海外公司财务管理制度

一、目的：

    为加强海外公司的财务管理，规范财务工作，促进海外公司经营业务的发展，提高公司经济效益，根据国家有关财务管理法规制度和公司章程有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

    二、海外公司财务组织架构

1、上海总部全面负责海外公司财务管理、资金风险管控；

2、会计人员由上海总部委派或指定专人或兼职人员担任，履行海外公司结算会计岗位职责，目前由总部财务部会计兼任，具体负责事宜详见职责分工；

3、出纳人员由总部委派或指定专人或兼职人员担任，负责海外公司的资金收支办理工作。出纳岗位与结算会计岗位及海外公司负责人应履行“亲属回避制度”。

三、财务人员职责分工

（一）会计岗位职责：

1、每周周一督促海外公司出纳提交截止上周末的现金及银行收支明细账电子版，根据每笔收支明细登记入账，并对原始凭证（票据）进行整理，装订成册，妥善保管，；

2、负责日常采购付款的审批，严格按照总部财务部规定对采购付款进行审批，并对相关附件进行归档备案； 

3、每季度终了的次月5号前督促海外公司出纳寄回上季度会计资料，根据会计资料审核海外公司的每笔费用开支，对其合法合规性进行核查，如有异常及时汇总并上报相关领导；

4、按总部财务报表编制的相关要求，次月5号前编制财务报表；

（二）出纳员岗位职责：

1、负责海外公司银行款项、现金、支票的收支及核对，及时登记现金及银行收支明细账并每周周一将截止上周末的收支明细账电子版传回总部会计；

2、项目满足业主付款条件时 ，负责提供及相关付款手续提交给业主；项目付款及其他进款项进账，及时通知公司相关领导；

3、每日盘点库存现金，做到日清月结，帐实相符；每月末提供银行盖章的流水明细并与上海总部会计核对现金、银行存款余额；

4、每季度终了的次月5号前将海外公司上季度整理好的会计资料传回总部；

四、资金管理及审批

（一）资金使用权限

1、海外项目现场仅允许项目经理、现场经理及出纳有直接使用资金的权限；

2、项目采购必须经过总部审批方可执行；

3、单笔消费大于1000泰铢（200元人民币）时，必须向项目经理申请，经批准后方可消费；

4、单件消费大于10万泰铢的大额消费，如现场购买叉车，通勤车等大；项目经理必须向公司领导申请，否则总部财务将不予入账；

（二）项目采购及付款审批

1、除零星项目采购（单笔采购金额在5000泰铢以下）以外，任何项目采购与总部审批流程一直，均需进行合同审批及付款审批；

2、海外项目发生采购业务时，由项目经理或出纳向上海总部专管海外项目采购员提交采购合同及合同审批表，由该采购员走正常采购审批流程，审批完毕后将合同审批表及采购合同交总部财务备案；

3、海外项目需采购付款时，由项目经理或出纳向上海总部专管海外项目采购员提交资金申请单，由该采购员走正常采购审批流程，审批完毕后将资金申请单交总部财务备案，对于违规列支的采购付款，财务将不予入账；

（三）日常费用报销审批

1、项目现场的日常费用报销主要包含员工生活开支、房租水电、办公费、业务费、交通费、电话费等；

2、日常费用报销时的票据及单据要求与上海总部一致，需将票据整齐粘贴在粘贴单上并填写相关报销单（费用类的填写费用报销单，出差类的填写差旅费报销单），由于国外均为形式且为外文，要求报销人在背面注明开支项目内容、数量、单价及金额；

3、日常费用报销时至少需经两人以上审核，至少需经证明人及项目经理审核签字，出纳方可报销，否则总部财务每季度对原始凭证进行审核时发现不合规报销时将不予入账，且费用支出由出纳个人承担；

4、审核人在对报销进行审核时应严格按照费用报销制度执行，要求报销人对每张注明报销内容，除在报销单据上签字审核外还需在上签字。

（四）备用金借支管理

1、项目经理累计借款余额不得超过50万泰铢；现场经理累计借款余额不得超过10万泰铢；项目现场其他员工累计借款余额不得超过1万泰铢；

2、项目经理借支必须经上海总部财务负责人审批，出纳方可办理；

3、现场经理、出纳及其他员工借支必须经项目经理审批，出纳方可办理；

4、出纳取现，单日取现金额大于20万泰铢时需经项目经理同意。

五、授权审批

项目经理出差或其他原因长期不在项目现场，需指定代理人履行费用及采购付款审批职责，待返回项目现场后进行补签。

六、定期向总部财务报送的财务数据及资料

1、需在每周一提交截止上周末的现金及银行收支明细账电子版；

2、次月5日前提交上月银行流水明细扫描件（需银行盖章）及纳税申报表；

3、出纳应在每季度终了的次月5号前将海外公司上季度整理好的会计资料传回总部，最好由回国的同事携带回国或找可靠的国际快递公司快递回国，以免遗失；会计资料包含各类财务单据（费用报销单、差旅费报销单、资金申请单及借支单等）及相关票据、采购合同、银行对账单、纳税申报表等；

  五、该制度于2018年4月1日开始执行。

附件： 

                                      XXXXXXXXXXXXXXXXXXX有限公司

                                                 资产财务部

                                               2018年3月30日下载本文