费用报销手册

第一章 总述

1.1 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本手册。

1.2 本手册根据公司实际日常生产经营活动制定，将日常费用报销分为业务宣传费、差旅费、通讯费、工薪福利费、装饰装修费、办公支出及其他日常费用等,以下分别说明各项费用报销相关内容。

1.3 本手册适用于公司全体员工。子公司成员也可以依据本手册制订适合自身的规范。

第二章 广告宣传费报销

2.1广告宣传费涵盖内容

业务宣传费是指公司在从事业务宣传活动中所发生的各种支出。包括但不限于：1）公司依托视频传媒、报纸、车身、户外屏幕发布的广告制作费用；2）公司参加各种展会发生的参展费、产品展示费；3）公司发放宣传品、业务宣传资料费；4）公司举办其他业务宣传活动发生的活动费用。

2.2 一般情况下，广告制作需要与对方签订合同才可以开展业务，报销费用时依据签订合同的相应条款办理。费用报销审批时，使用关联单据形式附送事项审批表。

2.3 业务经办人员向对方索取时，在节约成本的情况下，尽量向对方索要专用。

第三章  差旅费报销

3.1 费用标准参照《公司差旅费报销管理办法》()。　

3.2 报销补充说明

3.2.1 为了减少审批环节，公司对于员工出差借款规定如下：1）中层(含)以上人员出差不予借款；2）其他员工出差所需费用在2,000元以上的经领导审批的允许借款，2,000元以下的不允许借款。对于特殊情况确需借款的，按借款程序办理借款手续。

3.2.2 报销差旅费中的住宿费时必须提供住宿，不得使用其他如餐饮、交通替代。

3.2.3 差旅费中的车船费、住宿费、市内交通费均需要提供真实时间的出差地当地的，不允许使用其他地方的代替。限额内餐饮补助的尽量使用出差地的餐饮费。

3.2.4 出差人员应妥善保管各类，如有遗失，一律不予报销。

3.2.5 报销差旅费时必须同时提供经过审批的出差申请单，申请单没有审批的，财务部不予审核。

3.2.6 一次出差费用一次报销，不允许拆分报销。

第四章  通讯费报销

4.1 此处所指通讯费包括员工移动通讯费和公司办公室固定电话费。

4.2 为了兼顾效率与公平的原则，员工移动通讯费的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准参照《祥源茶业移动通讯补助管理办法》。

4.3 移动通讯费补充说明

4.3.1 公司员工的移动通讯补助分部门集中报销，各部门负责人指定专人负责本部门通讯费报销事务。

4.3.2 公司员工报销移动通讯费时需提供正规的通讯费，预交话费等不能作为报销依据。

4.3.3 各部门负责报销的人员在次月10日前将本部门所有享受移动通讯补助同事的话费，按照公司规定的补助标准（高于补助标准按照标准数、低于补助标准按照实际发生数的原则），统一计算、汇总，填制一张费用报销单（附部门话费明细清单）进行报销。

4.3.3 费用报销单必须后附部门话费明细清单，格式如下：

公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司综合部统一报销固定电话费。综合部在报销电话费时需要同时提供话费清单。公司不鼓励员工在上班期间打私人电话，公司将不定期打印具体明细话费清单进行抽查。

第五章 交通费报销

5.1 此处交通费即指公司员工在市区内办公产生的交通费，不包括出差人员出差期间发生的交通费用。

5.2 一般情况下，员工因公外出尽量乘坐公共交通工具，如所办之事紧急需要用车可向综合部提出申请，在公司没有空车安排的情况下可以乘坐出租车。员工乘坐出租车，需要索取合法，凭票据实报销（大客户员工除外）。

第六章 办公支出报销

6.1 此处办公支出包括日常办公用品支出及办公设备支出。

6.1.1 办公用品包括但不限于：1）文件夹、资料册、档案盒、文件栏等文件管理类；2）订书机、起钉器、打孔机、电话机、裁纸刀、卷笔刀、剪刀等办公文具类；3）计算器、帐本、帐薄、单据等财会用品类；4）打印纸、会议本、便签纸等办公纸品类。

6.1.2 办公设备包括但不限于：电脑、打印机、点钞机、传真机、电视机、保险箱、投影仪、扫描仪等。 

6.2 为了合理控制费用支出，办公用品及办公设备由申购部门向公司综合部提出，由其指定专人负责统一管理、集中购置，统一报销支出。

6.3 报销办公用品及办公设备时必须附采购清单，采购清单上至少应有用品名称、数量、单价、金额等项目。对于办公设备，还应附上固定资产入库单。

第七章 装饰装修费报销

7.1 公司装饰装修费主要指办公楼、销售直营店及驻外市场部等场所的装饰装修费用。业务经办人员必须与施工方签订施工合同，按照合同约定支付款项。

7.2 业务经办人员在申请支付每笔款项时应取得对方开具的合法的（尽量为专用），在未取得全额前，一般情况下，不允许申请支付尾款。

7.3 施工合同应约定工程质保期，并应预留5%以上的合同款为质保金。工程竣工时，应安排熟悉业务的人员检验，并出具验收报告。

第八章 其他日常费用报销

8.1 其他日常费用是指除业务宣传费、差旅费、通讯费、交通费、办公支出、装饰装修费等以外的其他费用，具体包括但不限于：工薪福利费、业务招待费、培训费、资料费、公务汽车费用、专用汽车费用、运输费等。

8.2 其他日常费用由直接经办人凭票据实报销。

第九章  费用报销其他规定

9.1 经办人必须取得相应的合法办理报销。

9.2 经办人取得后必须当场仔细核对上的单位名称、开票日期、金额大小写、专用章以及上是否印有国家税务局监制的全国统一监制章。上的对方单位印章必须是专用章，其他印章如单位公章、财务专用章、业务公章、合同专用章等一律无效。申请资金支付时要求收款单位、开票单位和合同方三方保持一致。

9.3 经办人在填写资金使用申请表前必须与对方单位仔细核对其收款单位名称、开户行及账号。如果出现2次打款退回的情况，将暂停办理资金支付。

　 9.4 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间统筹安排如下：

   9.4.1公司财务部每周二、四为费用报销日。倘若当月的最后一个报销日在该月28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日改为当月28日。

   9.4.2 借支及其他业务不受以上时间，可随时办理。

9.4.3 为便于财务部门集中时间月末结账，自2013年1月1日起，公司每月财务结账日为当月28日，除驻外市场部人员以外，其他人员当月发生的费用（类似移动通讯费等除外）必须在当月28日前报销完毕，逾期将不予办理。驻外市场部人员如不能如期完成报销，可在次月15日前报销。

第十章  施行

本手册自发布之日起施行。

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