸。要把电话对方的公司名、打电话人以及电话事项等做好记录，做到正确的传达对方的意思。并且，如果对方声音太小听不清的话，也绝不要敷衍了事，一定要确认一下准确的情报。

「はい、株式会社まとめ商事営業部でございます。」

“您好，这里是株式会社matome的商务营业部。”

会社名、または部署名まで名乗ります。会社名の前に「ありがとうございます」やキャッチフレーズなどを言う会社もあります。自分の会社のルールを確認しておきましょう。「はい」は返事の基本形。メリハリをつけた返事しましょう。「もしもし」はビジネス電話では適当ではありません。

一定要清楚的说出公司名以及部门名字。在说出公司名字前加一句“感谢来电”的话就能起到一定的缓和作用。先确定一下自己公司里的各种规矩吧。一般公司里回答的基本都是“是的”。干净利索的进行电话里的对话吧。“喂喂”在商务电话里是非常不恰当的。

「〇〇株式会社の田中と申します」と相手が名乗ります。

然后对方就会自报家门说道“我是xx株式会社的田中”。

■もし相手が名乗らない場合

❤如果对方不自报家门。

「恐れ入りますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」

“不好意思，我可以问一下怎么称呼您吗？”

■もし相手が社名のみで名乗らない場合

❤如果对方只说自己的公司名字

「恐れ入りますが、〇〇株式会社のどちら様でいらっしゃいますか？」

“不好意思，您是xx株式会社的哪位呢？”

■もし相手が名前しか名乗らない場合

❤如果对方只是报了自己的姓名

「恐れ入りますが、どちらの田中様でいらっしゃいますか？」

“不好意思，您是哪个公司的田中先生呢？”

■相手の声が聞き取れない場合

❤如果听不清对方的声音

「申し訳ございません。お電話が少々遠いようでございます。」

“实在抱歉，电话里的声音稍微有点小。”

「〇〇株式会社の田中様でいらっしゃいますね。」

“是xx株式会社的田中先生吧。”

相手が名乗ったら、会社名、氏名を正しく聞き取り、メモに記入しながら復唱・確認する。

如果对方自报了家门而己方却没有准确的听到公司名或者人名的话，一边记笔记一边重复一遍确认一下。

×　田中さんですね

错误1：是田中君吧。

×　田中様でございますね（「ございます」は自分の名前を名乗るときに用いる）

错误2：田中様でございますね。（此处的“ございます”应该在自己的名字之后表示谦称时使用。）

〇　田中様でいらっしゃいますね。

正确说法：您是田中先生吧！

「いつもお世話になっております。」

“一直备受您的关照”。

基本フレーズ。たとえ、はじめての相手からの電話でも、このように挨拶するのが一般的です。

此为固定句式，即便是初次接到对方的电话，一般也会采取这样的问候方式。

「山本でございますね。少々お待ちくださいませ。」

“您找山本是吧，请稍等。”

名前を必ず復唱するのがポイント。また社内の者は上司であっても外部の人にとっては「身内」。社内の人物の名前を言う時は、たとえそれが上司や社長でも『さん』や『社長』などの敬称は省き、名指しで呼ぶのがルール。「少々お待ちくださいませ。」は電話を取り次ぐときだけでなく、何かを調べて答えるときなどにも使える。

关键点在于一定要复述一遍名字。并且本公司里的人即便是自己的上司对于公司外的人来说都是“自己人”。所以一般的规则是在称呼自己公司内部的人时，不管是上司还是社长，都要省掉敬称，而直接称呼其名。而“请稍等”则不仅可以用于放下话筒转接的时候，也可以用于回答对方的咨询而需要查阅资料的时候等场合。

「少々お待ちください」といえる目安は20～30秒以内

“请稍等”的允许时间范围是20秒到30秒之间。

もし、担当者がなかなか電話に出られない場合は「恐れ入ります。あいにく少々時間がかかりそうですので、折り返しお電話を差し上げるようにいたします」など、機転を利かしましょう。

如果应该接电话的人却一直未接电话，那么就跟打电话的对方说一句“实在抱歉，现在碰巧实在难以抽身，稍后给您回拨过去。”来扭转一下句式吧。

近場にいる人への取り次ぎでも、受話器を手で押さえて渡すのではなく、必ず保留ボタンを使用する。

就算是要转接给自己附近的人，也不应该把话筒直接递过去，而应该使用电话机上的“保留”按钮。下载本文