Title:Evaluating you-attitude and postivite emphasis in duke university website.

After learning,we know that You-attitude,positive emphasis can help to build goodwill. They are the ways to make yourmessages friendlier, more persuasive, and more humane. They can help you achieve your purposes, and suggest that you care not just about money but also your readers and their needs and interests.

These days, I have checked the Website of Duke University,and I Evaluated you-attitude and postivite emphasis in Duke University website. Duke University was created in 1924 by James Buchanan Duke as a memorial to his father, Washington Duke. It is a well-known private coeducational research university located in Durham, North Carolina,. It has about 13,000 undergraduate and graduate students and a world-class faculty helping to expand the frontiers of knowledge. The university has a strong commitment to applying knowledge in service to society, both near its North Carolina campus and around the world. The undergraduate college ranked 8th in the United States ,11th in the world.  It ranked No. 5 for five consecutive years in the U.S. it offers 36 undergraduate programs and 46 professional choice of Arts and a second professional. 

I go to the text for prospective students of Duke’s website and the text on several targeted for current students,find that there are many parts have used You-attitude. And no matter words or sentences are both very accurate and refining.You-attitude (or You-view) is a style of communication that looks at the things from the audience’s point of view,emphasising what the audience wants to know, reader’s needs and protects the reader’s ego. It makes the reader’s needs a primary consideration in any message.putting what you want to say in you-attitude is a crucial step both in thinking about the reader’s needs and in communicating your concern to the reader.Now let us evaluat You-attitude they used.

●“Your time at Duke will be healthy, fulfilling, and safe; you will eat well, you will live well, and you will thrive.” It talks abut the readers. Insteading of focusing on what they are giving,focus on what the readers can get. Audience wants to know how they benefit or are affected.

●The first sentence of”Regular Decision” is”Most applicants to Duke apply through Regular Decision.If you choose this option,You should…”It starts with main point from the reader’s point of view. To organize information to build goodwill,we should put information the audience is most interested in first. 

●In the “applying to duke”,there is a list of the information about the how to apply for duke and the requirements.list makes it easy to see the information which reader needs. It can help them find the key points quickly. 

●“Good luck with your college decision process. We are glad to hear  from you soon.” It’s appropriate to talk about they own emotions in a message of congratulations or condolence.but in most business situations,we don’t talk about feeling,except to congratulate or offer sympathy.

●“You can apply either on paper or on-line.” ”You will be notified of the admissions decision in early April.” “Once you initiate your Duke application, you will receive an e-mail containing a user name and password. “ In positive situation, they use you more often than I. It uses you-attitude method.most of readers are tolerant of the Word I in message,which seem like conversion.

●Good message apply you-attitude Beyond the sentence level by using content and organization as well as style. The texts for both prospective students and currrent students are very complete. There are lots of information to give to the prospective students,so they put some details in an appendix,which may be read later.

●Go to the “Applying to Duke” part,there is a part called” Ask A Question”,it’s a part anticipates and answers readers’ questions. Check it out,you can see Duke's Top Ten Most Frequently Asked Questions,and you also can ask new questions. It shows You-attitude,it answers questions the audience is likely to have which can help to build goodwill with content.

●“the Student Disability Access Office provides support services and coordinates accommodations to meet the needs of students who may have a variety of disabilities such as attention deficit/hyperactivity disorder, learning disabilities, psychological disorders, visual impairments, hearing impairments, mobility impairments, and chronic health disorders, among other disabilities.” In negative situations, protect the reader’s ego. Duke protects the disableds’ego,avoid the word you.

Positive emphasis is a style of writing that focuses on the positive. Some negatives are necessary. When you have bad news to give the reader—announcements of layoffs, product defects and recalls, price increases—straightforward negatives build credibility. Sometimes negatives are needed to make people take a problem seriously. In some message, such as disciplinary notices and negative performance appraisals, your purpose is to deliver a rebuke with no alternative. Even here, avoid insults or global attacks on the reader’s integrity or sanity. Being honest about the drawbacks of a job reduces turnover. And sometimes negatives create a “reverse psychology” that makes people look favorably at your product.But in most situations, it’s better to be positive. Positive emphasis is a way of looking at things. You can create positive emphasis with the words, information, organization, and layout you choose. Let us evaluate the Positive Emphasis on the text for prospective students of Duke’s website and the text on several targeted for current students.

●“First-year applicants to Duke University must have attended high school within the last three years. Students who graduated before that time should contact” this sentence gets rid of negatives,it says” Students who graduated before that time should contact ”,not”students who didn’t graduated….shouldn’t contract”. It avoids negative words. Replace double negatives with a positive.

●“If you are an international student, you may only apply for financial aid when you apply for admission to Duke. “This sentence focus on what the nternational student can do rather than on limitations. When there are limited,or some options are closed,we should focus on the alternatives that remain  

●State information positively.

●“All Trinity College students are required to take a seminar in their first year. These small-sized courses encourage active student participation that connects first-year students to faculty and develops their critical thinking, research, and analytical skills. “In this sentence they justify negative information by giving a reason or linking it to a reader benefit. It can help the audience see that the information is necessary

●Put negatives in the middle of a paragraph and in the middle of a message; the beginning and end are positions of emphasis.

● Bury the negative information and present it compactly.

●“And you should include your non-refundable $75 application fee” This sentence devote as little space to the negative as possible. It just uses” non-refundable”,and don’t use too much to talk about it.  

Although the information from the Duke’wedsite has a lot of advantage in both You-attitude and positive emphasis ,there are some parts lack You-attitude and use negative emphasis.

1.Insteading of focusing on what they are giving,focus on what the readers     can get.

Lacks You-attitude: We want to give you the chance to tell us about yourself in

                    the most straightforward and effective way

   You-attitude: You have the chance to tell us about yourself in the most straightforward and effective way.

2.In negative situations,avoid the word you, using passive verbs.

Lacks You-attitude: Please note that you can’t use credit card payment by                    telephone.

You-attitude: Credit card payment by telephone is not accepted.

3.Talk abut the reader, not abut yourself.

Lacks You-attitude:In our view, cost should not be a barrier to enrollment;

   You-attitude: Deleting

4.Don’t talk about your audience’s feelings.

Lacks You-attitude:It's true that you don't really feel the paperwork, stress, and nervous excitement of…

You-attitude: It's true that it’s not stress, and nervous excitement of… 

5.  I hope and I trust that suggest that you aren’t sure.

   Negative：we hope you find the information here helpful.

   Better：These information here can do some help to you.

6.  Insteading of focusing on what they are giving,focus on what the readers     can get.

Lacks You-attitude: Duke also provides special advising services for students interested in Pre-Law, Pre-Medicine/ Pre-Health, and Pre-Business, as well as students who want to pursue graduate studies in other areas.

   You-attitude: Students can also get special advising services in Pre-Law, Pre-Medicine/ Pre-Health, and Pre-Business from Duke.

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Through evaluating you-attitude and postivite emphasis in Duke University website. I recognized that business and administrative communication is very important to daily communication. You-attitude and postivite emphasis are more than just a “word game.” They arise out of a philosophy of management which puts customers, colleagues, subordinates, and superiors first. Accurate words and sentences and more points of you-attitudes will make letters and brochures much better. Successful businesses focus on creating relationships that build success. If you can demonstrate to your audience that you’re interested in communicating about things they care about,in ways that they appreciate,they’ll respond by paying attention to you and your message.下载本文