电子邮件是公司内部工作联系的首选方法；公司员工的内部联系，应尽量使用电子邮件的方式，减少使用电话交谈或面对面的方式，造成非授权的信息扩散，以及避免理解上的出入造成工作失误。

2 邮件使用规范：

2.1重要的工作交流均应通过邮件确认。工作会议后相关负责人应将会议记录、结果，整理后发送给参会人员以确认无误。 

2.2邮件回复遵循“24小时回复制”。

2.3内部工作邮件，应在4小时内处理，无法立即办理的，应先回复确认收到并告知预计处理时间。

2.4收件人回复邮件的时限为24小时。涉及工作安排的邮件，回复时应给出完成工作的时间要求。

2.5为保证及时有效处理邮件。上班时间必须打开邮件接收软件，邮件接收软件需设置为定期收信（推荐为每10分钟收信、查阅一次）；建议使用foxmail作为邮件客户端软件。

2.6收到邮件为“主送”的一般必须回复，除非邮件本身已经是回复，或者内容确系不用回复。抄送的邮件一般为知会性质，不要求对方回复，如需回复应在发送邮件时注明。

2.7需要紧急处理的，应将邮件标记为“紧急”，并在邮件中注明要求处理的时间。非常紧急的情况下，应再次使用电话或口头进行确认。 

2.8重要邮件应使用-“工具”-“请求阅读回执”，并再次使用电话或口头确认

2.9邮件主题不管内部或者外部邮件，均需填写邮件主题，主题应该简明扼要的说明邮件的目的，以方便对方迅速处理。

2.10邮件的管理和备份要求每位员工按需要建立文件夹对来信进行分类管理，并定期对邮件库进行备份，内外邮件应区分开

3邮件正文规范：

3.1发送的邮件内容要尽量简洁、有条理，多项内容写成“1、2、3、4”的形式。

3.2使用公司规定的统一签名，在规范的基础上，可使用自定义内容，但不能破坏原有规范的一致性。

3.3撰写书信时，态度要诚恳，意想要鲜明，叙述要清楚，内容要具体，语言要得体，书写要工整。  

4附件的使用：

4.1 发给全公司员工的群发邮件应先查毒。

4.2 尽可能避免使用大容量的附件

4.3 严禁在附件中夹带可执行文件。

5邮件的发送：

5.1发送邮件之前，务必对邮件主题、内容、附件及收件人、抄送人，检查无误后方可发送。

5.2主送和抄送：邮件的主要承办人应列在主送栏中，需要知会的对象一般放在抄送栏中。 

5.3跨部门发送的邮件，必须抄送给发件人的主管和收件人的主管，必要时，也请抄送给双方主管的上级，以便于工作的进一步协调和沟通。 

5.4 重要的邮件可在邮件中使用“请给出已读回执”的选项，并电话通知对方邮件的发送情况。

5.5发送给客户或者供应商的邮件原则上须抄送给所在部门主管。

5.6禁止转发危害社会安定的及无聊的邮件。

6账号的管理：

6.1 在处理公司业务的过程中，员工使用公司分配的邮箱，不得使用个人邮箱，维护公司形象及规范性。

6.2 新员工到位或老员工离职，由销售部经理开设或注销相应邮件账号，新员工的信箱还应通知所有员工。

6.3 公司邮件账号严禁公司之外人员使用。

6.4 用户必须修改初始密码。