Psychological Barriers and Adaptations from College Graduates as Cub Secretaries

Sectary-majoring in Foreign Affairs   LiangSi

Ａbstract:In recent years,more and more students majoring in sectary will work as sectaries. Although they have solid theoretical foundation and strong professional operational capacity,they are still feel confused and uncomfortable.Because of this, some of them have changed their jobs.This thesis tries to discuss and analyse the problems about psychological barriers and how to adapt it when they work as sectaries.

Keywords:college graduates；sectary；psychological barriers ；adjustment

1. 引言

所谓初任秘书，是指刚从事秘书工作的人员。他们或是刚从学校毕业从事秘书职业，或是刚从其它工作岗位转换到秘书工作岗位的。由于他们所处的环境、接触的对象、工作的内容及性质都发生了急剧变化，因而极易导致心理的严重不适应。尤其是在当今社会变化大、竞争激烈的时期，这种不适应状况就更为普遍和突出。这种心理状态如果不能及时得到调整，不但对工作十分不利，对自己的身心健康也会带来损害甚至会影响终生的发展。而刚从学校毕业走入社会的大学生，没有丰富的社会工作经验、也没有处理复杂人际关系的技巧，他们将会遇到比其他人更多的困难。在这样的情况下，拥有一个好的心理素质是非常有帮助的。本文将从以往的新任秘书所遇到的问题入手，找到克服不良心理因素的办法。帮助大学生在秘书的工作岗位上更好的发挥自己的所学。所以笔者认为很有必要认真研究和解决新任秘书的心理障碍以及调适问题。我国学者从不同角度，提出了关于解决秘书心理障碍的方法。学者们从心理学的角度概括了秘书心理障碍的表现，及分析了秘书产生心理障碍的原因，并从中找出解决这些心理障碍的调适方法。然而必须指出的是：到目前为止，我国关于秘书专业的大学生就业时的心理研究还是很缺乏的。对其研究主要存在以下不足之处：（1）很多研究都是关于已经在秘书行业工作很多年的秘书产生的心理问题，而不是刚刚毕业就从事秘书行业的大学生的心理问题。（2）一些学者只是停留在心理学方面的研究，而没有结合秘书这个特殊职业分析所产生的特殊心理障碍（3）偏重于书本上的研读，缺少实际的调查，特别是针对文秘专业学生的问卷调查。

    秘书是个特殊的职业，需要扎实的技能素质。更需要良好的心理素质。这样的研究对于即将毕业从事秘书职业的大学生来说十分有益，其理论和现实意义也是很重要的：一方面有助于大学生们提早做好心理准备，更重要的是平时注重心理素质的锻炼。为将来的工作奠定基础。另一方面也可以为设置有秘书专业的高校提供培养方向的参考。今后可以更加注重学生心理素质的培养，在课程设置上应多安排心理课程、社会实践活动。

2. 心理障碍的具体表现

2.1 焦虑、压抑

企业秘书从事的大多是琐碎单调的工作, 往往由于工作压力过重或因自己的成就动机得不到及时满足而产生焦虑心理, 其表现为: 经常疑惑忧虑、怨天尤人, 无缘由地自忧自叹, 因微不足道的小事而烦恼不安; 遇到突发事件时更是不知所措, 丧失应变的能力。同时, 企业秘书工作繁重、琐碎、辛苦, 有时还不为人们所理解, 企业秘书就容易产生压抑感, 觉得低人一等, 尤其是遇到领导的批评或冷遇时, 更会助长这种不良情绪。压抑心理一般表现为情绪低落、行动迟缓、态度冷淡, 工作缺乏主动和热情, 严重者可能发展为郁郁不乐, 爱发牢骚, 萎靡不振等。长此下去, 会使秘书变得颓废、沮丧和消沉

2.2 嫉妒、依赖

嫉妒是一种意欲破坏他人名誉而心怀怨恨的不良心理。有些企业秘书人员在看到自己身边的同事被提拔、重用或在某些方面超过自己时, 就难免有一些嫉妒产生。而嫉妒往往使人变得偏激, 心理紧张, 说话办事容易带有攻击性倾向。另一方面, 企业秘书的工作性质决定了企业秘书活动是一种辅助性的服务活动, 必须以领导活动为中心进行, 具有很大程度的受动性,如企业秘书人员不能正确认识和处理被动与主动的关系,在工作中不注意发挥自己的主观能动性, 就会习惯于“你推我动”的工作方式, 久而久之易形成一种依赖心理。依赖心理是一种完全依靠他人而不能自主和自立的不良心理。有依赖心理的人, 往往唯上是从, 表现为对领导一味地顺从、依从或盲从, 即使别人错了, 他也不提出异议。这种不良心理, 往往使之不思进取, 更谈不上创新, 因而工作无生机, 也无成绩。

2.3 自卑、自傲

自卑或自傲实质上都是因不能正确认识和了解自己而造成的一种心理失调, 但在形式上却表现为两种截然相反的心理状态。在实际生活中, 有的秘书过高估计自己的能力, 常常是“眼高手低”, 大事做不好, 小事不愿做, 受到批评或遇到挫折后又不能正确对待, 甚至变得自视甚高, 目中无人; 有的则相反, 在遇到挫折或受到打击后便信心全无, 意志消沉, 得过且过。

2.4 忙于事务, 无成就感

企业秘书每天上下班, 整日忙忙碌碌, 接待、接电话、编写信息、打印材料等, 其中很大部分是一些程序化、重复化的工作, 日复一日, 年复一年。在企业里这些工作算什么呢? 没有创造出直接的价值, 有什么样的地位呢? 有的部门对外联系, 搞了几个项目; 有的部门经过攻关, 开发了几项科研成果; 有的部门经过改革, 搞了一些技术。而秘书人员, 虽然看起来事务工作做了不少, 好像什么事都参与了, 但又好像什么事都与自己无关。繁琐的事务、杂乱的事项, 功劳薄上却找不到哪些是秘书或秘书部门所为。

2.5 孤僻

作为领导身边的工作人员,秘书容易与其他的同事产生距离,主要有两类,一类是孤芳自赏、自命清高的,认为其他人庸俗浅薄,不愿与他人接近、不合群;另一类是因秘书主要是在领导身边工作这一特殊性质,与其交往的人甚少。这些都会造成秘书孤僻心理的形成,从而影响秘书人际交往活动的开展,对秘书工作中的信息沟通和交流带来很多负面作用。

2.6 缺乏足够职业动力，精力投入不足

有些秘书缺乏应有的工作动力和敬业精神，仅仅把工作视为谋生的手段，内在的动机、需求和动力没能被有效发掘出来。在行为模式中，习惯性地应付职业工作，缺乏积极性、主动性和创造性。更有甚者，还时常借口身体不适或家人生病而迟到、早退、缺勤等等。而且有的认为秘书做多做少功劳都不是自己的，因而多干也是白干，干脆能少干就少干，能不干就不干，精力投入明显不足

3  造成心理障碍的原因

3.1 客观原因

3.1.1  秘书的工作特点

首先, 秘书服务对象具有特殊性。秘书服务的对象大多为领导、企业家或职业经理人, 他们既是秘书人员服务质量、水平的主要评判者, 也是秘书人员个人前途发展的重要操纵者, 是人群中最难服务的一群。这个阶层非常特殊, 具有位高、权重、金钱多、能力强等特点, 但这些对于他( 她) 的秘书而言却不一定是好事。位高就有官气, 难沟通; 权重就有傲气, 难说话; 钱多就有娇气, 不能委屈他; 能力强要求就高, 对别人的满意度就低, 或者叫你相形见绌。结果使企业秘书所做的辅助性、服务性工作变成了“要求高、难度大、满意度低”的工作。其次, 企业秘书工作具有综合性———内容的多向性、角色的多样性、涉及事务的复杂性。随着现代社会生活节奏的加快, 企业之间竞争的日益加剧, 企业秘书工作的强度、难度、速度、深度和广度都在提高, 要求企业秘书是多面手, 不仅会说会做会写, 而且说的做的写的要多快好省。再次, 企业秘书工作在一定程度上具有被动性和压抑性特征。秘书工作的辅助性质和从属地位决定了它存在着被动性的一面, 作为领导者的参谋和助手, 秘书部门和秘书人员必须按领导意图办事, 不能自行其是, 工作性质决定了秘书人员的能力与地位、贡献与评价常常不相称, 有时实在是非常辛苦, 得到的结果却是非常委屈, 需要比较好的心理承受力; 而企业秘书的机要性质, 工作内容又多半不能对外宣泄, 保密性强, 这样也使得企业秘书心理负荷比较重

3.1.2  办公室人际关系复杂

秘书人员直接服务于领导的特殊角色, 往往会令一些思想素质不高的同事产生嫉妒心理。所以,秘书人员往往会遭遇本部门一些同事的冷嘲热讽、离间中伤, 从而导致企业秘书人员的心理失衡。办公室尽管是个公开场合, 看似平静, 实则是一个激流暗涌的小世界, 人际关系复杂, 同事与同事之间难于沟通, 各自为保全自身的利益而明争暗斗, 一不小心你就会陷入别人设好的暗流中, 遭人暗算。这样的工作环境, 使人的心理常常处于高度紧张状态, 对秘书工作和秘书的心理健康带来了许多不利影响。

3.1.3  传统观念的消极影响及外界环境对秘书的心理状况具有直接的影响作用

当今社会, 许多人对于秘书的界定都存在不同程度的偏见。有的人认为秘书是领导的“高级保姆”, 认为秘书为领导服务没有界限, 从日常工作到家庭事务都要为领导提供服务, 是一种不需要什么专长, 只要会察言观色就行的角色; 有的人认为秘书人员是坐办公室的, 只不过管些收收发发抄抄写写、迎迎送送之类的小事, 没什么特别重要的任务, 坐在办公室里清闲自在;更有甚者, 一些庸俗或者非常错误的观点把男秘书视为酒保、把女秘书视为花瓶, 认为秘书职业就是一种陪待工作或者是应酬工作, 极端地贬低了秘书职业的作用, 丑化了秘书职业形象。这些关于秘书角色的错误观点是必对企业秘书人员的心理有较大的冲击。

3.1.4 企业信任的缺乏

刚刚毕业的学生，企业对他们的信任程度都不是很高。因为是新人而且是经验不足的毕业生，企业自然不放心将重要的事情交给秘书办。中国的民营企业绝大多是由建立在血缘关系基础之上的“家族式企业发展而来的，这种企业在发展的初始阶段有着较强的生命力与向心力，但当企业发展到一定规模特别是推行公司制之后，随着市场经济全球化进程的加快和各行各业竞争的日趋激烈，其弊端就显现出来了。比如，权力相对集中的管理方式与决策，使得企业在用人方面相对封闭， 不到万不得已不用外人，一旦外来人员做了办公室的秘书，因其位居企业中心， 有可能涉及企业的高端机密，所以自然对其怀有戒心，处处设防。不仅仅是企业，一些事业单位、机关部门都存在对新秘书不信任的现象。他们无法开展工作施展才能，并因此而倍感失落，于是，离职之心、去留之意自然就萌生了。

3.1.5 工作负担重，待遇低，前景渺茫

大多数民营企业规模小、经营灵活，有着“船小好调头”的优势，但也存在着资本小、经营无序、管理粗糙、目标定位不明确、企业发展前景模糊等不足。基于此，私人老板雇工时总要求一个顶俩或一人身兼数职，如要求秘书既是“笔杆子”又是公关人员，既是会计、内勤、译员、打字员又是驾驶员，让他们一刻不得闲。而这些秘书从业者的月平均收入如何呢？ 据抽查一般为６００～８００元，试用期减半。由于用人制度不逗留，工作起来也只满足于学舌、跑腿、扫地、打水，敷衍塞责而已。实际上当代大学生都是胸怀大志、希望有所作为的，但苦于目前的就业困境，在小企业工作也是权宜之计，于是身在曹营心在汉，一只眼睛盯着就业市场，时刻在寻找自己的位置，因此频繁跳槽也就不足为奇了。

3.1.6 文秘专业课程设置存在四大偏差

第一，课程设置重视“做事”，轻视“做人”。第二，“做事”的课程重视“办文办会”，轻视“打杂”。第三，教沟通的课程重视文字沟通，忽视口头沟通。第四，教办文的课程重视行政类公文写作，轻视商务类信函写作。

3.2 主观原因

3.2.1 秘书角色意识的缺乏

当代秘书教育一改过去师傅带徒弟的“作坊式”培养模式为科学规范的学院式培养模式，但是最大的不足是学生缺乏实践锻炼，秘书工作经验严重不足。虽然各职业学校在实践教学方面下足了工夫，如设置模拟仿真教室、鼓励学生参与社会实践等，但从根本上讲学生还是缺乏内在真实的角色体验，不能立足秘书角色去思考问题与解决问题，不能使自己的一言一行完全符合秘书职业特征和秘书角色的要求。这些主客观原因阻碍了初任秘书者很快进入角色，逐步走向成熟。如果不克服这些障碍，就会对秘书的心理造成强烈冲击，使其感到工作没趣味，没有成就感，从而陷入无望的泥潭。

3.2.2 角色冲突

当一个人改变原来的角色, 担任新的角色时, 新旧角色之间就会产生矛盾, 即为角色冲突。就业之前, 大学生是学生角色。角色任务就是学习知识, 正常接触的人就是老师和同学, 较为单一。而当秘书以后, 角色任务就是创业, 为不同的对象服务，所接触的人是不同领域、不同层次的人群。所以这两种角色会产生一定的冲突。如果不能很好解决冲突, 秘书就很容易出现不良的心理现象

3.2.3 秘书良好心理品质的缺乏

秘书个人性格、品行、情感等方面的缺陷是导致其产生心理挫折的又一主观原因。一些不良的心理因素对秘书心理影响是非常大的, 如自卑、自大、多疑、嫉妒等都是产生心理挫折、出现人际关系紧张的原因。有些秘书不敢正视自己, 不能掌握正确的心理调适方法, 从而产生恶性循环, 即带着心理障碍去工作, 导致工作不能正常开展, 而工作上的不顺, 受挫折又会使原来的心理障碍更为加深, 从此陷入这一误区中不能自拔。

3.2.4 秘书自身知识和能力的欠缺

秘书工作头绪多，事务杂，范围广，接触众，尤其是新世纪的秘书工作范围大大拓宽，几乎包罗万象。秘书在工作中会接触到政治、文化、经济、法律等各方面的知识，这就需要秘书智能结构的优化，具备广博的知识，这样才能在工作中游刃有余，适应日新月异的发展形式。所以如果秘书自身知识匮乏和能力不足，就难以适应工作的需要。如果说因客观原因造成工作出错，那么秘书至少还有抱怨的借口，但若因自身的主观原因，能力不够而导致工作受阻，那秘书在心理上除了要承受失败的痛苦外，更增添了一份内疚和自责，长此以往，容易产生心理障碍。

3.2.5 秘书在校期间缺乏社会实践的锻炼

在校期间，学生们注重秘书专业知识的学习，包括公文、礼仪、会议安排等。却忽略了到社会上去学习，将在校所学的知识运用到实际的工作中，并找到不足之处。

4 克服心理障碍的对策

4.1 正确认识和对待挫折 

首先要正确的看待工作中遇到的挫折，不要逃避；正视困难，才能够解决困难。勇于自我反省，不断找出差距。秘书必须增强自我认识，善于随时回顾自己的言行，不断在反思中增长智慧和才干。同时秘书也应当正视竞争，参与竞争，在竞争中提高素质，在竞争中增长才干，在竞争中奋发进取。消除自命清高的心理。庄子曾说:"水至清则无鱼，人至洁则无朋。"在交往中，如果总是孤芳自赏，看到的只是自己的长处和优点，而看不到别人的长处优点，这样是很难与别人相处的。而且每个人都有自尊心，别人绝不会因为你过于清高而敬佩你，有求于你，相反会疏远你，长期下去只会增加自己的心理负担。

4.2 积极加强自身的性格修养 

   要有宽阔的胸怀，形成正确观念。以宽广的心胸，接纳别人的成绩，把它作为自己不断努力的心理鞭策。要学会宽容。在工作中，人们相互之间的摩擦是不可避免的，但秘书应该表现出一种宽大的胸怀，不斤斤计较个人得失，这样才能利于工作的开展，锻炼自身的求同存异的能力。人们在工作中能力是不同的，秘书对待那些比自己有才能的人应该取人之长，补己之短，绝不能心胸狭窄、故意难； 还要有一个平和的心态。一个文稿的形成过程是"苦心智，劳筋骨"的过程，也是知识和阅历不断丰富的过程。看到自己的决策建议被领导采纳，看到自己写出的材料被报刊发表，或者被部门的同志赞许，要经常有满足感。

4.3 参加多种活动，丰富自己生活

培根说:"嫉妒是一种四处游荡的情欲，能享有它的只能是闲人，每一个埋头沉入自己事业的人，是没有功夫去嫉妒别人的.”不断丰富自己的业余文化生活，使自己的生活充实起来。 

4.4 要有无私奉献的精神，树立服务意识，消除信任障碍 

在工作中积极负责，勤勤恳恳，任劳任怨，不因工作琐碎，繁重而厌倦，也不因默默无闻而抱怨。甘当助手，甘居幕后，不求闻达，不越权行事。对于企业的不信任，秘书应该尽力做好自己的本职工作。为企业创造更多的价值，不做伤害企业利益的事情。不擅自主张做超出自己权利范围之外的工作。秘书应该成为领导的手、领导的眼、但却不能成为领导的脑。

4.5 努力建立良好的人际关系  

在现实生活中，人们在工作中的矛盾往往是因为人际关系的矛盾而产生的。人们相互间的猜疑、嫉妒、互不信任的隔膜心理是造成心理挫折的重要因素。因此增强人们相互间的合作协调关系，增强相互间的理解、信任与尊重，消除人们相互间的敌视心理，对于克服心理挫折具有十分重要的影响。

4.6 不断完善自身的智能结构  

秘书可以说是一个多面手，各个领域的知识都要懂一些。只有这样秘书才能更好的为领导出谋献策。秘书在平衡和扩展各个领域知识的同时，还要注意有所偏重。因为某些领域是秘书工作涉及比较多的而有些则较少涉及。对经常涉及的领域，则要全面具体的了解，而那些不经常碰到的则可以大概搜集一些重要信息。

4.7 要正确认识秘书工作的被动性

认清自己的角色位置，摆正被动与主动的关系，充分发挥它的主动性与创造性。既要善于发现问题及时提醒领导考虑;又要开动脑筋，钻研业务，敢于进行改革，提高工作效率;还要勇于去接受新工作，开拓新的工作领域; 但同时要有强烈的工作热情。对任何工作如果缺乏热情，缺乏执着的追求，就会感到工作枯燥无味，日复一日，年复一年，就会有厌倦的情绪。如果以饱满的热情投入工作，它不仅会给人以成就感，同时能给精神带来极大的愉快。 

4.8 确定适度的抱负水准

一个人只有正确认识自己，对自己有一个客观评价，才能在此基础上为自己确定适度的抱负水准。如果没有抱负，就会无所事事、碌碌无为；如果对自己缺乏正确评价，抱负过于远大，受自己的能力或客观条件的制约无法实现时就容易产生种种挫折体验。初任秘书人员应该在充分认识自己的基础上，确立适当的抱负水平，并将自己的抱负同自己所从事的秘书工作结合起来，争取在追求企业目标的过程中实现自己的理想抱负。

5 结语

对于初任秘书的人来说，自身的能力不仅重要，良好的心理素质对秘书工作来说更重要。健全的心理品质、完善的智能结构、以及良好的人际关系不仅能使秘书在工作中有的放矢、得心应手地工作, 还能使秘书有效地预防和消除消极心理, 保持心理平衡, 拥有健康心态。对于刚从事秘书职业的人来说，更需要在不断提高自身素质的基础上，胸怀理想，坚定信心、平静心态，就一定能在平凡的工作岗位上创造无悔的人生和美好的未来。

本篇文章还存在一定的缺陷。首先，未能采访到一些大公司的新秘书并了解他们刚刚从事秘书职业时所遇到的问题。这些在大公司工作的秘书必定有着比一般秘书更好的心理素质。如果能够对他们进行采访或调查，对论文的写作将会很有帮助。其次，由于地域原因，也未能对秘书专业的大学毕业生进行调查。我院秘书专业是第一届也并未完善，所以没有可以调查的对象。广西秘书专业也比较少，比较完善的是桂林师范大学的文秘专业。今后在做这方面调研的时候，应尽量能够对刚毕业的秘书专业学生进行问卷调查或者采访。这对论文的写作及研究会有很大帮助。

现今在我国关于刚刚从事秘书职业的大学生心理的论文还是比较少的，而且仍然有很大的发展空间。现在我国较多的是秘书的心理方面的研究。由于秘书是个特殊的职业，不是所有的人都能胜任。一个好的秘书必须是个多面手，要有敏捷的思维、扎实的文字功底、良好的心理素质。刚毕业的大学生是“特殊”人群，他们没有经过社会的磨练，意志不够坚定。心理素质不够好。而这些因素刚好是秘书职业所必须的。所以这方面的研究十分重要，意义重大，对于大学生的成长也很有益。同时也希望这方面的研究更深入更切合实际需求。在学校方面，一方面学校可以根据以上提到的在课程设置方面存在的缺陷，对文秘课程进行一定的修改。并增加心理学方面的课程以及提高学生的社会实践能力。另一方面，学校可以向文秘专业的学生提供就业前的培训从而减少刚开始工作时的不良心理障碍。下载本文