第一章总则

第一条 为了使文件管理工作科学化、规范化、制度化，参照有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于***有限公司（以下简称“集团”）及各分子公司。各分子公司须参照本办法的原则制定文件管理实施细则，并报***办公室备案审核后执行。

第三条 文件处理应坚持实事求是的原则，做到准确、及时、规范、安全、保密。

第四条 ***办公室是集团文件管理的归口部门，负责统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第二章文件种类和格式

第五条 文件种类

（一）决定：适用于对重大事项或者重大行动做出安排。

（二）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（三）通知：适用于批转各部门的文件，转发上级机关和不相隶属单位的文件；发布规章；传达要求各部门和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用高级管理人员等。

（四）通报：适用表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问等。

（六）请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

（七）批复：适用于答复部门、分子公司请示事项。

（八）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

（九）会议纪要：适用于记载或传达会议情况和决定事项。

（十）决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（十一）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）规定：用于对特定范围内的工作和事物制定具有约束力的习惯行为规定。

第六条 文件格式

（一）文件一般由文件名称、份号、密级、紧急程序、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。

（二）文件名称置于首页上方，一般用发文单位全称或规范化简称加“文件”组成；联合行文，行文名称中的主办单位应排列在前。

（三）上报的文件，应当在发文字号的右侧标注“签发人”，签发人后面标注姓名。

（四）文件标题应当完整、准确、简要，即一般应当标明发文单位名称、文件主要内容和文件种类。

（五）主送单位的名称应用全称或规范化简称。

（六）文件如有附件，应当在正文之下（间隔一行空两格），成文日期之上加附件说明或在正文相关处用括号标明“见附件”。但正文标题中已标明转发、印发、报送等的文件，不加附件说明，也不标注“见附件”等字样。

（七）成文日期以签发日期为准，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。

（八）抄送单位在印发单位名称和印发日期之上，印发日期以送印日期为准。如需标明份数，应当标注在印发栏之下并居右。

（九）文件应当在每页下方居中用阿拉伯数码标注页数。

第七条　文件中各组成部分的标识规则，具体参照《党政机关文件处理格式》国家标准执行。

第 文件用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

第三章行文规则

第九条 集团行文关系应根据隶属关系和职权范围确定。除***办公室外，集团其他各部门不得以本部门名义对外行文。集团各分子公司对外行文，需经***办公室审核、集团领导审批同意。

第十条各部门编制的规章制度对其他部门或下属机构有关联和影响的，应报集团审批后，由***办公室统一行文；各部门编制的规章制度只涉及部门内相关流程和工作事项约定的，各部门须报集团审核备案后执行。

第十一条 行文请示要求做到：

（一）一文一事，具有可操作性。

（二）一般只主送一个机构，如需同时送其他机构，可以用抄送形式。

（三）领导直接交办的请示事项行文时，应说明缘由，经办公室核稿后按规定程序上报。

（四）一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应经被越级部门同意或授权，并抄送被越级部门，同时在文中写明越级的理由。

（五）按规定应由主管部门审批或先行审核的请示事项，应当报送主管部门直接请示。

（六）要求批转的请示，应当代拟批转部门的通知稿。

第十二条 “请示”与“报告”不能混用，“报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。

第十三条 经批准在报刊上发布的文件，应视为正式文件依照执行。公开发布的文件一般不再向下印发，但可印制少量文本，供存档备查；集团新闻稿、宣传稿不适用于本管理办法。

第十四条 凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的事务性问题，不必行文。对部门的请示事项，除按规定必须正式行文批复的以外，可以***办公室便函形式抄告领导批示予以答复。

第四章发文办理

第十五条 集团行文，主办部门应在深入调查、认真研究的基础上，草拟文件。内容涉及其他部门的，应先与之会商。

第十六条 拟文。草拟文件要求：

（一）符合法律、法规、党和国家的方针、及本市的有关规定，所提措施和办法切实可行。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用文件应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）文件中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十七条 核稿。文件起草完毕后，由主办部门填报“***有限公司发文办理单”，并由主办部门负责人核稿；内容涉及其他部门或集团相关职能部门的，应由相关部门的主要负责人会稿；涉及部门较多的（3个以上，含3个），可不会稿，但应附征求相关部门意见的情况说明。

第十 审核。文件正式发文前应当由***办公室进行审核，填写拟办意见。审核的主要内容是：是否确需行文，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件格式是否符合规定，报批程序是否符合规定，内容涉及其他部门、单位的是否经其会稿，附件材料是否齐全，文件内容是否符合法律、法规、规章，党和国家的方针、及本市的有关规定；与集团过去发出且继续生效的文件有无矛盾；是否具有可操作性。

其中，含有较强性或专业性内容的请示、报告等文件，应先由集团法律合规部对文件内容的合法性进行审核，再送***办公室核稿。

第十九条会签。文件经审核后，根据文件的适用范围，交相关职能部门、分子公司负责人及有关领导会签。

第二十条 签发。文件经会签后，按照签发权限送审签发。

（一）涉及到董事长职权范围方面的重要行文，由常务副总裁、总裁审核、董事长签发。

（二）其他属于总裁职权范围方面相关文件的行文，由常务副总裁、总裁或其委托代表人签发。

第二十一条 校对。文件签发后，在正式印发前，应由主办部门进行校对，由办公室对文件的审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等进行复核，确定发文字号、抄送单位和印制份数后，由***办公室按规定印制和分送。

经签发后的文件，不得擅自修改，经校对或确因特殊原因需对文稿作实质性修改的，应按原文件办理程序重新呈签。

第二十二条 印制。印制文件，承办人应通过OA系统等方式提供电子文稿。对涉密文件，应通过符合保密规定的方式提供电子文稿。

第二十三条 分送。根据实际需求选择合理的文件分送方式。原则上，集团内部采用邮件形式OA公示、分送电子版文件；对外行文根据发送范围做好纸质文件分送工作。其中，上行文由***办公室负责分送，其他文件由主办部门负责分送。

第五章收文办理

第二十四条 收文。对以集团为主送、抄送对象的文件，由***办公室按规定做好收文办理工作。各部门收到以集团为主送、抄送对象的文件，应及时转送***办公室作收文处理。各分子公司收到相关部门、行业协会主送、抄送的文件，需要及时转送***办公室作代收文办理；各分子公司收到外部合作单位重要经营性文件或是对公司发展有重大影响的相关函件，需报***办公室作代收文处理。

第二十五条 登记。***办公室收到文件后应按要求做好登记，并注明收到的具体时间。收发挂号件时，交接人员应当面清点核对，并及时办妥签收手续。

第二十六条 审核。收到需要办理的文件，***办公室应进行审核。审核的重点包括：主送、抄送对象是否合理；文种使用、文件格式是否规范。

第二十七条 拟办。需要办理的文件，***办公室根据内容和性质，及时填写收文办理单提出拟办意见，内容涉及几个部门的，应确定一个主办部门。紧急文件应及时、限时办理。

第二十 承办。承办部门接文后，应抓紧办理并及时回复办理结果，不得延误、推诿。对不属于本部门职权或不适宜本部门承办的文件，应当及时退回并说明理由。

第二十九条 督办。***办公室应负责督办工作。要建立督办工作机制，健全督办工作制度。

第三十条 归档。文件办理完毕，应当根据集团档案管理有关规定，及时收集文件定稿、正本和会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整。

第六章　附则

第三十一条　本办法由***办公室负责解释。

第三十二条　本办法自发布之日起执行，试行期1个月；原《集团公文管理规定》（资***集团发〔2017〕27号文）同时废止。

附件：1.******集团发文办理单

2.******集团收文办理单

3.******集团文件会签单

附件1：

***有限公司发文办理单  

***有限公司

收文处理单

    编号：

注：会签部门名称根据文件适用范围及实际需要选填。下载本文