山西临汾热电有限公司2×300MW机组工程

资料管理监理细则

山西和祥建通项目管理有限公司

临汾热电监理部

二零零七年十月九日

批准：

审核: 

校对：

编制:  

1、总则

2、资料分类

3、资料管理

附件一、临汾热电2×300MW机组工程监理文件类别内容分项表

附件二、临汾热电2×300MW机组工程监理资料管理表

1.  总则

1.1 为贯彻执行公司质量体系文件的要求，促使文件资料的规范化管理，为监理人员开展工作提供准确、快速的信息服务，确保工程竣工后监理档案资料的规范移交，特编制本细则。

1.2 本细则适用于山西临汾热电有限公司2×300MW机组工程施工阶段的监理工作，其编制依据为《山西临汾热电有限公司2×300MW机组工程监理规划》、公司质量体系文件和其他有关文件。

2.  资料分类

2.1 监理资料是指在进行施工监理的过程中所形成的文件、资料，业主提供的图纸和有关技术资料以及公司提供的质量管理体系文件和技术书籍等与工程有关的文件资料。根据其性质、作用、题名，分为8类，59种。（见附件一）

2.2 部分文件资料应根据机组号分别编号、分类建档和保存，工程中有关公用系统的资料归入1＃机组。

3.  资料管理

3.1 项目监理部信息管理员负责文件资料的管理和计算机、复印机、传真机、数码照相机的日常维护和管理。

3.2 信息管理员负责文件、工程监理资料、技术书籍、公司质量管理体系文件、建设单位提供的图纸及厂家图纸、技术资料等的收领、登记、发放、借用、保管、归档，根据现场情况每月进行一次清查。监理资料要做到“查得到，调得出”，确保资料完整、方便交流。

3.3 工程质量、进度、投资控制资料由各专业监理工程师收集，经确认无误后，一周内移交信息管理员。

3.4 监理人员发出的通知、报告、总结、报表、记录等监理文件，经总监理工程师审阅后，由信息管理员统一编号、登录、打印、分发。监理资料完成后及时归档，并将目录存入计算机内。由监理部发出的文件应做出备份以免丢失。

3.5 监理月报由监理工程师提供原始资料（监理工程师工作月小结），总监理工程师代表起草，经总监理工程师审批后，由信息管理员编辑、打印、分发。

3.6 监理部活动记录由总监理工程师代表负责记录，监理合同完成后上交公司。

3.7 监理大事记由总监理工程师负责记录，监理合同完成后上交公司。

3.8 监理日志由监理人员每日填写，总监理师每日要及时审阅。监理日志属监理活动的原始记录和监理部共有的信息资源，监理人员调离监理部时应交回监理日志。

3.9 码编目方式如下：

    土建专业—T   汽机专业—J   锅炉专业—L

    电气专业—D   热控专业—K   管道专业—G

    化学专业—H   焊接专业—I   技经专业—E

    安全专业—A   综合专业—Z

3.10每种文件资料建立相应的文档，并采用相同的编码和名称，每种文件资料如需细分，则采用分类码X1、X2、X3、……和标段码A、B、C……进行分类。

3.11 针对每个文档，在微机中建立相应的文件、资料登记表，信息管理员应将形成的每份文件资料及时编号、登录，并运用《管理程序》定期统计、汇总。

3.12 工程质量报验单（验收、签证齐全）编号由监理工程师负责填写。填写方法：

3.12.1  用铅笔在报验单右上角标注工程代码。

3.12.2  工程代码=机组号+码+单位工程编号+分部工程编号+分项工程编号+分段工程编号

3.12.3  例如：土建专业1＃机组第一个单位工程中第二个分部工程的第三个分项第一个检验批（分段）工程的工程代码为：1-T01-02-03-01

  注：同一个检验批编号相同，为便于区分查找可用流水号加（）分开。

3.13 资料编号前均应加“LF-H-”。

3.14 有关文件资料的具体管理办法见附件二。

3.15 向建设单位移交的竣工资料如下：

3.15.1 建设单位对资料移交有规定的按建设单位要求做。

3.15.2 建设单位资料移交未做规定的按以下内容：

    ⑴、监理规划

    ⑵、监理细则

    ⑶、工程投资支出统计台帐（按标段分类统计）

    ⑷、工程月付款申报表（要求承包商报原件，按标段分类）

    ⑸、整改通知单及整改报验单（按专业及机组分类、“整改报验单”要求承包商报原件）

   ⑹、监理工作联系单（按机组分类）

   ⑺、工程联系单（要求承包商报原件，按标段分类）

   ⑻、停工通知单、复工申请及批复文件

   ⑼、专题报告

   ⑽、会议纪要（按分类码分类：协调会议纪要、专题会议纪要和图纸会审纪要等）

   ⑾、监理月报

   ⑿、整改完善记录（按专业及机组分类）

   ⒀、监理工作总结（包括1＃机组、2＃机组监理总结和监理工作总结）

   ⒁、工程质量事故报告、处理方案报审及处理结果（要求承包商报原件）

   ⒂、工程预算审核记录及付款签证记录（要求承包商报原件，按标段分类）

  注：监理竣工移交资料以上述15项组卷，1＃机组资料移交时，移交（5）、（6）、（12）、（13）卷，2＃机组资料移交时，移交全部15卷。如某卷内容较多时，可分成若干卷册，一般卷册厚度不超过50mm。竣工移交资料为二套。

3.16  向公司移交的资料

3.16.1  向公司移交资料包括“文件类别内容分项表”中S4、S5、S6、G类、Z类、Y类、J类、L类共40种，组成40卷，按分类码、标段码、机组号、码和卷册厚度组册。

3.16.2  总目录=卷目录+各册内容目录

3.16.3  向公司移交资料一套

3.17  竣工移交资料要求：

3.17.1  表式规格统一，文字符号清楚，图文整洁，数据准确、齐全，不得漏项。

3.17.2  用纸尺寸为A4型297 mm×210 mm（长×宽）

   3.17.3  印制要求：用纸的天头宽20±0.5mm；地角7±0.5mm；订口宽20±0.5mm；翻口宽15±0.5mm；

 3.17.4  文字填写及绘图应使用碳素笔，不得采用复写的资料归档。

3.17.5  竣工移交资料原则上应为原件。

3.18 见证取样记录、台帐、旁站监理记录、各类收、发文台帐等由有关人员保存，工作完结后，交回资料室归档。

3.19  建设单位提供图纸资料的管理

3.19.1  项目监理部信息管理员对建设单位提供的图纸资料的名称、数量、完好状态及有效性进行验证，并逐一登记造册和标识，同时负责监理过程中的使用管理。

3.19.2  对设计变更等图纸资料的局部或小的更改，有关监理工程师应在本图纸上作出标记，并在相应的设计变更通知单上注明“已在图纸上修改”的字样，对于整张图纸的修改变更，则由项目监理部信息管理员负责收回已废止的图纸资料，加盖“作废”印章，并和正在使用的有效图纸资料隔离保管，以防混用。

3.19.3  如图纸资料发生丢失或污损不能使用时，要及时向有关部门和领导汇报，及时处理，并做记录。

3.19.4  如业主对所提供的图纸资料有保密要求，按业主的要求执行。

3.20 项目监理部监理资料编码规定

    项目监理部文件按以下规定编码

    LF—H—XXX—XXX

                            文件顺序号（反映机组、专业等内容）

                                     文件类别号（见表一、附件一）

工程类别号（H火电 ）

                                   项目部编号（项目部名称前两个字的汉语拼音缩写）

举例说明：

文件名称：临汾热电监理部监理月报第一期

                 LF-H-L17-001

3.21 专业监理工程师应根据监理程序的要求，督促建设单位、总承包单位(包括设计院、施工单位单位等)按时必要的手续，确保监理资料的完整性、有效性。

3、22  监理部质量体系文件不外借，仅供总监、副总监进行查阅，组织监理人员学习之用。有关工程检查验收签字文件不外借，如有查阅，通过资料员可在资料室查阅，及时归档。

3、11 有关文件资料的具体管理办法见附件二。

注：本细则与体系文件及相关管理制度互为支持性文件，因成文较早，在执行过程中如有冲突，应及时报告分管领导，并相应修改相关文件。

附件二：  临汾热电2×300MW机组工程监理资料管理表