为进一步推进销售文档资料的管理，明晰工作职责，确保销售文档资料的收发、记录、整理、存档、装订规范有序，使销售文档管理管理工作更加规范化、标准化、系统化，故特提出本制度。
本制度包含以下内容：
✧文档资料的收集及归档责任划分
✧文档资料的归档内容及验收要求
✧文档资料的记录整理及归档流程
✧文档资料的装订存档及查阅要求
✧销售文档管理员的考核（另订）
一、文档资料的收集及归档责任划分
1需要由应收款会计审核的销售发（退）货单、销售出（入）库单、收（退）款单由应收款会计收集，并在次月5日前将上月凭单装订成册归档。
2需要由应收款会计处理的统计类资料（含运输短少酒、破损酒、退货申请、市场调货、《经销关系终止申请表》及相关退款资料等）应到文档管理员处备案方可进行后续流程处理，并在次月5日前将上月凭单装订成册归档。
3需要由费用审核会计审核的市场费用凭证由费用审核会计按费用结算会计填制的《入账清单》验收，并按经销商、按规定期限出具《市场费用审核报表》，纸质《市场费用审核报表》附于结算凭单第一本首页，电子版上传到OATOS系统。
4需要由费用审核会计处理的统计类资料（含运红包奖励、串货罚款、溢价税款、垫付经销商费用、专卖店市场费用等）应到文档管理员处备案方可进行后续流程处理，并在次月5日前将上月凭单装订成册归档。
5其他由公司下发的文件资料、外部室转入的文件资料及本部室在工作中形成的文档资料均由文档管理员集中统一管理，不得分散保存，以确保文档资料的完整及安全。
二、文档资料的归档内容及验收要求
✧文档管理员接收文档时要认真清点，验收份数、张数、规格必须符合要求。
✧文档管理员要对所接收的文档资料进行审查、分类；具体分类及审查要求如下：
| 序号 | 大类 | 编码 | 小类 | 验收要求 |
| 1 | 公司下发文件 | A01 | 管理文件 | 必须加盖集团公司行政章或有文总、任总审核签字 |
| A02 | 调价资料 | |||
| 2 | 合同类文档 | B01 | 销售合同 | 1普通销售合同（含补充商品价格资料）必须有合同订立双方签字、签章及销管部经理审核签字 2专卖店加盟合同（含补充商品价格资料）必须有合同订立双方签字、签章及洞藏事业部经理审核签字 |
| B02 | 广告合同 | 必须有合同订立双方签字、签章及有费用金额权限领导审核签字（不含业务员） | ||
| 3 | 方案类文档 | C01 | 年度方案 | 必须有文总、任总审核签字 |
| C02 | 片区会议纪要 | 必须有文总、任总审核签字 | ||
| C03 | 补充方案 | 必须有销售副总审核签字 | ||
| C04 | 申请、说明或签呈 | 必须由有费用金额权限领导签字（不含业务员） | ||
| 4 | 客户资料 | D01 | 经销商立户 | 1普通经销商立户、销户必须由片区经理（含）以上的领导人签字及销管部经理审核签字 2专卖店立户、销户必须由片区经理（含）以上的领导人签字及洞藏事业部经理审核签字 |
| D02 | 经销关系终止 | |||
| D03 | 经销商名称变更 | 1普通经销商名称变更必须由经销商签章签字、片区经理（含）以上的领导人签字及销管部经理审核签字 2专卖店经销商名称变更必须由经销商签章签字、片区经理（含）以上的领导人签字及洞藏事业部经理审核签字 | ||
| 5 | 统计类文档 | E01 | 运输短少酒、破损酒、 | 必须按公司规定的统一表格填写，必须有经销商签章签字、驾驶人员签字、片区经理（含）以上的领导人签字及销管部经理审核签字 |
| E02 | 退货申请 | 必须按公司规定的统一表格填写，必须有经销商签章签字、驾驶人员签字、片区经理（含）以上的领导人签字、财务部领导审核签字及销管部经理审核签字 | ||
| E03 | 市场调货 | 必须按公司规定的统一表格填写，由综合科或洞藏事业部出具《发货委托书》并经双方经销商签章签字 | ||
| E04 | 红包奖励 | 必须有经销商签章签字 | ||
| E05 | 串货罚款 | 必须加盖集团公司行政章或销管部经理签字 | ||
| E06 | 溢价税款及垫付经销商费用 | 必须有经销商签章签字 | ||
| E07 | 专卖店市场费用 | 必须有区域市场主管、客户、洞藏事业部经理、文总签字 | ||
| 6 | 其他 | F01 | 不属于以上分类的其他文档资料，收到后及时报财务部领导作出处理 |
1文档管理员必须对所接收的销售文档资料按片区、按文档大类、文档小类分类整理。
2文档管理员必须对所接收的销售文档资料进行分类编号并及时进入OATOS系统录入《销售文档管理台账》；因销售合同已录入销售ERP系统，无须再对销售合同编号及录入《销售文档管理台账》，但补充商品价格资料仍需录入《销售文档管理台账》。
✧为便于查找所需要的文档资料，归档文件应依分类标准和文档接收时间的序时排列顺序逐件编号，在文件首页右上端的空白位置用红笔进行编号管理；正文与附件同为一件的，仅对正文编号；原件与复印件同为一件的，仅对原件编号。
✧销售文档编号规则：
1、集团公司下发文件编号规则：JTGS+小类编码+三位流水号
2、片区或其他部门转入文件编号规则：部门名称首字母+小类编码+三位流水号
3文档管理员必须对录入《销售文档管理台账》的销售文档名称进行加工处理；文档标题规范的以标题作为文档名称，没有标题或标题不规范或标题不能简要反映文档内容的，可以自拟文档名称，即：原标题+“（）”， “（）”内须简要注明文档反映的内容。
4为明晰工作责任，文档管理员必须对录入《销售文档管理台账》的销售文档进行后续工作流程处理。
5根据公司领导的指导意见，为了更好的为广告合同的签订提供决策数据，文档管理员还必须按片区、按广告类别、按媒作发布商登记《广告单价明细表》。
四、文档资料的装订存档及查阅要求
1各类文档资料，录入《销售文档管理台账》后应按分类、编号放入档案盒或档案夹内上柜保管。
2对于移交给应收款会计及费用审核会计入账的统计类文档资料，文档管理员于次周一据《销售文档管理台账》将上周文档资料打印《文档资料移交清单》并在《销售文档管理台账》上注明，文档资料经验收无误后，交接双方应在《文档资料移交清单》上签字。
3文档管理员应于次月5日前对上月收集的文档资料进行清理，在清理过程中，对文档资料要仔细甄别，对无保存价值的资料要及时剔除，已破损的资料应予修整，字迹模糊或易退变的资料应予复印；并视文档资料的多少及时将文档资料装订成册。
✧装订时按封面（统一），册内文档目录（《销售文档管理台账》打印即可）、文档资料、封底的顺序统一装订。
✧单项文档资料的排列顺序为：正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后。
4文档管理员应于每年年底要对文档库存保管情况集中进行一次清理，将未装订文档资料装订成册，
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顾进东
二〇一二年三月十七日下载本文
