情况综述
靖边县宝芝林大药房
二〇一五年十一月
企业实施《药品经营质量管理规范》情况综述
（自查报告）
一、企业的基本情况
我公司成立于2015年XX月XX日，于XXXX年XX月XX日和XXXX年XX月XX日两次通过《GSP》认证，XXXX年XX月公司法人XXX变更为XXX，XXXX年XX月公司名称由XXXX药业有限责任公司变更为XXXX药业有限责任公司，企业负责人由XXX变更为XXX，注册资金由XXX万元增加为XXXX万元，XXXX年XX月公司经营范围增加了XXX、XXXX;XXXX年XX月在XXX征地XX亩，作为公司新的生产、经营和办公场所，XXXX年XX月企业负责人由XXX变更为XXX，增建仓库XXXXX㎡；公司现有员工XXX人，其中执业药师XX人，主任药师X人，主管药师XX人，药师XX人，药学专业技术人员XX人；经营范围：中药材、中药饮片、中成药、化学原料药、化学药制剂、抗生素、生化药品、生物制品（除疫苗）、精神药品（限二类），经营药品近3000余种，XXXX年销售额XXXXX万元；公司仓库总面积XXXXX㎡，其中阴凉库XXXXX㎡，冷库XXX㎡，验收养护室XXX㎡；按新版《GSP》要求，公司重新修订了药品质量管理控制文件，升级完善了计算机控制程序，增添了必备的设施、设备和仪器，规范和完善了经营质量管理操作程序，保障了药品质量。
公司按《GSP》及附录要求，建立了完善的质量管理体系，确定了“质量第一、守法经营、诚信为本、持之以恒”的质量方针和“确保经营行为规范合法、确保药品质量安全有效、确保质量管理有效运行、确保信誉合作客户满意”的质量目标，并贯彻到药品经营活动的全过程；在质量管理控制模式上，采用国内先进的XXXXXXXX供应链管理系统；具有与药品经营范围、规模相适应的符合《GSP》要求的经营场所和库房，配备了冷藏车、恒温车、保温箱和备用发电机组，建立了冷藏冷冻药品温湿度自动监控系统，新增了药品经营风险评估内容，实现了药品流通全过程的计算机自动化控制程序。
新版《GSP》实施后，按质量管理体系文件管理制度，公司对内部质量管理体系文件进行了修订和完善。增加了质量管理制度X个，操作程序X个，新修订的质量管理体系文件经质量副总经理审核，总经理批准，于XXXX年XX月XX日起执行。
通过更新软件，公司建立了符合《GSP》要求的XXXX计算机控制系统，配备了服务器、终端机和移动硬盘，由联通公司安装了专线光缆，网络环境安全稳定，建立了各部门、岗位之间信息传输和数据共享的局域网；有符合《GSP》要求及企业管理实际需要的应用软件和相关数据库；各类数据的录入、更新、保存等操作程序均符合授权范围、管理制度、操作规程的要求，能保证数据原始、真实、准确、安全和可追溯。
公司每年对质量管理体系开展内审，当质量关键要素发生重大变化时，组织开展专项内审。XXXX年XX月对质量管理体系进行了内部审核，对内审情况进行了分析，并依据分析结论制定了相关的改进措施，提高了药品质量保证能力和质量信誉，保证了质量管理体系持续有效运行。
在药品质量风险管理过程中，采用前瞻和回顾的方式，对药品流通各个环节中的质量风险进行了评估、控制、沟通和审核，使质量风险得到了有效控制。
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公司全员参与质量管理，各部门、岗位人员能正确理解、履行所承担的相应质量责任。在药品采购、收货、验收、储存、养护、销售、出库、运输、退货及售后管理各环节，能严格按照企业质量管理制度及操作规程进行管理和运行，经营活动中未发生经营假劣药品案件，未发生重大药品质量事故。
XXXX年药品经营质量回顾分析： 供货单位购进品种的合法性100% 首营首企品种审核率100% 药品购进验收入库合格率100% 药品储存运输正确率99.9% 重点养护品种率100% 药品出库合格率100% 药品销售、出库复核率100%
XXXX年省、市食品药品检验中心抽检合格率100% 二、企业组织机构及岗位人员配备整体情况
公司组织机构的设定及岗位人员配备与公司经营活动和质量管理相适应，并明确规定其职责、权限和相互关系，企业负责人XXX同志大学X科学历，XXX师，从事药品经营管理工作XX年，熟悉药品管理的法律法规和《药品经营质量管理规范》，能够保证质量管理部和质量管理人员有效履行职责，质量负责人XXX同志中药学本科学历，执业中药师、主管药师，从事药品经营质量管理工作XX年，在质量管理工作中具备正确判断和保障实施的能力；质量管理部XX，药学本科学历，执业药师、XX药师，从事药品生产、经营质量管理工作XX年，能够解决经营过程中的质量问题。公司设置质量管理部、业务部、财务部、仓储部、行政部、信息部；各部门人员配合管理，职责明确，质量管理部能够履行其职责。从事质量管理、验收、养护、采购、储存、销售等岗位的人员学历及专业技术职称符合新版《GSP》要求。
三、各岗位人员培训考核制度和定期体检制度管理情况
为了不断提高员工人员整体素质及业务水平，使各岗位人员能够正确理解并履行其职责，保证企业质量管理体系持续有效运行，公司制定了《质量教育、培训及考核管理制度》。质量管理部协助行政部开展质量管理教育和培训，对各岗位人员进行与其职责和工作内容相关的岗前培训和继续教育培训，培训内容包括《药品管理法》、《药品经营质量管理规范》等相关法律法规及企业内部质量管理制度、职责、程序、计算机软件应用和药品专业知识等。培训形式有不定期组织授课、参加市局培训和现场操作等。对每次培训进行考核，考核的方式包括书面考试、现场提问及实际操作等。对从事特殊管理药品和冷藏药品储存、运输等岗位的人员进行了相关法律法规和专业知识的培训和考核。
为加强人员健康状况管理，确保经营的药品不受污染，公司制订了《环境卫生、人员健康状况的管理制度》，由行政部负责每年组织员工进行健康查体并建立健康档案。对质量管理、验收、养护、储存、运输等直接接触药品岗位的人员进行岗前及年度健康体检，公司直接接触药品岗位的人员无患有传染病及其它可能污染药品的疾病。 四、质量管理体系文件概况
质量管理体系文件是公司内部管理的依据，是保障药品质量的规范要求。
公司成立了质量领导小组，企业负责人任组长，质量负责人任副组长，成员由各部负责人组成；在XXXX年，XXXX年，XXXX年，XXXX年，XXXX年分别根据《GSP》及附录和国家有关新的法规要求进行了修订和完善。质量管理体系文件由质管部及相关部门根据文件管理程序和本企业实际情况起草，交各部门进行充分讨论修订，统一格式、统一编码。包括42项质量管理制度、32项操作程序、25项部门及岗位职责及相关的档案、报告、记录和凭证。经质量副总经理审核，报总经理批准签字后执行。行政部严格按照文件规定建立《文件发放、回收记录》，已失效或作废文件由行政部文件管理人员及时收回，保留一份存档，其余的填写《文件销毁审批记录》，经总经理批准后销毁。企业根据经营发展情况，国家出台新的药品经营管理法规时，及时修订，并注明修订原因，填写记录，部门文件由部门保存。 五、企业内审制度概况及内审执行情况
根据《GSP》及附录要求，公司成立了“质量管理体系内审小组”，由企业负责人担任组长，质量负责人担任副组长，成员由质管部、业务部、仓储部、信息部、行政部、财务部等各部门负责人及质管员组成；修订了《质量管理体系内审管理制度》及《质量管理体系内部审核程序》。制度规定企业每年组织一次内审，在质量管理体系关键要素发生重大变化时，开展专项内审。
公司质量管理体系内审小组依照国家总局《药品经营质量管理规范现场检查指导原则》及附录要求，于XXXX年XX月XX至XX日对公司的质量体系进行了内部审查；审核内容包括质量方针和目标、质量管理体系文件、组织机构及人员情况 、部门及岗位职责执行情况、质量管理制度与程序执行情况；药品的采购、收货、验收、储存、养护、出库、销售、运输、配送等管理情况；营业场所、仓储设施设备、计算机系统等情况；内审程序分为制定计划、前期准备、组织实施及编写内审报告等。
内审小组编制“质量管理体系评审计划”，经企业负责人批准后召开会议确定评审日程。内审小组按规定时间组织现场检查，根据现场检查情况，形成存在问题及改进建议文件，并通知相关责任部门或人员落实整改意见。内审小组对整改情况进行跟踪检查，并对所采取纠正和预防措施的有效性进行评价。内审小组对存在的问题和整改实施情况进行汇总，形成“质量管理体系内审报告”，经企业负责人签字并由质管部发放至相关部门及岗位人员。质量管理体系评审工作中形成的各类文件、记录、报告及相关资料由质管部整理归档。评审结果、存在问题、改进措施（举例见附表）。 六、设施与设备配备情况
公司具有与药品经营规模相适应的经营场所、库房及设备，库房的设计符合药品储藏要求，可有效防止药品的污染、混淆和差错，药品储存作业区、辅助区、办公区进行有效区分，库区环境整洁，周围环境地面硬化;库内地面平整，墙面光滑，门窗密封严密；库房设有气幕机、保温隔断，库内待验、合格、发货、退货、不合格及待处理区域划分清晰;库内立体式货架、窗帘、排风扇、加湿器、除湿器、叉车、拆零拼箱操作台、中药养护操作台、灭蚊灯、挡鼠板、粘鼠板、照明设施等符合新版《GSP》要求。运输药品均使用封闭式货车，冷藏药品的储存、运输有冷库、冷藏车、保温箱及备用发电机组;按《GSP》要求，委托XXXX有限公司安装温湿度监控系统，并负责验证，此系统对库存药品温湿度可进行自动监测、显示、记录、，并具有报警功能。公司制定了《冷链药品储存与运输应急预案》，与XXXX等X家医药公司签订了《药品运输应急救援互助协议》，储存、运输设备定期检查、清洁、维护，并建有记录。
七、检定、校准与验证实施情况
根据新版《GSP》及附录要求，公司制定了《设施设备校准和验证管理制度》，对阴凉库、冷库、冷藏车、恒温车、保温箱的温湿度监控系统，委托具有验证资格的XXXX有限公司负责安装并实施验证，（共安装温湿度自动监控仪XX台，探头终端XX个）由质管部编写年度验证计划和要求，受托方根据每一项验证工作实际内容及要求制定验证方案，经质管部审核，质量副总审批后实施。验证中，由质量管理部组织相关人员全程参与，验证完成后，受托方负责人员培训和出具验证报告，由质管部审核，质量副总批准，形成验证控制文件。文件包括验证方案，验证报告，评价，偏差处理及预防措施等，由质管部存档，并根据校准、验证确定的参数和条件，正确合理使用相关的设施设备，并保证其正常运行。 八、计算机系统概况
我公司采用XXXXXX企业业务管理软件，更换了浪潮英信XXXXXX服务器、UPS不间断电源、数据备份硬盘和PC终端、扫码、打印机等， KSOA主要包括了采购管理、销售管理、往来管理、仓储管理、商品会计、综合查询、统计分析、质量管理、基础信息等功能模块，能对药品的购、销、存等质量控制环节进行全面规范管理，对购进药品的合法性、购货单位资质审核、首营企业审核、首营品种审核、采购、收货、验收、储存、养护、出库、销售、运输等过程进行有效控制。
各个岗位配备终端机共计XX台，分布情况如下：业务：X台，开票：X台，质管：X台，收货：X台，验收：X台，养护：X台，保管：X台，复核：X台，财务：X台，运输：X台，信息部：X台，经理管理：X台，行政部：X台。
计算机管理系统能为经营业务过程、质量控制提供支持，覆盖了经营管理全过程，满足了药品经营管理活动全过程的控制。对药品的流向可追溯，实现了零死角，保证了药品质量管理活动有序高效地运行。计算机管理系统的设计、使用和验证情况： （一）、质量管理基础数据管理模块 1、供货单位数据管理模块
（1）.首营企业资质录入、审核、审批
由业务员收集整理供应商资质，在XXXX系统中填写“首营企业审批表”， 由业务部负责人，质管部负责人、质量副总进行系统审批。系统电子层签流程完成后由质量管理员将档案资料存档后并在系统中维护供货单位业务委托人信息后方可进行药品采购业务。 （2）.供应商更新与维护
当供货单位资质信息发生变更时，质量管理员根据采购员递交的供货单位资质变更材料及时在XXXX系统中进行资料变更登记的动态信息的维护。 （3）.质量控制功能
供应商任意一个资质过期系统都能够自动拦截相关过期或超经营范围，自动锁定该供货企业不能采购，制作采购订单时能够准确提供拦截原因。2.购货单位数据管理模块
（1）.购货单位资质录入、审核、审批
由业务员收集整理购货单位资质，在XXXX系统中填写“客户资质登记表”， 由业务部负责人，质管部负责人、质量副总进行系统审批。系统电子层签流程完成后由质量管理员将档案资料存档后并在系统中维护购货单位业务委托人信息后方可进行药品采购业务
（2）.购货单位的更新与维护
当购货单位资质信息发生变更时，质量管理员根据业务人员递交的购货单位资质变更材料及时在XXXX系统中进行客户资料更新登记的动态信息的维护。
（3）.质量控制功能
购货单位任意一个资质过期系统能够自动拦截相关过期信息，自动锁定该销售企业不能销售，制作销售订单时能够准确提示拦截原因。 3.首营品种资料数据管理模块 （1）、首营品种录入、审核、审批
业务员负责收集首营品种资料，包括：药品注册批件、质量标准等在KSOA系统内进行填写“首营品种审批表”； 由业务部负责人，质管部负责人、质量副总进行系统审批。系统电子层签流程完成后由质量管理员进行企业信息的下发，并将档案资料存档方可进行首营品种的采购业务。 （2）、首营品种的更新与维护
当品种资质信息发生变更时，质量管理员根据业务人员递交的药品资质变更材料及时在XXXX系统中进行药品资料更新登记的动态信息的维护。（3）、质量控制功能：
①、设定品种类别与经营范围匹配，能够实现与供应商及客户的经营范围相对应，能够自动拦截超经营范围业务。
②、设定储存类别，根据设定入库时自动存放于不同的库区。 （二）、采购管理 1、采购业务模块
（1）、采购订单制订、审核：采购员在XXXX系统中制作采购订单后，经业务审核采购订单，自动生成采购记录。 （2）、采购环节质量控制
①、采购订单的实现受控于质量管理基础数据库，经营范围、生产范围、合法资质自动识别与控制。
②、采购订单确认后，自动生成采购记录，能够由收货员查询、调取数据。 2、收货、验收、入库
（1）收货员在XXXX系统中提取采购订单对实物进行收货，自动生成收货记录。
（2）验收员在XXXX系统中提取相应收货数据对实物进行现场验收，自动生成验收记录。
（3）保管员在XXXX系统中提取验收合格药品进行确认入库，并在系统中生成库存。
3、购进退出管理模块 （1）、购进退出单制作、审核
业务人员在XXXX系统中选择单位提取原入库单据，对需要退货药品填写购进退出申请单，录入采购退出数量、退货原因后，存盘记账。质管对购进退出申请单进行审核，购进退出申请单自动生成购进药品退出记录。 （2）、购进退出品种出库复核
提货人员依据购进退出单据中的品种、批号、数量、效期等信息将退货品种提至退货区由复核人员进行复核，复核完毕后存盘生成购进退出出库复核记录，并通知其他保管员进行出库记账确认。 （三）、销售管理模块 1、销售业务模块 （1）、销售订单制订
开票员根据客户要求登录XXXX系统进行销售订单制作，输入单位名称助记码、商品名称助记码、数量、价格等信息，生成销售订单，确认后生成销售记录。
（2）、销售出库环节质量控制：
系统自动对销售客户资质的有效性进行控制，与经营范围、生产范围或者诊疗范围关联，自动识别、锁定该销售企业经营行为，并准确提示拦截原因。
2、销售出库模块
（1）、发货人员依据销售订单和提取的销售记录进行发货，由复核人员复核无误后确认，在系统中生成销售出库复核记录，并通知其他保管员进行销售出库确认记账。
（2）、销售出库环节质量控制：遵循“先产先出”、“近期先出”、“先进先出”、“易变先出”，并拦截超过有效期的药品出库。3、销售退回模块
（1）、销售退回单据制订、审核
业务部人员在系统中直接提取销售记录以及出库复核记录进行核对，确认为本公司销售品种后，提取相关数据并填写退货原因、数量，生成销售退回申请单，由质管在XXXX系统中对销售退回申请单进行审核。 （2）、销售退回收货验收管理
验收员在XXXX系统中选择相对应的销售退回单据，根据实物验收的结论确认是否入库，保存后自动生成销售退回验收记录，并提交保管员进行入库确认记账，生成库存。 （四）、仓储管理 1、盘点作业
盘点记录直接在XXXX系统中打印库存盘点表由储运部进行盘点并将盘点数据录入系统，经财务部审核后，由财务人员将盘点结果在XXXX系统内进行入账。 2、在库养护 （1）、一般养护
养护员在XXXX系统中提取养护计划，养护计划是由系统自动生成。养护员按照养护计划表对实物进行养护。 （2）、重点养护
由养护员依据在XXXX系统中确认需要重点养护的品种，并报知质量管理进行审核，生成重点养护品种，养护员按照养护计划表对实物进行养护。（3）、停售锁定控制
在库药品发现疑似不合格药品或过效期的品种，由养护员对该品种进行锁定停售，报质量管理部进行处理。由质量管理部进行复查确认，合格药品自动解除停售，确定为不合格药品移入不合格药品区。 3、近效期管理
根据药品近效期时间，系统将自动生成近效期预警。 （五）、运输管理模块
车辆基础信息登记：可在XXXX系统内录入企业的车辆信息，在登记运输单据时可自动提取相关的车辆和驾驶员信息。
1、配送车辆基础信息登记：主要是经过审核或验证的车辆信息在XXXX内进行登记，确保信息的准确性，方便数据的录入。
2、运输记录登记：分为普通药品和冷藏药品登记，根据业务部的药品配送情况由配送员予以登记。
3、公司针对库房制定了安全防护措施，可对无关人员进行可控管理。 （六）、计算机系统管理模块
各操作岗位均采用输入自己的用户名、口令登录系统，实现权限控制管理。更改权限或增加权限由部门提出申请，经质管、质量负责人、企业负责人审核后，由信息部进行授权。 （七）、设施设备的校准和验证
公司所有需要校准和验证的设施设备，均委托XXXXXX有限公司进行验证、培训相关人员和出据验证报告，验证工作和资料管理由质管部负责。 九、药品采购、收货、验收、储存、养护、销售、出库、运输、配送、退货、投诉处理、不良反应报告、追回和配合药品生产企业召回职责等方面的管理情况和运作程序简述：
公司制定了药品采购、收货、验收、储存、养护、销售、出库、运输、配送、投诉处理、不良反应报告、追回和配合药品生产企业召回等方面的质量管理制度及程序，由质管部指导、监督各部门及岗位执行。 1、采购管理
业务部采购药品时，对供货单位的合法资格、购入药品的合法性、可靠性以及供货单位销售人员的合法资格进行严格审核。采购中涉及的首营企业、首营品种由业务部收集相关资料，并录入计算机系统，经业务部XX总监、质管、质量负责人实行电子层签批后，生成基础数据，方可建立业务关系和经营药品。
采购员还要和供货单位签订购销合同和质量保证协议，内容包括明确双方质量责任，提供符合规定的资料、票据、付款方式等。采购员根据公司经营需求，编制采购订单，在质量管理数据库中选择合格供货单位，生成采购订单，经营销总监审批。采购员通知供货单位发货，药品入库后，采购员在合同约定的时间内向供货单位索取药品合法票据，上的购、销单位名称及金额、品名与付款流向金额、品名一致，并与财务帐目内容相对应。由财务部按规定归档保存。特殊管理药品的采购严格按照特殊药品管理制度执行。
企业质量负责人、业务部营销总监每年年底会同业务部、质管部、仓储部等相关部门和人员对药品采购的整体情况进行综合质量评审，建立药品质量评审和供货单位质量档案，并进行动态跟踪管理。2、收货管理
药品到货时，收货员核实运输方式是否符合要求，并对照随货同行单和采购记录核对药品无误后收货，发现货单不符情况拒绝收货。冷藏药品到货时，收货员对其运输方式、运输过程的温度记录、运输时间等质量控制状况进行重点检查并记录、导出数据；销售退回药品的收货，收货员在计算机系统中核对原销售记录及出库复核记录，确认为本企业销售的药品时方可收货。收货员对符合收货要求的药品按品种特性要求放于相应待验区域，大批量药品可直接放置货位，悬挂明显的待验标识，通知验收员验收。 3、验收管理
药品验收员按照验收制度和程序，对每次到货药品进行逐批抽样验收、抽取的样品具有代表性，同批号的药品至少检查3个最小包装、有特殊质量控制要求或打开最小包装可能影响药品质量的，可以不打开最小包装，对破损、污染、渗液、封条损坏等包装异常以及零货拼箱的，开箱检查至最小包装。对销后退回药品的验收、整件包装完好的，加倍抽样检查、无完好外包装的每件抽样检查至最小包装。冷藏药品在冷库内验收。特殊管理的药品在特药库验收区双人开箱验收。
验收药品按照药品批号查验同批号的检验报告书。供货单位为生产企
业的，提供药品检验报告书原件，供货单位为批发企业的，检验报告书加盖其质量管理专用章原印章。验收员对抽样药品的外观、包装、标签、说明书以及相关的证明文件等逐一进行检查核对，验收结束后，将抽取的完好样品放回原包装箱，加贴“验”字标签，对于相关证明文件不完整或内容与到货药品不符的拒收，并通知业务部、质管部处理。
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对实施电子监管的药品由XX员按规定进行药品电子监管码扫码，并及时将数据上传至中国药品电子监管网系统平台；对未按规定加印加贴中国药品电子监管码，或者监管码印刷不符合规定要求造成扫码设备无法识别的拒收；监管码信息与药品包装信息不符的及时通知业务部向供货单位查询，未得到确认之前不得入库。
验收员对药品验收后在计算机系统中进行录入并确认，系统自动生成“药品验收记录”，通知保管员入库并在计算机系统中确认记账。验收员对验收不合格的药品填写“药品拒收报告单”注明不合格事项，报质管部处理。 4、储存管理
药品根据其质量特性进行储存，公司分别设有阴凉库和冷库。特殊管理药品、中药材、中药饮片分别专库储存，库房配备温湿度自动监测控制系统，系统对药品储存过程中的温湿度进行24小时不间断地监测、记录、数据存储和报警，自动生成温湿度检测记录；在库药品按质量状态实行色标管理，合格药品为绿色，不合格药品为红色，待确定药品为黄色；仓储药品按要求采取避光、遮光、通风防潮、防虫、防鼠等措施，药品的搬运和堆码严格按照外包装要求规范操作，按批号堆码，“六距”符合要求；拆除外包装的零货药品单独存放；储存药品的货架托盘等设施设备清洁卫生，无破损和杂物堆放。库区安装监控探头，出入库区进行登记，未经批准的人员不得进入储存作业区。储存作业区的人员无影响药品质量和安全的行为，储存作业区内部无存放与储存管理无关的物品。 5、养护管理
养护员根据库房条件，外部环境、药品质量特性等对药品进行养护。指导和督促保管员对药品进行合理储存与作业；检查并改善储存条件、防护措施、卫生环境；对库房设施设备进行养护检查，养护品种分为重点养护品种和一般养护品种。重点养护品种包括：对储存条件有特殊要求的或有效期较短的品种，中药材、中药饮片易霉变、泛油、虫蛀等品种；依据计算机系统质量管理基础数据和养护制度，对库存药品按月生成养护计划，对一般养护品种每三个月全面进行一次养护检查，重点养护品种每个月全面进行一次养护检查。在养护检查中，根据在库药品的外观、包装等质量状况进行检查，并建立养护记录；对中药材、中药饮片按其特性采取干燥、通风、冷冻等措施进行养护。计算机系统对库存药品的有效期进行自动跟踪和控制，距有效期180天自动预警提示，距有效期30天自动锁定停售。养护过程中发现药品因破损而导致液体、气体、粉末泄露时，养护员根据药品特性采取稀释、清洗、覆盖、吸附、通风等处理措施，防止对储存环境和其它药品造成污染。
养护工作中发现质量可疑的药品，养护员立即在计算机系统中锁定，将药品存放于待处理区，并设立明显标志，同时报质管部确认。养护员每月对养护信息进行汇总分析，提出预防改进措施，不断提高药品养护工作质量。 6、销售管理
严格按照《药品经营许可证》》、《营业执照》核准的经营方式和经营范围开展药品经营活动；严格审核购货单位的生产范围、经营范围或诊疗范围，并按照相应的销售范围销售药品。购货单位提供的相关证明材料，通过业务部、质管部、质量负责人审批，录入计算机系统形成质量管理基础数据。开票员按照计算机系统中合格购货方和购货单位的采购订单开票，打印“销售订单”经营销总监审核通过后确认，系统自动生成销售记录。发货人员凭“销售订单”拣货，经复核人员复核后由其他保管员出库确认并打印“随货同行单”。财务部依据“药品随货同行单”开具，做到票、账、货、款一致。特殊管理药品的销售按特殊管理药品销售的管理制度执行。 7、出库管理
仓库保管员按“销售订单”核对无误后在计算机系统中确认发货，将药品移至发货库（区），通知复核人员进行复核。出库复核时，发现药品包装出现破损、污染、封口不牢、衬垫不实，包装内有异常响动或者液体渗漏，标签脱落、字迹模糊不清或标识内容与实物不符等情况不得发货；并在计算机系统进行锁定，同时报告质管部处理。药品出库复核无误后，在计算机系统中进行出库复核确认，系统自动生成“出库复核记录”，复核人员通知保管员进行出库确认记账。保管员记账后打印“随货同行单”并加盖企业“出库专用章”。药品拼箱发货有专用的“拼箱发货专用箱”，专用箱用醒目的拼箱标志。
冷藏药品的出库复核、拼箱、装箱等作业，在冷库相应区域内进行；保温箱在使用前要达到相应的温度要求；装车前检查冷藏车辆的启动运行状态，达到规定温度后方可装车。特殊管理药品的出库由双人发货、双人复核，并索取回执单。
对实施电子监管的药品，在出库时进行扫码和数据上传。 8、运输与配送管理
公司运输配送药品的车辆均为封闭式货车，发送药品时，配送员检查运输工具，发现运输条件不符合规定的，不得发运。药品的搬运、装卸严格按照药品外包装标示的要求操作；运输药品时采取相应的措施防止运输过程中出现破损、污染等问题；冷藏药品运输途中，实时监测并记录冷藏车、保温箱内的温度数据，运输过程中，药品不得直接接触冰袋、冰排等蓄冷剂。为防止药品在运输过程中发生被盗、被抢、遗失、调换等情况，制定了专门的运输安全管理措施，冷藏药品制定了专门的运输应急预案，并与XXXX等X家药品经营企业签订了《药品运输应急救援互助协议》。药品运输均建立“药品运输记录”，内容包括：运输方式、启动时间、发货地址、收货单位、收货地址、药品件数、运输人员、车牌号码等。特殊管理药品的运输按照特殊管理药品的运输管理规定执行。 9、退货管理
药品储存期间因滞销或者供货单位的原因需要退回供货方时，由业务部与供货单位联系，协商退货事宜，填写“购进退出申请单”，经质管批准后，保管员将待退出药品移至退货区，经复核人员复核后由保管员出库记账。退货时做好退货记录。不合格药品（外包装破损的不合格除外）不得退货，报质管部处理。
销售退回药品，业务部在系统中提取药品原销售记录及销售出库复核记录进行核对，确定为本公司销售品种后，开具“销售退回申请单”，经质管部负责人审批后方可进行退货。收货员凭销售退回申请单及原销售记录进行收货。冷藏药品的销售退回，要求购货方提供药品储存、运输期间的温度控制文件数据，确认符合规定条件的，方可收货并通知验收员验收；验收员对销售退回的药品进行逐批逐箱检查验收，验收合格的可重新入库，验收员在计算机系统中进行验收确认后生成“销售退回验收记录”；验收不合格的药品注明不合格事项及处置措施，直接存入不合格品库区，对实施电子监管的药品，电子监管码采集员及时进行扫码和数据上传。 10、投诉处理
质管员负责药品售后质量投诉的管理。各部门收到药品质量投诉、服务质量投诉后，及时通知质管员，质管员收到质量投诉信息后，1个工作日内填写“客户质量投诉登记表”，内容包括：投诉人单位、姓名、地址、联系方式、投诉方式、投诉内容、投诉日期等，如是药品质量方面的投诉，应在计算机系统中锁定所投诉的药品，停止销售并通知业务部和仓储部，必要时业务部通知供货单位和生产企业，要求协助调查和处理；质管员对质量投诉进行调查，并找出原因，写出“药品质量投诉调查报告”报质管部审核，3个工作日内做出处理意见报质量负责人审批。根据调查情况对质量投诉进行评估分析，制定相应的改进措施，有效提高质量控制水平及服务质量，并对投诉药品进行质量跟踪。质管员将投诉的调查情况及处理意见及时向投诉人进行反馈，并将投诉及处理结果等信息记入档案，以便查询和跟踪。 11、药品不良反应报告
质量管理部负责收集、分析、整理、上报企业药品的不良反应信息，建立并保存药品不良反应报告和监测档案。各部门应注意收集所经营药品不良反应的信息，及时填报“药品不良反应/事件报告表”，上报质量管理部。质量管理部定期收集、汇总、分析各部门填报的药品不良反应报表，按规定向省药品不良反应监测中心报告并配合药品监督管理部门、卫生行政部门和药品不良反应监测机构对药品不良反应或群体不良事件的调查，并提供调查所需要的资料。
发现或获知新的、严重的药品不良反应应当在15个工作日内报告，死
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亡病例须立即报告；其它药品不良反应应当在30个工作日内报告。有随访信息的，应当及时报告。如发生药品群体不良事件，应当暂停药品的销售，立即通过电话或传真等方式报所在地县级药品监督管理部门、卫生行政部门和药品不良反应监测机构；同时填写“药品群体不良事件基本信息表”，对每一病例还应当及时填写“药品不良反应/事件报告表”，通过国家药品不良反应监测信息网络报告；立即告知生产企业，协助药品生产企业采取相关控制措施同时迅速开展自查。
12、药品追回及配合生产企业履行召回的管理
确定已售药品需追回时，质管部通知业务部对所需追回药品的销售数量、销售去向全面进行统计，有质管部发出药品召回通知，分别发至业务部、仓储部、财务部；业务部通知购货单位停售并负责药品追回；
公司接到生产企业“药品召回通知”，协助其履行召回义务，质管部通知业务部对需要召回的药品数量、 销售去向全面进行统计，有质管部发出药品召回通知，分别发至业务部、仓储部、财务部；业务部通知购货单位停售并负责药品召回，业务部与供货单位洽谈药品召回处理事宜，并配合财务部做好相关账目处理；质管部负责建立“药品召/追回记录”。 十、实施中发现的不足，整改措施及效果
由于企业增建仓库、安装设施、布设线路、软件升级、建立冷库及安装冷链温湿度监控系统、设备机械化操作，同时部分人员更新，工作忙，任务重，在执行新版《GSP》过程中，仍有部分不足之处，主要有以下几个方面：
1、新增仓储配送人员较多，对冷藏药品的操作流程不熟练;部分设备如登高车、叉车使用不熟练，货物摆放不规范，启动备用发电机不熟练。2、个别人员操作流程不熟练，门禁管理制度执行不到位，有非仓储人员进入库房未进行登记的现象，个别业务员不熟悉药品分类，特管药品及其复方制剂回执索要不及时。
3、温湿度监控系统、冷链数据导出操作规程不熟悉。 4、待验区划分不合理，距零货区、发货区较远。 5、环境卫生清洁不彻底。
整改措施：通过汇集各个部门不足之处，公司质量领导小组通过会议形成决议：加强新版《GSP》的学习，注重培训效果，严格按质量管理制度操作，责任到人，要求到位，互帮互查。通过分批分组，现场操作，以老带新，既重视遵守规章制度，又重视实际操作过程，通过分析原因，提出改正方法，逐项落实到位，收到了较好效果。经公司内审小组跟踪检查，认为各责任部门对存在问题的整改达到了《GSP》要求。下载本文
