关于文件资料的编制、整理（分类组卷）与归档

一、对文件资料的总体要求

对文件资料的总体要求是：资料齐全、内容完整、数据可靠、编审规范。

（一）资料要齐全

除了电力工程质监大纲、各专业质量验评规程、电力工程达标投产考核标准中要求的文件资料都应该有以外，国家（土建）专业施工质量验收规范和《建筑工程施工质量评价标准》（GB/T50375-2006）要求的文件记录也应该有。如：土建各专业分部工程都应有隐蔽工程记录，还要求有必要的图象资料；应该有《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2001）附录A:施工现场质量管理检查记录，应该有勘测设计单位编制的工程质量检查报告等。这里强调下列的文件、记录与资料不可或缺：

1、《建筑工程施工质量评价标准》将以下分部工程的部分安全与功能检查项目作为评优的否决项目。

（1）地基及桩基工程：地基承载力、复合地基承载力及单桩竖向抗压承载力；

（2）结构工程：砼结构工程实体钢筋保护层厚度，钢结构工程焊缝内部质量及高强度螺栓连接副紧固质量；

（3）安装工程：给排水及采暖工程承压管道、设备的水压试验，电气安装工程接地装置、防雷装置的接地电阻测试，通风空调工程通风管道严密性试验，电梯安装工程电梯安全保护装置测试，智能建筑工程系统检测等;

2、对采购的产品有质量追溯要求的原材料、半成品和构配件（火电工程可参照《火力发电工程施工组织设计导则》附录W）。

3、建设部规定必须进行见证取样检测的8种材料和半成品。

4、重要施工项目、关键部位的过程控制记录、特殊过程控制记录和隐蔽工程验收记录（监理单位需要旁站的项目）。

5、能证明专业工程安全（如结构强度、耐久性等）与主要功能（性能）达到国家和行业规范及设计要求的文件和记录。

6、强制性条文实施的记录。

7、国家与行业法律、法规、规范、规程要求的记录。如工程建设合法性文件等。

（二）内容要完整

现场检查发现，许多记录资料都有，但内容不完整。其典型是：质量问题台帐、水泥钢筋质量跟踪台帐不完整，分部工程验评中缺少（或不详细填写）质量控制资料、安全功能检测报告与观感质量评价等。如工程要评优，承包合同中应明确质量目标以及各方责任，施工组织设计中应制定具体的创优措施。

（三）数据要可靠（真实、准确、与工程实际相符）

存在的主要问题有：

1、抗压强度试验报告不真实，压到超过设计强度一点就不压了，就出据报告（不是抗压极限强度）。殊不知，在进行砼强度检验评定时，均方差是小了，但如果是进行强度的非数理统计，砼强度平均值往往达不到设计强度值的1.15倍。

2、实际的偏差比较大,但填写的数值小。

3、砼未标养,但填标养。

4、该项试验未做,但填写“符合要求”。

5、未检查就填写“符合要求.”等等。

（四）编审要规范

1、文件名(标识)应是唯一的;文要对题;签字要注明日期;

2、 审批手续要齐全;正式出版的文件,监理要签认,否则就是无效文件;全部单位工程及重要分部工程,设计单位要签认;

3、应手工签字(私章、电子签名不行)；

4、见证取样检测应盖专用章，明确见证单位和见证人；试验报告应有计量监督认证CMA章；报告应有检测人、审核人、主任（技术负责人）三人签字；检测项目应齐全，符合有关要求；要有产品标准与试验方法标准及编号（而且应正确）；应有结论意见；

5、要签署意见（不应空白），意见应明确具体，不能只填“符合要求”，应填写符合什么标准或规范的某条某款的要求；

6、签字要工整，不要潦草。

7、其余见3.2

二、关于文件（记录）的编制

（一）文件(记录)的标识。

要保证其唯一性与准确性,现场检查经常发现文件的标题重复、错误及文不对题等情况。

（二）文件必须履行编、审、批手续。

包括内部审批手续和外部审查批准（确认）手续，审批手续不齐全的文件属无效文件。现场普遍存在、值得注意的问题有：

1、施工组织总设计：① 无项目主管上级审查与批复手续；② 无施工总承包单位时，应由建设单位（或委托监理单位）主持和组织各施工单位编制；

2、各标段施工组织设计，应由各施工单位项目部总工主持编制，交公司总工程师审批（内部审批手续）后，再交监理单位审查；

3、凡需要建设（监理）单位审查批准的文件，在其出版的正式文件封面上或记录中，必须有建设（监理）单位的签认手续，重要的文件还要加盖单位公章，在报审表上签署的意见不能代替对正式文件的签认。

（三）文件编制的内容应完整,深度应满足规范的要求

1、施工组织设计编制内容应符合《火力发电工程施工组织设计导则》及《电力建设施工技术管理导则》的要求；同时,应满足原国家计委计建设〔1997〕352号(95.5.7)《基本建设大中型项目施工组织设计(大纲)主要内容与编制要求》的规定，该规定与《火电工程施工组织设计导则》比较,增加了施工总部署(提出工程管理的各项目标、指标)、资金计划与项目管理(工程管理组织机构、管理机构职能职责、工程管理制度、目标控制措施、工程考核奖罚办法等)等内容,突出了以项目法人为中心的项目管理；

2、当以(标段)施工组织设计代替项目管理实施规划和质量计划时,应补充施工组织设计应编内容不涵盖的质量计划和项目管理规划要求的内容；

3、标段施工组织设计、各专业施工组织设计、各专业主要方案编制的内容也应该按两个导则的要求执行。现场检查经常发现其内容不够完整的情况；

4、要注意施工方案与作业指导书的区别，其编制要求和内容是不一样的。作业指导书是针对施工作业班组，某个分项工程(单一工种)编制的,而施工方案是由工地编制，针对多个工种共同完成的单位(或分部)工程;

5、施工(技术)记录、质量验收记录、隐蔽工程记录、现场检测报告与试验报告的内容应该完整,凡实际存在的、应该填写的都应该认真填写,不得空白；也不能简单地填写“符合要求”,应填写符合哪个规范标准,哪条哪款的要求,达到的具体指标。

6、水泥钢筋质量跟踪应有以下内容:厂家名称;出厂合格证件及编号;出厂(生产)日期;规格;等级;单位、数量;到货日期;复试报告及编号(水泥应有R3及R28)；宏观质量描述(外观质量检查情况)；领用单位；领用日期;领用数量(最后要归零);使用部位；使用数量;存在问题及处理情况。

7、质量问题台帐：每个质量问题的记录内容应该完整,一般应包括:①发生时间;②发生地点与部位;③质量问题简述;④责任单位责任人;⑤质量问题原因分析;⑥质量事故的类型(重大、普通、记录事故及可能造成的影响和损失);⑦处理方案、意见；⑧防范（预防）措施；⑨处理结果报验情况。

8、检验批质量验收记录填写应完整规范，可参照吴松勤主编的《建筑工程施工质量验收规范应用讲座》（验收表格）p55～56的要求及p62附表B提供的标准式样填写。现普遍存在的问题是：在“施工执行标准名称及编号”一栏中，普遍填写国家质量验收规范或电力行业土建专业质量验评规程，而未填写施工工艺企业标准。

9、分部工程验评记录存在的问题

①质量控制资料：在该栏目中应填写总共有多少份资料，符合要求的有多少份，并附具体的资料清单与核查记录。

＿﹍分部工程质量控制资料检查记录

与质量控制资料一样，应填写总共有多少份资料，符合要求的多少份（项），并附具体的资料清单与核查（抽查）记录。

＿﹍分部工程安全及功能检验资料核查与主要功能抽查记录

10、土建(专业)工程竣工验收应形成5个报告,即:①竣工报告(由施工单位编制);②竣工验收报告(由建设单位编制);③工程质量评估报告(由监理单位编制);④工程质量检查报告(有设计单位编制);⑤工程质量监督报告(由电力工程质量监督中心站编制)。

（四）文件内容应真实、准确、可靠，与工程实际相符合

现场检查经常发现，有未经检查就填“符合要求”，或实际偏差比记录偏差大的情况，个别甚至有弄虚作假（后补，造假）情况。如：砼试块未进行标养，试块强度十分接近，均方差很小等。

三、文件资料的整理（分类组卷）与归档

1、执行主要依据

（1）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002);(系通用性规范,有试生产及生产准备文件)

（2）《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001);(主要适用于房屋建筑工程与市政基础设施)

（3）《火电企业档案分类表(6-9大类)》(国电总文档〔2002〕29号)

2、文件资料的质量要求

（1）归档文件应为正本、原件。如系复印件应加盖原件提供单位公章；如原件只有一份，而许多卷册都需要时，应说明原件所在卷册；

（2）文件应采用耐久性强的书写材料（碳素墨水、蓝黑墨水），不得使用易褪色的书写材料，如：红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等；

（3）工程文件应字迹清楚、图样整洁、签字认可手续完备。(应手工签字,不应机打签字)。

3、文件的分类组卷与编目

（1）组卷原则

① 一个建设工程由多个单位工程组成时，施工文件应按系统、按单位工程组卷；

② 监理文件按文件类型（文种）组卷；

③ 各单位工程共有的原材料可单独组卷（含原材料质量跟踪台帐）；

④ 地基处理文件可单独组卷；

⑤ 设计变更、工程联系单、沉降观测记录也可单独组卷;

   ⑥ 建筑电气、智能建筑、电梯属建筑设备安装工程，不管谁干，都应归到土建专业相关单位工程档案中。如电梯分部工程应归在主厂房建筑设备安装工程中(单位工程编号004)

（2）分类号的规定

根据《火电企业档案分类表（6-9大类）》的规定，土建（含水工）施工文件分类号为804

8040 桩基工程（开、竣工报告，技术要求，图纸会审，施工记录，施工勘测，土岩试验报告，原材料试验报告，基础处理，质量验评，事故及缺陷处理，工程监理）；

 8041 热力系统建筑

 8042 燃料供应系统建筑

 8043 除灰系统建筑

 8044 水处理、供水系统建筑

 8045 电气系统建筑

 8046 交通运输系统、生产辅助、生活福利建筑

 8047 原材料证书（含出厂证件及复试证件）

 8048 设计变更、工程联系单

 8049 观测记录

注：分类号正在修改，如缺少脱硫（脱硝）系统等

（3）临时组卷的编目

① 临时组卷也应当有案卷目录与卷内目录，卷内文件应有临时流水号（用铅笔标在文件右上角）；

② 卷内文件的排列应按文件类型与时间顺序排列。

4、文件的归档要求

（1）施工文件由施工单位编制，交监理审查，修改合格后由施工单位向建设单位移交。

（2）归档时间：投产后45天内将整理完毕的全部挡案（含竣工图）向建设单位移交；有尾工的应在尾工完成后及时归档。

（3）归档要求：除文件资料本身质量应符合要求外，应做到：①目录齐全规范；② 资料规范统一；③文件中的不合格项已经关闭。

（4）归档范围：见① 06版达标投产考核标准附表6或DA/T28–2002附录A；

② 《建设工程文件归档整理规范》(GB50328-2001)附录A

就土建专业而言，还是以GB50328为好。该规范更适用于房屋建筑工程（申报鲁班奖的工程按此国标进行文件资料归档检查），具体见该规范附录A:建设工程文件归档范围和保管期限表，第三部分施工文件中的一、建筑安装工程。土建专业单位工程组卷内容宜为：①工程建设概况；②单位工程质量检查验收评定记录（五张表，应包括质量事故及问题处理文件）；③开工、竣工报告，竣工验收报告，质量保修书等；④声像资料（重要工程、隐蔽工程必须有）。下载本文