版本/修改A/0科技档案（产品档案）管理制度及流程页次1科技档案（产品档案）管理制度及流程
一、目的
加强科技档案（产品档案）管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司产品档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司研发部门（结构组、硬件组、嵌入式组、软件组、测试组），产品档案的收集、整理、分类、保管及提供利用。
三、术语和定义
1、科技档案：
科技档案是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料。
2、产品档案：
产品档案又叫生产技术档案，是在工业产品的设计、研制和生产制造活动中形成的科技档案。其基本特点是型号成套，一个型号产品的档案材料是有机联系的整体。
3、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
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四、职责
1、资料组：
1.1建立健全公司产品档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
1.2负责公司产品档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责监督指导部门档案管理；
1.3收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的产品档案资料；
1.4负责公司产品档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司产品档案的安全；
1.5提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
2、其他各部门相关人员：
2.1负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知资料组；
2.2向资料组移交产品技术资料原件及电子版；
2.3负责各自岗位文件资料的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
3、各部门主管人员：
3.1批准对自己部门资料复印件的处置。
4、总经理：
4.1负责对档案管理工作进行指导、监督。
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五、工作程序
1、产品档案资料的收集、整理、检查/核对、保管及提供利用工作
1.1产品档案资料的收集、整理、检查/核对、保管工作。
档案资料存档流程图：
版本/修改A/0科技档案（产品档案）管理制度及流程页次4 1.1.1各部门的相关人员，针对各自负责的产品及专业，以仪器为单位分阶段或定期向资料组进行提交，提交时要填写资料交接清单（见附录）。
1.1.2各组负责人对其他组员提交的资料内容进行审核，确认无误后纸版资料签字确认。
1.1.3资料员接收已经填写完整的资料交接清单、归档资料的纸版和电子版；核对资料数量与清单是否一致,签字是否齐全、BOM引用的物料编码是否正确。如有问题资料退后提交人，重新修改。
1.1.4已经确认无误的资料，电子版及时上传到资料存储服务器；纸质版的档案资料，以型号为单位，存放于文件夹中，并加以标识，按照研发/转生产-仪器大类（按性能）-仪器进行上架。
1.1.5归档的产品档案资料，要登记台账，记录详细信息，以便检索利用；版本/修改A/0科技档案（产品档案）管理制度及流程页次5 1.2档案资料的提供利用工作。
档案资料申请流程图：
版本/修改A/0科技档案（产品档案）管理制度及流程页次6 1.2.1档案资料申请：
1.2.1.1资料使用人将需求提到各组组长，由组长填写资料申请单注明所需文件描述、用途，提交到各部门/项目经理。
1.2.1.2部门/项目经理需了解资料用途是否真实、准确。确认无误后提交到资料组。
1.2.1.3资料员要有的判断性，依据申请资料的内容描述、用途进行审核，罗列出能提供的资料目录。
1.2.1.4资料组负责人再次审核后做出半段，是否提供。最后由总经理审批。
1.2.1.5资料申请单审批同意后，资料员严格按照审批结果下发资料，电子版如无要求，一律提供PDF版本。
1.2.2档案资料下发；
1.2.2.1向采购组下发：依据生产订单、请购单资料员向采购员提供加工件PDF 图、机械BOM、采购件BOM。针对复杂件、难加工件单提供PDF图不能加工时，需要向技术人员反馈索要局部放大图、或者是三维图。
1.2.2.2向生产部下发：依据生产装配任务，主动提供仪器的装配工艺文件。
章节号
版本/修改A/0科技档案（产品档案）管理制度及流程页次5 2.3档案资料的归档时间：
2.3.1即时归档:
2.3.1.1公司规定的密级文件。
2.3.1.2重要文件，如核准文件、专利证书、证照等。
2.3.1.3其他认为需要即时归档的资料。
2.3.2定期归档：
2.3.2.1部门应在每月底前整理当月需要归档的文件，填写资料交接清单提交到资料组。
2.3.2.2部门应在产品不同的阶段召开评审会，提交该阶段形成的文件资料到资料组。
2.3.2.3部门在产品研发转生产时，召开产品结项会，重新提交定版的产品资料。
2、档案管理细则
2.1产品档案资料的归档范围；（见仪器归档资料清单目录：表二）
2.2档案资料的归档要求：
2.2.1归档的文件资料必须完整、准确；归档时需要填写《资料交接清单》。
2.2.2电子文件归档时应有相应的纸版文件、资料一并归档保存；资料归档时，纸版需要审核人签字。（资料审核表）下载本文
