2012年5月26日至6月8日，综合办公室利用三个周六上午的时间，对照GMS管理体系的要求，就办公室部门职责履行情况进行了内部审核。本次审核由彭彦主审，办公室其他成员参加。
本次部门内部审核，旨在检查工作，发现问题，寻求改进的机会。现将发现的问题及改进措施报告如下：
一、审核发现的问题
1、综合管理方面
（1）GMS管理体系自运行以来，手册持有者和职责范围内责任人很少翻阅研读，当工作流程节点发生变化时，综合办公室未及时地搜集、修改，对公司及各部门体系流程的审核工作不及时。
（2）计划管理缺乏对已定计划的检查、监督和落实，同时存在计划于考评目标不一致，计划管理与考评管理未能有效结合的情况。另随着目前统计上报电子化普及，统计上报工作流程未能及时修改。
（3）档案管理不到位。目前综合办公室主要负责公司级的合同档案和文书档案，各部门归档档案“各自为政”，办公室疏于对各部门兼职档案员的培训与管理。
档案室漏水严重待解决，现存部分档案资料未上架，需要及时申请采购档案柜。
工程部、策划部在报建和备案工作流存在交叉合作，加之工程部内部报建人员离职移交不严谨，一些重要的批文和备案表原件存在遗失和损毁问题，临时补办耗时费力，造成其他部门工作被动。
（4）会议管理中会议议定事项督办管理欠缺，对各部门的例会及会议记录检查未坚持。
2、行政后勤方面
（1）办公用品管理控制过程中，对于部门直接采购类物品如工具书籍未能严格控制。另网购成为采购新趋势，未能及时修改体系。
（2）办公室卫生环境特别是二楼卫生状况管理未到位，二级机构、工地现场办公室的卫生检查缺失。
（3）固定资产如车辆、电脑、空调的更新、报废流程不规范，台账建立后未能及时上报公司。另00346桑塔纳汽车使用年限超过十年，车内电气线路老化，存在重大火灾和安全隐患。
（4）公司网站信息更新不及时，各部门发稿员积极性不高。去年稿酬发放没到位。
（5）公司级红头文件中还存在错别字、格式、标点符号等方面的问题。另市文件已升级为电子收发，未能及时修改流程。
3、人力资源方面
（1）员工职称管理不规范，职称证书未严格收归公司保管。
（2）公司级人员特别是新进员工信息收集不完整。
（3）企业培训未严格进行分级别分层次分内容培训。
（4）内部薪酬诉求、外部薪酬行情调查不及时，未定期提供薪酬调查报告上报公司。
（5）绩效考评目标定制和工作计划存在偏差，考评结果的运用、激励不及时。
（6）客户满意度调查、供方满意度调查管理不到位。
二、改进建议
鉴于本次综合办公室内部审核中发现的问题，提出以下改进建议：
1、综合管理方面
（1）全面修改GMS管理体系，换版后增加内审频率，及时发现问题解决问题。同时督促各部门做好部门人员GMS体系培训工作。
（2）督促相关责任人就公司计划、总结、考评目标的制定，确保有效结合，对已定目标计划的执行情况要加强检查，每月去项目现场落实工程进度和销售情况，形成文字纪录报送公司。
（3）尽快申购新档案柜，确保档案全部上架，利用档案室漏水维修期间，组织各部门兼职档案管理员培训，要求各部门上报资料都要求造册归档。加强策划、工程部门报建和备案工作中重要资料的原件监督。
（4）启动会议议定事项的督办职责，形成文字记录，在下一季度会议上通报并归档。
2、行政后勤管理方面
（1）坚持卫生检查，特别是直接影响到公司形象的厕所、楼道，天气转好时及时维修。同时加强现场办公环境卫生的检查监督。
（2）考勤管理要有原则，严格执行管理制度，该处罚的要处罚。
（3）固定资产如车辆、电脑、空调等制定使用年限超期报废制度，当使用年限达到后，启动报废更换程序。特别是电脑，基本上可归属易耗品了，建议使用6年以上的可以自动淘汰更新。建议00346桑塔纳汽车在8月年检之前处置换购新车一台。
（4）近期组织营销部、物业公司、项目部等相关人员，就公司网站信息内容建立召开专题会议，要求各部门积极供稿。按公司规定，请领导考虑兑现稿费。
3、人力资源方面
（1）因建华公司也需要资质年审，目前公司已有几名员工的保险转入了建华，造成公司年审时拥有中级职称并交纳保险的员工数量减少。从现在开始，资格证件必须上交公司统一管理违者扣薪，以确保公司资质年审拥有超过20名中级职称并在公司缴纳了养老和医疗保险的管理和技术人员。同时建议对有职称员工给予一定的职称津贴。
（2）更新员工的基本信息档案，特别是对新进员工和项目部员工的信息档案要及时更新。
（3）实行分层次、分内容的系统培训，鼓励自学提高学历和晋升专业技术职称。
（4）定期搜集薪酬情况，反映员工诉求，出具薪酬调查报告，争取公司薪酬尽量市场化。
（5）增加中层以上管理人员、营销部、工程部、策划部等主营业务关键部门的考评权重，争取及时激励，增强考评结果的运用。
（6）按劳动合同法要求，逐步增加公司员工的实际缴费基数和实际缴费人数。
综合办公室
2012年6月9日
报送公司各领导和各部门负责人下载本文
