【文字处理技巧】

1. 去除页眉的横线方法

第一种方法：选中页眉的内容后，选取“格式”选项，选取“边框和底纹” ，边框设置选项设为“无”“应用于”处选择“段落”，确定即可。 

第二种方法更为简单，当设定好页眉的文字后，鼠标移向“样式”框，在“字体选择”框左边，把样式改为“页脚”、“正文样式”或“清除格式”，便可轻松搞定。 

2. 在 Word 中快速选择字体

为了能够快速地选择字体，我们可以将常用的字体以按钮的形式放到工具栏上。

首先在 Word 的工具栏上单击鼠标右键，在右键菜单中选择最后一项“自定义”。然后在出现的自定义编辑界面中选中“命令”选项卡，再选择“类别”中的“字体”项。最后从右边列出的 Windows 已安装的字体中，选择常用的字体并用鼠标直接将它拖曳到工具栏上，这样在以后的使用中就可以快速选择字体了。 

3. 用 Word 实现快速隔行删除

先将全文复制 Word 中，按Ctrl+A 键全选，再选择“表格”下拉菜单中的“转换/文字转换成表格”，在弹出的对话框中，将“列数栏”定为“2 列”，将“文字分隔位置”选为“段落标记”，确定后便出现一个 2 列 n 行的表格，再全选表格，右击鼠标“合并单元格”。 

4. 清除 Word 文档中多余的空行

如果 Word 文档中有很多空行，我们可以得用 Word 自带的替换功能来进行处理。 Word 中打开编辑菜单，单击“替换”，在弹出的“查找和替换”窗口中，单击“高级”按钮，将光标移动到“查找内容”文本框，然后单击“特殊字符”按钮，选取“段落标记”，我们会看到“p”出现在文本框内，然后再同样输入一个“p”，在“替换为”文本框中输入“p”，即用“p”替换“pp”，然后选择“全部替换”，怎么样，多余的空行不见了吧。 

5. 同时保存所有打开的 Word 文档 

有时在同时编辑多个 Word 文档时，每个文件要逐一保存，按下 Shift 键的同时，单击“文件”菜单，大家看，已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令，这可就方便多了。 

6. 巧妙设置文档保护

在用 Word2000/XP 打印一份文件时，执行“工具”菜单中的“保护文档”命令，在弹出的窗口中选择“保护窗体”，然后设上密码。执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令，一切又正常了。 

7. 编辑长文件更轻松

将鼠标移动到位于垂直滚动条的顶端分割条，鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠标左键向下拖动，文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到相关内容，在下面编辑区找到相应位置，这样你就可以复制内容了，而不必来回切换。这种方法特别适合复制相距很远且处数较多的内容。 

8. 取消“自作聪明”的超级链接

当我们在 Word 文件中键入网址或信箱的时候，Word 会自动为我们转换为超级链接，如果不小心在网址上按一下，就会启动 IE 进入超级链接。但如果我们不需要这样的功能，就会觉得有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢？在 Word 中单击 ， “键入时自动套用格式”“工具→自动更正选项” 单击选项，将“Internet 及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“自动套用格式”选项，将“Internet 及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“确定”。这样，以后再输入网址后，就不会转变为超级链接了。

9. 巧设 Word 启动后的默认文件夹

Word 启动后，默认打开的文件夹总是“我的文档”。通过设置，我们可以自定义 Word 启动后的默认文件夹，步骤如下：

1、单击“工具”菜单中“选项”命令，程序将会弹出“选项”的对话框；

2、在对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档”；

3、单击“更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中，选择你希望设置为默认文件夹的文件夹并单击“确定”按钮；

4最后单击“确定”按钮，此后 Word 的默认文件夹就是用户自己设定的文件夹。 

10. 在 Word 中快速输入汉字偏旁部首

作为语文老师，在用 Word 编制练习时，常常需要输入汉字的偏旁部首。执行“插入→符号”命令，打开“符号”对话框，在“符号”标签下，将字体选定为“标准字体”，“子集”选定为“CJK 统一汉字”，你就会发现下面的汉字是按偏旁部首排列的。每一类汉字都是以该类汉字的偏旁部首开始的，选中你需要的如扌、攵、氵等偏旁部首，按“插入”按钮就行了。

 11. 将 Word 表格巧妙转换为 Excel 表格

先打开带表格的 Word 文件，接着选中整个表格，先将光标放在表格的任一单元，在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。把光标移到上面再单击，整个表格的字会变黑表示全部选中，单击右键，在出现的菜单中选择“复制”；然后打开 Excel，再单击右键，在出现的菜单中选择“选择性粘贴”，在出现的对话框中有 6 项菜单可选，选择“文本”并确定就行了。 

12. 巧存 Word 文档中的图片

想把Word文档里的所有图片全部保存到自己的电脑里，可以按照下面的方法来做：

方法一：打开该文档，选择“文件”菜单下的“另存为 Web页”，指定一个新的文件名，按下“保存”按钮，你会发现在保存的目录下，多了一个和 Web 文件名一样的文件夹。打开该文件夹，你会惊喜地发现，Word 文档中的所有图片，都在这个目录里保存着。

方法二：打开PPT，复制想要的图片到PPT幻灯片中，再另存为即可。

13. 在 Word XP 中巧输分数

启动 Word XP，选择“插入”菜单下的“域”命令，出现“域”对话框，在“请选择域类别”的下拉列表中选择“等式和公式”，“域名”项选中“Eq”，然后单击“域代码”按钮，单击“选项”按钮，在“开关”中选择“F”，按下“添加到域”，在下面的“域代码”中添加上分子和分母，如 EQF12，连按两次“确定”回到 Word 编辑窗口，这样分数制作就完成了。 

14. 快速输入大写数字

由于工作需要，经常要输入一些大写的金额数字特别是财务人员，但由于大写数字笔画大都比较复杂，无论是用五笔字型海狮拼音输入法输入都比较麻烦。后来偶然发现，利用Word 2000 可以巧妙地完成：首先输入小写数字如“123456”，选中后从“插入”菜单中选择“数字”命令，选择“壹，贰，叁”项，点击“确定”即可，或者你也可以直接在“数字”对话框中输入数字。 

15. 在 Word 文档中插入 MP3 文件

在 Word 文档插入声音文件，一般采用“插入”菜单下“图片”选项中的“剪贴画”，从“剪贴库”中选取插入。但是，这种方法插入的声音文件只限于 WAV 和 MIDI 文件。要插入MP3 格式的声音文件，可打开 Word 文档，把光标移到你要插入声音文件的位置，选择“插入”菜单下的“对象”选项，在打开的“对象”对话框中，选择“由文件创建”活页卡片，点击“浏览”按钮，从打开的“浏览”对话框中找到准备插入的 MP3 文件，并确定。当“浏览”对话框自动关闭后，点击“由文件创建”活页卡片中的“确定”按钮，稍等一会儿，插入点就会出现 MP3 文件的图标，双击它即可播放。但必须说明，在此操作之前必须在 Windows 中使 MP3 文件与你的 MP3播放器建立关联。

16. 在英文状态下快速输入中文标点符号

在输入中文过程中，经常会遇到一些英文单词或句子，此时许多人会将中文输入法切换为英文输入法来输入英文。这样一来，标点符号也成英文的了，输入标点符号时，还要再将输入法转为中文，十分麻烦。有没有简便的方法呢？当然有。Office2000 为用户提供了 12 组输入中文标点符号的快捷键，不管在任何输入法状态下当然包括英文，只需按下快捷键，即可输入中文标点符号，省去了来回切换的麻烦。需要请大家注意的是：“:”等标点符号的中英文方式看似一样，其实是有区别的。

17. 为 Word 添加小助手

通过在工具栏上添加“属性”的方法，可快速查看文档的详细信息。

 1.单击“工具”菜单，从其下拉菜单中选择“自定义”命令，打开自定义设置窗口。

2.在自定义设置窗口中，选择“命令”项。在其下面的“类别”中选择“控件工具箱”，然后在右边的“命令”中选择“属性”项。

3.双击“属性”项并将它拖动到工具栏上。这样在 Word 的工具栏上，就出现了“属性”项。 

当我们在 Word 中需要查看某个文档的详细信息时，只要单击工具栏上的“属性”项，那么文档的创建时间、修改时间、文档大小、创建人等详细信息就会出现了，也可以根据自己的需要，添加、修改文档的主题、作者、备注等信息。 

18. 找回 Word 中的菜单栏

首先，在工具栏右击，在弹出的菜单中单击“自定义”命令。再单击“命令”选项，然后在“类别”列表框中拖动滚动条，找到“内置菜单”单击。这时我们就可以在右边“命令”列表框中看到我们熟悉的“文件”“编辑”等菜单了。

19. Word 也能“自动求和” 

在 Word2000/XP 的表格中，可以使用“自动求和”按钮。当然，这需要你事先把该按钮请出来，其方法是： 

1.在“工具”菜单中，单击“自定义”命令。 

2.选择“命令”选项，在“类别”框中，单击“表格”；在“命令”框中，找到并单击“自动求和”，然后用左键将它拖放到常用工具栏中的适当位置。 

3.关闭“自定义”对话框。 现在，把插入点置于存放和数的单元格之中，单击常用工具栏中的“自动求和”按钮，则 Word 将计算并显示插入点所在的上方单元格中或左方单元格中数值的总和。当上方和左方都有数据时，上方求和优先。 

20.轻松保存 Office XP 的用户个性化设置

在“开始/程序”中找到“Microsoft Office 工具”，启动其中的“用户设置保存向导”。再点击“下一步”按钮，程序立即搜索已安装 Office 组件。然后选择“保存本机的设置”，再点击“下一步”按钮。程序提供给你两种保存方式：设置保存到 Web”和“将设置保存到文件”。选择后一项，并用“浏览”按钮选择保存的路径。最后点击“完成”按钮，程序在保存路径中生成一个后缀名为 OPS 的文件。这个文件包含的就是用户的设置信息。要恢复设置时，启动软件，选择 “将原先保存的设置恢复应用到本机上” ，指定设置信息文件的路径，点击“完成”就恢复了。 

21. 在 Word 中快速“粘贴” 

在 Word2000/2002 中要进行粘贴操作时，最常用的是按“粘贴”或按快捷键 Ctrl+V。其实还有另一种方法更方便。执行菜单命令 ， “工具→选项” 在打开的对话框中单击“编辑”选项，单击“用 INS 键粘贴”前的复选框，之后再单击“确定”按钮来关闭该对话框即可。以后再需要执行粘贴操作时，只要按一下键盘上的 INS 键即 Insert 键就能快捷实现粘贴了。

 22. 快速转换英文字母的大小写

在 Word2000/XP 中编辑文档时，如果需要将以前输入的英文单词或句子由小写转换为大写，或由大写转换为小写，遇到这种情况大家可能都是先将原来的单词或句子删除，然后用大写字母或小写字母重新输入一遍。其实不用这么麻烦，只要把光标定位到句子或单词的字母中，然后同时按下“Shfit+F3”快捷键，此时如果原来的英文字母是小写的，就会先把句子或单词的第一个字母变为大写，再按一次快捷键，现在可以发现整个句子或单词的字母都变为大写了，再按一次就变回小写，每按一次快捷键字母的变化依此类推。

23. 锁定 Word 表格标题栏

Word2000/XP 提供给用户一个可以用来拆分编辑窗口的“分割条”，位于垂直滚动条的顶端。要使表格顶部的标题栏始终处于可见状态，请将鼠标指针指向垂直滚动条顶端的“分割条”，当鼠标指针变为分割指针即“双箭头”后，将“分割条”向下拖至所需的位置，并释放左键。此时，Word 编辑窗口被拆分为上下两部分，这就是两个“窗格”。在下面的“窗格”任一处单击，你就可对表格进行编辑操作，而不用担心上面窗格中的表格标题栏会移出屏幕可视范围之外了。要将一分为二的两个“窗格”还原成一个窗口，可在任意点双击“分割条”。 

24. 快速打印 Word XP 的快捷键列表 

单击“工具”菜单，选择“宏”子菜单中的“宏”命令。弹出宏设置窗口，在“宏的位置”下拉框中，选择“Word 命令”项。在“宏名”框中，单击“ListCommands”命令。单击右边的“运行”按钮。这时弹出“命令列表”对话框，单击“当前菜单和快捷键设置”单选钮，单击“确定”按钮。你会看到 WordXP 自动创建了一个新文档，里面就是所有 WordXP的快捷键信息。最后只须单击“文件”菜单中的“打印”命令即可打印出来以备查询。 

25. 公式的颜色也能变 如果是在 Word2000/XP 中，那么用公式编辑器先编辑好一个公式，选中它，点击“绘图工具栏”中的“阴影设置”按钮，选择其中的“阴影样式 18”，然后再次点击“阴影设置”按钮中的“阴影设置”选项，弹出“阴影设置”工具栏。点击最右侧“阴影颜色”倒三角，打开调色板，选择合适的颜色。然后用中间的四个按钮，小心调整阴影的位置，使阴影与公式重合，公式的颜色就会变成你想要的了。如果是在Pwerpoint2000/XP 中，那么在选中公式之后，点击“显示图片工具栏”中的“重新着色”工具，打开“图片重新着色”对话框，将公式颜色变成自己想要的颜色就可以了。 

26. 压缩 Word2002 文档中的图片

通常情况下，图文混排的 Word 文档一般都比较大，若要减小文件的体积，可以利用 Word2002 提供的图片压缩功能来实现。先打开图文混排的 Word 文档，选择“视图”→“工具栏”→“图片”命令，在“图片”工具栏点击“压缩图片”按钮。在弹出“压缩图片”窗口时，你可以根据实际需要来指定是压缩文档中所选定的图片还是压缩文档中所有的图片，将“压缩图片”复选框勾选，然后点击“确定”按钮即可。注意：在“文件”菜单的“打开”或“另存为”对话框中，选择“工具”→“压缩图片”命令也可以打开“压缩图片”窗口；另外支持混排文档图片压缩的还有 Excel 和 PowerPoint。

 27. 让任务窗格快速启动

在使用 Word2002 的时候，经常要使用到任务窗格，要让任务窗格快速启动，具体的设置方法为：单击“工具”菜单，选择“自定义”菜单命令，打开“自定义”设置窗口。在“自定义”设置窗口中，单击下面的“键盘”按钮。然后在弹出的“自定义键盘”设置窗口中，选择“类别”下面的列表框中的“视图”，在 “命令”下面的列表框中，选择“ViewTaskPane”命令。在中间的“指定键盘顺序”下面的“请按新快捷键”中，敲入你设置的快捷键，比如敲入“CtrlP”，然后单击“指定”按钮。这样你就为你的 Word 任务窗格设置了快捷键，需要打开时，只要按下“CtrlP”，任务窗格就会迅速地出来了。当不需要时，再按一下“CtrlP”，任务窗格就会消失了。 

29.在 Word 中用剪贴板的内容进行替换

先将要替换的对象复制到剪贴板，打开“编辑”菜单下的“替换”，在出现的“查找内容”框中输入要被替换的文字，将光标移入“替换为”框中，单击“特殊字符”按钮看不到该按钮，可先单击“高级”按钮，在菜单中选择““剪贴板”内容”或在“替换为”框中直接输入也可以。最后根据需要，单击“替换”或“替换全部”就可以了。 

30 Word2000/XP 能够即点即输

大家在使用 Word2000/XP 时肯定遇到过这样的情况：就是输入了一些文字后，接下去要空一些地方，然后再输。此时一般的人肯定选择敲回车和空格的方式来空出一些位置，其实你只要在需要输入的地方双击鼠标左键，这样光标就会在此处闪动，可以直接输入内容了，省去了敲回车和空格的麻烦。 

31. 取消 Word 文档中的超链接 

一种办法是利用“撤消自动套用格式”消除下划线。单击工具栏上的“编辑”菜单，然后从其下拉菜单中选择“撤消自动套用格式”命令，这样就会消除网址下面的下划线了。

另外就是关闭“自动更正选项”中的添加下划线功能，从根本上杜绝了网址下面的蓝色下划线出现。操作方法如下：单击工具栏上的“工具”菜单命令，然后选择“自动更正选项”命令。在弹出的“自动更正”设置窗口中，单击“键入时自动套用格式”选项，然后在下面的列表框，将“Internet 及网络路径替换为超链接”项前面的“√”取消，单击“确定”就可以了。 

第三种方法是组合键取消：CTRL+SHIFT+F9。

32、使用 F1～F12 键让 Word 操作更快捷 

F1：打开帮助。

ShiftF1：打开帮助工具小问号。 

F2：剪切选中的文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴剪切的文本。

ShiftF2：复制选中文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴复制的文本。

AltCtrlF2：打开文件。

CtrlF2：打印预览。

AltShiftF2：保存文件。 

F3：输入某条“自动图文集”词条的名称后，按下此键，即可将名称转换成该词条。

ShiftF3：切换选中的西文字符的大小写。 

F4：重复上一步操作。AltF4：关闭所有文档，若没有保存，将提示保存，并退出 Word。 

F5：打开.下载本文