职责的全面理解

如何进行职责描述

掌握职务说明书的应用

职责的界定和确认

通过前几讲中对职责所作的一系列分析，已经对职责有了更加全面、深刻的理解。只有从工作内容、能力要求、关联、期望和约定等五个层面去全面、充分理解企业中所面临的职责问题，才能更好履行相应的职责，做好职责管理工作。正确理解职责后，进行职责管理的其中方法之一，就是进行职责描述。

解读《职务说明书》

职责描述是职责管理的常用手段之一，在任何规范化管理的企业中，职责都是以岗位说明书或职务说明书的形式来加以记载和界定的。因此，职务说明书是用来描述岗位职责的关键文件。

对于企业的任何员工来说，都应该以职务说明书的描述来指导工作。员工上岗的首要工作就是学会解读职务说明书。通过认真、全面的解读本职位的职务说明书，员工可以详细了解到以下信息：自己工作的任务和范围、对员工自身的能力要求、与其它职位的关联等。但是，很多企业中往往存在着职务说明书使用不当或根本没有加以充分利用的问题。员工工作时经常只凭借自己对岗位职责的理解来行事，而这种对职责的单方面理解，往往与职务说明书的全部要求存在着相当大的差距。因此，正确解读职务说明书相当重要，下面将介绍如何全面地正确解读职务说明书。

1.职务说明书的主要内容

一般来说，职务说明书是对企业岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、负责程度、考核评价内容给予的一个定义性的说明。因此，常见的职务说明书应该包括有工作关系和职责、权限、强度、环境和资格等各种基本内容。

◆基本资料

在基本资料这一栏目中，主要说明了职务说明书的应用对象、所属部门、员工人数以及上级职务等有关岗位的信息。

◆工作关系

工作关系主要介绍担任本职务过程中在企业内部具有工作来往的部门，另外，还包括企业外部打交道的部门、相关企业和客户等。

◆工作职责

工作职责中规定了担任本职务所需要承担的责任。如果该职位有

职责，那么有具体谁负责、负责到什么程度、谁负主要责任、谁负部分责任等。

◆工作权限

有权必有责，承担一定职责，必然需要拥有相应的工作权力。在岗位说明书中应该注明本职位所拥有的工作权限范围。

◆工作标准

在工作标准中详细规定了任职人员所需严格遵守的规章制度、所承担的工作义务，以及所需达到的工作目标等各种资料。

◆劳动强度和工作环境

每个职位工作的任务和性质一般是不一样的。因此，劳动强度和工作环境的工作条件也是各自有区别的。对于这些，职务说明书中也应该有详细的描述。

◆任职资格

不同的职位需要有不同的学历和工作经历的人才来担任。任职资格规定了职位对任职人的学历、工作经历、知识背景、身体条件等方面的要求。

2.职务说明书范例

应该指出的是，职务说明书的格式并不是一成不变的，而应该根据职位的实际情况而具体编制。一般说来，职务说明书可以对各项基本内容规定得十分详细，也可以使用比较简单的版本。表7－1为某有限责任公司项目部经理职位的职务说明书。

表7－1   职务说明书举例

3．解读职务说明书时的注意点

正确解读职务说明书对按其要求规范地履行职责具有很重要的意义，因此，在解读职务说明书时必须抓住要点，尤其需要注意以下两点：

◆职务说明书的资料内容要完整，避免出现空白

职务说明书是指导任职人员全面、充分了解工作内容和范围、履行岗位职责的基础性文件。因此，职务说明书的基本资料内容必须完整，这样才有利于职责的规范履行。如果出现内容空缺，那么对于理解职务说明书中的其它信息是没有帮助的。

很多公司的职务说明书是从外企抄袭来的，而并没有对其中的内容进行具体的分析和界定职责。例如，如果企业没有做过职业的与员工发展的规划，那么职务关系中的可直接晋升、可轮换和可晋升至此等各处职位是没有任何实际意义的。

◆工作职责应按照重要性依次排序

在职务说明书中的说明工作职责部分，列举了任职人员所需承担的工作职责，这些工作职责应该按照重要程度的大小来依次排序。如果工作职责说明部分不分轻重的先后顺序，仅仅是所有职责的无序罗列，那么，在职责的具体履行过程中，势必很难抓住重点。

例如，对于销售部门的经理来说，显然，他的主要职责是完成销售目标。

当然，培养下属也是经理的职责之一，但是完成销售目标要比培养下属更重要得多。如果在职务说明书中没有区分出各项职责的重要性程度大小，经理很难做到确保首先完成最重要的职责内容，然后再依次完成其余较次要的部分。

职责的确认和界定

工作分析

有很多职务说明书的描述脱离了实际，对任职人员的能力、学历和经验等多方面提出了过高的要求。这样，实际上是对人才的浪费，也很可能根本无法吸引合适的人才来担任该职务。出现这种问题的原因在于：企业对职位缺少工作分析，凭空制订指标。因此，为了实现职责的确认和界定，工作分析是必不可少的。进行工作分析所收集职位的相关信息，应充分了解职位实际所要求的职责，既不夸大职责，也不缩小职责范围。一般采用职位问卷的方式进行工作分析。如表7－2所示。

表7－2  职位问卷举例

职责的确认与界定

为了更加科学地运用职务说明书，企业的任职人员还需要学会职责的确认和界定，而不仅仅是不管对或错、完全按照职务说明书的规定行事。一般来说，职责的确认和界定，需要经过如下几个步骤：

1.逐项确认、澄清

应用职务说明书的最好方法不是不加分析，不管是否内容有问题的一切照办，而是仔细研读职务说明书，努力找出职务说明书中存在的问题，逐项进行确认和界定，并对问题加以澄清。例如，项目部经理的工作职责包含：控制部门成本于合理范围之内，严格的说，这只是一个目标，而不是应尽的职责。在逐项澄清和确认过程中，应该将那些不属于职责范围内的规定剔除出去。

2.关联性界定

除了要对基本的工作内容和范围进行澄清之外，还需要进行关联性的澄清和界定。本职位的职责必然会与其它职位的职责产生各种关系，因此，需要多考虑职位之间的关联。这样，相互之间的职责履行可能会为对方履行职责带来好处。例如，项目部为了将部门成本控制在合理的范围之内，必然要与财务部门和审计部门产生必要的关联，这时通过关联性的界定和澄清，有利于控制目标的顺利实现。

3.标准性界定

界定和澄清关联性之后，还要进行标准性的界定。所谓标准性界定，指的是每一项职责都有相应的标准。由于同一项目中的职责可大可小，必须有一个标准来衡量所需承担职责的负责程度，那么标准性的界定就显得必不可少。实际上，通过界定标准就是界定期望：本身的期望究竟是什么、别人的期望又是什么。

4.同意

经过上述三项界定和澄清之后，还需要将界定的结果上报给上级，以便获得上级的同意。只有经过同意，界定之后的结果才是本职位的职责。通过对职务说明书中的岗位职责、职责之间的工作关系、权限、标准等内容进行界定、澄清和确认之后，职务说明书不但能规范本岗位行为，还能规范关联方的行为。

【自检】

请你根据你自己的实际情况，动手完成一个简单的职务说明书。

【本讲小结】

职责绝不仅仅是工作内容和范围，同时还是一种能力要求，是一种关联和期望，更是一种约定。只有从工作内容、能力要求、关联、期望和预订等五个层面去全面、充分理解企业中所面临的职责问题，才能更好履行相应的职责，做好职责管理工作。正确理解职责后，进行职责管理的其中方法之一，就是进行职责描述。

职责描述通过职务说明书的形式来实现，常见的职务说明书应该包括有工作的关系、职责、权限、劳动强度、工作环境和任职资格等各项基本内容。此外，进行工作分析，界定和澄清职责，对于规范关联双方的行为都有重要的积极意义。

【心得体会】

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