关键需要在接待计划、礼宾次序、迎送陪同等三方面做得面面俱到。

1、沟通准备

  就主办单位的总体构思和细节要求进行认真沟通，全方位考虑。（两种以上方案）

2、会议策划

  根据主办单位的会议要求，提供会议所选酒店情况、用餐地点、会场布置、交通工具、会务接待、设备租赁、考察线路等详细描述。并对方案进一步沟通，进行可行性分析，力求达到主办单位的预期效果。

3、实地考察

  根据需要安排主办单位相关人员进行实地考察，对会议酒店、会议场地、接待流程、其他事项等进行考察商榷，对方案中的不完善部分进行补充和调整，确认彼此的分工。

4、合作确认

  双方对方案和流程彼此都无疑义，按照约定签订合作协议，以书面的形式确认双方的责任、权利和义务。

5、协议执行

  协议签订后双方严格按照约定执行，保证会议各项工作的顺利进行。在协议签订后，如果主办单位需要增加协议之外的服务视为协议的补充，需要再补签协议，补签协议是对原协议的扩展，都是有效协议，补充协议也是有效的结算凭据。

6、会议结算

  会议结束后，承办方财务将会议的相关单据分类、自审，做出明细账目交主办单位的负责人及财务审核确认，按照协议约定结清款项。

具体会议接待流程

1、会议日程安排

     机场接机，报到，入住酒店

     会议召开

     结束会议，旅游线路，票务，接送

2、整体会务服务

1）会议整体策划、设计。

2）全程会议操作、跟踪。

3）会后总结、会后整体安排。

3、服务流程

（一）会前准备

1】实地考查

会议召开前一个月，派专人陪同考查团实地考查提供推荐的会场、入住酒店、就餐餐厅、旅游线路。在考查过程中，双方就会议安排方面的细节做进一步的协商，敲定会议最终方案。

2】会场布置

会议召开前一周内，与会场提供方就会场布置方面进行具体设计安排，会议召开前一天将会场按会议要求安排布置妥当。

3】会议设施

在会议召开前，就会议所需设施进行制作、租用、安排。如：平面立体、AV设计、代表证制作、接机牌、车牌、车贴，贵宾鲜花花环、酒店外景空飘、彩虹门、刀旗、灯笼立柱、横幅、汽球编花、鲜花墙、礼仪、接待台、接待台卡、笔记本电脑、激光打印机、复印机、传真机、装订机、专业桁架（平面、立体）、特装搭建(舞台、背景板、展台)、会议日程展架、易拉保、各种指示牌及通联对讲机。

4】参会人员报到

参会人员到达之前，参会人员入住的酒店大堂内的会议报到。

5】、会议召开

专业会务人员配合会务组进行具体的会议操作。

6】票务信息提供

及时准确提供机票、火车票信息。

（二）会中服务：

1】提供专业外语翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务。

2】免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作，（包括办理代表签到、接待、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作）。

3】会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务。

4】向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务。

5】提供会议期间以后勤保障工作和外围的协调服务,（如:打印、复印会议相应资料，提供房间鲜花、水果，摄影等），代办会展用品的航空、铁路托运和湖南土特产及会议礼品。

（三）会后总结：

1、优惠价格安排参会代表的会后旅游考察工作。

2、协助会议人员处理会后事宜，进行会议期间的工作总结。

（四）、附录

（一）酒店信息

（二）旅游线路

（三）景区信息

（四）会议餐饮

（五）会议用车

（六）具体报价

（七）票务信息

（八）会议所在城市的注意事项

附录：（一）酒店信息

对会议使用酒店进行大概介绍。

图片。

酒店客房：

对酒店会议用房进行介绍。

图片。

会议厅：

对酒店会议场所进行介绍。

图片。

酒店餐厅：

对会议的就餐餐厅进行介绍。

图片。

附录：（二）旅游线路

按照会后实际情况，为参会人员设计制作的具体旅游线路。

附录：（三）景区信息

对旅游线路和会议所在城市的景点景区进行介绍，并附图片。

附录（四）会议餐饮

为会议设计各种适合的用餐标准。

附录（五）会议用车

对会议提供各类不同档次的车型。

附录（六）具体报价

会议用房具体价格（标间、单间、各类套房）

会议厅具体情况（会议厅尺寸、面积、附带免费项目）及价格

会议使用设备价格（如：投影仪等）

会议用车价格（提供各类车型的价格<单位：元/辆/天>）

会议用餐具体标准（自助餐、中餐、特色餐、早餐并附具体标准和菜单）

附录（七）票务信息：

会议召开城市至参会人员所在各个城市的具体航班及火车信息。

附录（八）会议所在城市的注意事项：

将会议召开城市应注意的事项进行说明（会议召开时间段的天气情况、当地风俗。民族禁忌等）下载本文