一、总则

为保障公司生产经营活动所需物品的正常供应，确保采购质量，降低采购成本，提高采购效率，防范采购过程中的舞弊行为，特制定本管理制度。

本制度适用于对外采购与生产经营有关的原材料、消耗品、劳保用品、办公用品的采购。

二、职责权限

1、总经理负责采购管理制度的审批；

2、经营性材料、配件等物品（物资），消耗品，劳保用品、办公用品的采购由采购部负责；

三、采购原则

1、一致性原则

采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件和实际需求不能完全一致，经审核后可进行调整。

2、轮换原则

有3 家及以上可选供应商时，供应商应不定期轮换；负责和供应商对接的采购人员，也不定期轮换。

3、廉洁原则

（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。

（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。

（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

4、“信息化”原则公司部门及人员众多，为提升效率及环保办公，公司推行信息化办公，公司的采购全部流程均在百卓优采采购管理软件（公司指定的采购信息化管理系统）上进行申请及审批。

四、采购流程

1、采购申请

物品需求部门根据生产或经营的实际需要，在百卓优采采管理软件里填写《请购单》，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程，由各相关部门在百卓优采采管理软件内直接审批，经总经理批准后交采购部门采购。

2、询价比价议价

（1）每一种物品（物资）原则上需3家以上的供应商进行报价，应急购买的物品除外。（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写询比价报告，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，各条件相同时，按低价原则进行采购。

（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、原厂零配件无替代用品，但仍需留下报价记录。

（4）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。

3、采购合同签定

（1）供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同，在百卓优采采购管理软件新建采购订单并通过系统发送给供应商，提醒供应商及时接收。

（2）交易发生争执时，依据采购合同的对应违约条款进行处理。

4、进度跟催

（1）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话或亲自到供应商处跟催，以确保物品能适时供应。

（2）若采购物品无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。因为交付时间造成的损失，按照采购合同的约定进行索赔处理。

5、验收入库

（1）采购物品到公司后，属经营性材料、配件等物品、非经营性消耗品、大宗劳保用品等经需求部门验收，经库管验收合格后，库管员在百卓优采采购管理软件内新建入库单进行记录，按流程办理入库手续。如验收不合格的，当场退货给供应商。

（2）若供应商在送货时顺带了付款，采购员需及时在百卓优采采购管理软件内完成信息登记。

6、对帐付款

采购物品办理入库后，且已有对应额度的，由采购员凭入库单按采购合同或采购订单的付款方式办理付款手续。

五、供应商管理

1、供应商选择基本要求

（1）具有合法经营主体者。

（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

（3）信誉良好者。

2、供应商资料登记及维护

在百卓优采采购管理软件内建立供应商的基本信息库，由采购部门安排专人进行录入和更新以下信息：供应商的调查资料、招投标资料、有关证照（工商营业执照、法人代码证、税务登记证、质量认证等）的复印件、历史采购合同情况（采购价格、数量）、可供应物品清单等。

六、审计与考核

采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。

对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司规则制度进行处罚直至追究其法律责任。

七、制度附件

1、《采购订单【样本】》

2、《采购入库单【样本】》

附件1：采购订单模板

采购订单【样本】

采购单号：

采购日期：

（以下无正文）

甲方：【采购商名称】乙方：【供应商名称】授权代表（签字）：授权代表（签字）：

日期：2016年【】月【】日日期：2016年【】月【】日

附件2：采购入库单模板

采购入库单（样本）

入库单号：

入库日期：供应商：联系人：联系电话：

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