公司办公OA系统方案

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一、公司现状分析

目前公司尚无系统化办公软件，导致存在诸多问题，主要分析如下：

1.公司各部门诸多业务处理和操作工序繁杂，报表种类繁多无统一办公平台；

2.缺乏标准化、规范化的科学管理手段，导致公司各部门在理解、贯彻、执行公司和法规方面相互之间存在差异；

3.办公用品、会议管理、车辆、投影仪、公用电脑等的使用申请仅靠纸质登记，无电子留档，且纸质申请过程繁琐，影响办公效率；

4.各部门之间数据信息不能共享、信息交换缓慢、管理成本高、工作效率低，重复作业多；公文下达上传速度慢、沟通困难、信息传递失真等；公告通知仅依靠微信告知员工，留底、存档工作很难进行；

5.领导无法对业务过程和企业资源进行科学、有效、及时的优化配置和监管；

6.大量的极其有价值的历史数据被丢失，对企业业务的长期发展造成损失；

7.办公信息化程度普遍不高，公司仅仅依靠网站，介绍本公司的情况，而企业内部的信息处理仍然处在office +打印机的层面上；

8.公司审批流程通过纸质版审批周期较长。

因此各部门为更好的梳理办公流程，提升办公效率，提升公司信息化办公水平，拟上线OA办公系统，并制定此方案。

二、OA系统定位标准

根据公司办公需求，本次上线OA系统用户人数为100人，将建设一个运行稳定、适应长远发展的网络办公系统，实现“网络办公”、“网络沟通”、“网络审批”、“知识管理”、“网络决策”的信息化建设思路，实现信息高效传递、无纸化协同办公、远程移动办公、科学规范管理，使工作效率明显提高，使员工工作更加简化，使信息获取更加容易，使决策制定更加准确；使管理变得更加灵活、更加科学，抗风险能力、创新能力、应变能力迅速加强，历史数据长久保存，从而最终提高企业的综合竞争力。

三、OA系统功能模块

根据所定OA系统标准，选择所需功能模块包含有以下方面：

1.个人事务：

1.1.电子邮件：用于内部邮件、外部邮件的收发，相互转发；

1.2.内部短信：主要起通知、提醒和交流作用；

1.3.任务中心：协同处理临时事项，并对完成进度进行记载；

1.4.公告通知：具有通知公告查看和查询等功能；

1.5.新闻：新闻的评论、管理和查询功能；

1.6.投票：主要用于意见收集、民主决策、结果测试等；

1.7.个人考勤：主要用于对公司内部员工考勤的管理，包含外出登陆、出差登记等；

1.8.日程安排：主要是对未来要做的事务进行安排、提醒、查询和管理；

1.9.工作日志：主要是对已经做的工作进行记录，如周报，月度总结等；

1.10.个人文件柜：用来存放个人文件。支持建立多级目录，可共享给他人阅读；

2.工作流程：

2.1.新建工作：发起流程，从对应流程文件夹中选择需要的模板，开始填写表格；

2.2.待办工作：审批流程，可以审批各用户转交来的流程；

2.3.工作查询：查询自己发起和审批或被授权查询的流程，查询结果可导出 EXCEL；

2.4.工作监控：可以对有监控权限的流程进行转交、委托、结束及删除等；

2.5.数据报表：事先设置流程报表，自动汇总形成图表，如汇总求和，计算平均值等；

2.6.超时统计：对办理中的流程超过规定时间的流程进行统计；

2.7.工作委托：因出差等原因需事先把自己审批的流程委托给相关人员办理；

2.8.工作销毁：对删除的流程进行彻底清理，相当于 windows 的回收站；

2.9.流程日志查询：查询流程每一步骤的办理日志情况；

2.10.数据归档：对数据进行统一归档，即节约服务器空间，也方便保存，查询

3.行政办公：

3.1.公告通知管理：可以发布公告、查询公告，并可查看公告接收者对该公告的查阅情况；

3.2.公告通知审批：可以对公告的内容进行审批，审批过的公告才可以发布出去；

3.3.新闻管理：和公告管理类似，不同的是新闻允许评论，而公告不允许评论；

3.4.投票管理：类似于网络调查，可以自定义投票项目供投票者去选择；

3.5.日程安排查询：可以查看下属自己安排的日程内容，也可以对下属直接安排工作；

3.6.工作日志查询：可以查看下属写的工作日志，并可以对日志进行点评及共享；

3.7.管理简报：统计各用户各项工作的数量，查看企业目前的工作状态；

3.8.工作计划：多人参与，参与人随时可以看到任务进度，有权限人员可以点评；

3.9.办公用品管理：办公用品、低值易耗品的登记、领用、管理,可以生成各种统计报表；

3.10.固定资产：实现固定资产的录入，生成资产卡片，生成相应的查询报表；

3.11.图书管理：实现图书的管理录入、借阅、查询、管理；

3.12.资源申请管理：对相当设备的进行管理，排出使用日期等，如笔记本电脑、投仪影等；

3.13.会议申请安排：对会议室进行预约登记、会议申请、批准，会议纪要等进行全面管理；

3.14.车辆申请安排：对车辆使用申请、批准、预约情况、维护费用等进行全面管理；

3.15.公共通讯薄：按组查询人员通讯信息；

3.16.组织机构信息：可以查看单位、部门、用户相关信息；

4.知识管理：

4.1.公共文件柜：帮助用户实现文件系统化管理，可针对不同角色、不同用户授权；

4.2.网络硬盘：类似 FTP，针对服务器上相应路径授权，存放资源文件；

4.3.图片浏览：主要用于放 JPG、GIF 等图片格式文件，可以直接预览、播放；

4.4.OA 知道：类似百度知道，问答式的知识积累，可以提问、回答、查询等；

4.5.维基百科：类似于百度百科，词条式多人共同编辑完善的知识管理方式；

4.6.文档检索中心    ：针对日积月累的数据进行检索，并支持 OFFICE,PDF 文档里面来的文字进行搜索。方便后期对文档数据的查找。

5.人力资源：

5.1.人事管理：主要实现档案资料的录入、查询、及统计分析等工作。实现单位人事档案的建立、查询、导入、导出等功能。可以实现如合同到期的定时提醒，可设置附件。包括人事档案、合同评审管理、奖惩管理、证照管理、学习经历、工作经历、劳动技能、社会关系、人事调动、离职管理、复职管理、职称评定、员工关怀、人事分析等子模块；

5.2.招聘管理：实现从招聘需求到人员招聘、选才等过程细分为招聘需求、招聘计划、人才库、招聘筛选、招聘录用、人才分析等模块；

5.3.培训管理：主要包括培训计划、培训审批、培训记录等模块；

5.4.考勤管理：对在 OA 上考勤的数据进行统计，同时对考勤进行设置包括考勤审批、考勤记录、考勤统计、排班管理等模块；

5.5.薪酬管理：通过 OA 发放工资条，可以自定义工资结构细分薪酬项目设置、薪酬基数设置、工资流程管理、财务工资录入、部门工资上报、福利管理等模块；

5.6.员工自助查询：员工可以查询自己的基本信息、职位情况、教育背景等内容；

5.7.人力资源设置：可以设置考勤、人力资源管理员及 HRMS 相关代码；

5.8.在线考试：通过 OA 进行考试，标准化选择题，自动评分,包括题库管理、试题管理、试卷管理、考试信息管理、参加考试等模块。

6.档案管理：

6.1.卷库管理：建立相应的库；

6.2.案卷管理：建立相应的卷；

6.3.文件管理：建立相应的文件；

6.4.案卷借阅：对文件进行相应的人借阅，带相应的审批；

6.5.档案统计：最终档案的统计分析；

6.6.档案销毁：对于不需要的档案进行销毁；

6.7.系统设置：对 CRM 各模块中的代码进行设置；

6.8.我的任务：用户在各项目中需要完成的工作任务。

7.项目管理

7.1.我的项目：支持一级审批和免审批立项；

7.2.我的任务：分解下来的项目任务；

7.3.项目审批：对于所立项目进行审批；

7.4.项目文档：对于项目过程中所形成的文档进行管理；

7.5.项目问题：项目中产生的问题进行咨询及处理；

7.6.基础数据设置：相应的参数设置。

8.交流园地

8.1.讨论区：单位的内部的 BBS，可以设置多个主题，有权限的人参与讨论；

8.2.论坛：可以集成 Discuz 超级社区论坛；

8.3.文本聊天室：可以在对应聊天室中与其他用户进行文本聊天；

8.4.语音聊天室：需要安装 MeChat 聊天服务器后可以进行语音聊天；

8.5.网络会议管理：包括发起会议、删除、结束、加人、会议记录等操作；

8.6.文本聊天室管理：可以设置聊天室名称，并可以进行删除、关闭、删除记录等操作。

9.系统管理：

9.1.组织机构设置：设置单位名称、部门、用户及角色与权限设置；

9.2.工作流设置：定义工作流表单、流程等，并对流程进行分类；

9.3.行政办公设置：设置公共网址、工作日志、公共通讯薄、公告通知、文件套红模板；

9.4.知识管理设置：可以对公共文件柜、网络硬盘、图片浏览进行权限设置；

9.5.信息交流设置：设置短信提醒、讨论区、词语过滤、信息过滤审核；

9.6.定时任务管理：有定时发起流程、工作流超时催办、数据库定时备份等；

9.7.紧急通知设置：可以设置桌面模块及桌面显示窗口两种不同内容及显示方式；

9.8.界面设置：可以设置 IE 标题、主界面、登陆界面等内容等；

9.9.状态栏设置：可以设置底部需要显示的文字；

9.10.系统代码设置：对 OA 中各模块设置不同代码；

9.11.自定义字段设置：可以设置 IE 标题、主界面、登陆界面等内容等可以对 OA 中模块自定义字段，用于增加对应表的输入内容；

9.12.数据库管理：对数据库进行优化、修复及导出、导入、备份、还原等操作；

9.13.系统日志管理：可以查询日志、统计日志及管理日志；

9.14.系统资源管理：分资源监控（可以监控内部短信和内部邮件）、数据压缩、文档备份管理、资源占有情况查询、资源回收、IM 资源管理等；

9.15.系统访问控制：可以设置 IP 段，也可以设置访问权限；

9.16.系统安全设置：可以对密码强度、登陆次数、是否启用 USB KEY（使用 KEY 登陆需单独购买） 等进行设置。

10.文档在线阅读与编辑：

支持 Office 文档（Word、Excel、Power Point 文档）在线编辑，无需下载，自动上传，支持痕迹保留，支持 pdf 文件在线阅读，客户端无需安装 pdf 阅读器。

11.客户端工具：除浏览器登录外，提供 OA客户端工具，实现开机自动登录 OA ，支持内地址快速切换 。

12.智能门户：我的门户、门户管理、门户模板、门户内部管理，一站式信息服务中心、强大的内容管理、个性化设计和定义、与 OA 业务紧密集成，支持门户属性自定义，门户编号、名称、类型、logo 信息、是否开启、门户访问权限、管理权限，支持总部门户、分子公司门户、部门门户、个人门户、信息门户等。

13.移动客户端:实现无线移动办公,提供邮件、公告、工作流、微讯等模块功能，随时查阅办公数据,

14.签章：

14.1.工作流表单网页手写签章：支持web网页签章，用户在表单中，通过签章组件进行签章的操作，以保证网页表单数据的安全性，防篡改和可鉴别，提高了网页签章的权威性、规范性，符合电子签名法则。

14.2.手机签章组件：手机签章组件是将特定手机签章，与客户的智能手机硬件或号码信息捆绑，当客户使用智能手机OA客户端，进行工作流等审批操作时，可以实现安全的签章功能。

14.3.Office安全签章：支持OA系统中所有Office文档的电子签批、骑缝章、信息验证、生成二维码等功能。印章安全可信，防伪防盗。加强协同办公中的安全性。

15.服务器：OA系统服务器可以由公司自建服务器，也可租赁工业云平台。

16.与ERP系统的对接以及与企业网站的对接。

四、预计OA系统应用效果

1.创造数字化办公环境，突破沟通障碍，基于 INTERNET 技术实现全球化远程办公和移动办公；

2.改善沟通，建立企业内部信息门户，统一信息发布平台，促进文化建设以公告、新闻、论坛等多种方式和手段建立立体沟通平台；增强组织成员参与的兴趣、辅助完成文化建设；

3.加强组织行为管理，监控制度执行与工作绩效，工作任务实时督办，提高成员的执行力；

4.过程控制，规范管理，制度流程驱动、表单展现，提高管理能见度；随机协作过程、结果可视化、提高授权协作有效性；组织及体系化管理手段实施平台实现跨部门流程化协同工作，加强业务规范，提升工作效率；

5.知识管理，打破信息孤岛，实现知识、经验的随时积累共享、提升学习能力；

6.激活企业硬件投资，提高内部资源利用率，实现无纸化办公；提升单兵效率，有效抑制人力数量增长。

7.客户关系，全方位掌控客户资源，稳定客户关系，提升客户服务质量；

8.通过全面的企业信息化解决方案，快速提高整体信息化水平，提升企业未来竞争力；

9.规范企业信息管理，多级权限控制，确保企业信息安全；

10.加强多层次沟通，实现全员参与，成为塑造企业文化的良好平台。

五、厂商比对

根据所指定需求功能，选择市场业内实力较强的泛微、通达OA以及新型办公软件金蝶云之家进行综合对比，如下表所示。

表1 OA厂商对比

根据调研，通达OA主要集群客户为大型国企，依附于中国兵器集团，从事OA行业时间较长，主要宣传途径为客户宣传，其功能较多，技术实力较强，性价比好，有售后支持保障能力，但通达开发技术为PHP较落后，扩展能力差。范围OA基本功能较完善，宣传力度大，技术成熟，服务有保障，客户群范围较广，大、中、小企业均有涉及，并有针对性版本，开发技术为JAVA，整合性好，开发敏捷。金蝶云之家为新研发办公软件，其在市面上使用客户较少，且功能不够齐全，相关稳定性还不能得到确定，价格便宜。

六、结论