正版软件台账管理制度

一、制度背景及目的

随着信息技术的快速发展，软件使用已经成为企业工作的基本工具，软件的许可和使用问题日益突出，为了规范企业软件的采购、安装、维护和监管，保护企业利益，保障软件版权，制定正版软件台账管理制度是必要的。

本制度的目的是规范企业内部的软件许可管理，确保企业购买和使用的软件均为正版软件，为企业提供可靠的软件支持，降低风险。

二、适用范围

本制度适用于企业内所有部门、岗位及所有员工。

三、管理责任及权限

1. 公司高层领导担任软件台账管理的最高负责人，负责制定和发布本制度，并对其实施进行监督。

2. 软件管理部门负责执行和监督本制度的实施情况。

3. 各部门负责按照本制度要求进行软件许可证的管理，并录入软件台账信息。

四、制度内容

1. 软件采购

1.1 软件采购前，需委托采购专员向供应商了解软件许可证的类型、数量和授权方式，并与供应商签订正式合同。

1.2 采购合同应明确软件的版本号、使用期限、使用范围、数量、购买价格和软件许可证信息等相关条款。

2. 软件安装与配置

2.1 软件安装及配置由软件管理部门进行，安装前需核实软件的许可证信息，并进行记录。

2.2 安装完成后，软件管理部门应核实软件的使用范畴和权限设置，严禁超出许可范围的使用。

3. 软件维护与更新

3.1 软件管理部门负责软件的维护更新工作，包括及时安装软件厂商发布的安全补丁和升级版本。

3.2 所有软件的维护和更新记录应详细记录在软件维护日志中，并定期归档。

4. 软件台账管理

4.1 使用单位应建立软件台账，并按照规定将软件台账信息录入到统一的软件台账系统中。

4.2 软件台账信息包括软件名称、版本号、许可证号、购买日期、购买价格、使用范围、使用人员、安装位置和维护更新记录等。

4.3 软件台账应按照软件的分类进行管理，确保信息的准确性和及时性。

4.4 软件管理部门应定期对软件台账进行检查核对，发现问题及时整改。

5. 软件许可证审查

5.1 软件管理部门应定期开展软件许可证 audit 工作，对软件采购和使用情况进行审核。

5.2 软件许可证审查内容包括软件的合法性、使用范围是否超出许可范围等。

5.3 审查结果应及时报告给公司高层领导，提出整改建议。

6. 违规处理

6.1 对于使用未经许可或使用超出许可范围的软件，视情况，采取提醒、停用、罚款或纪律处分等措施。

6.2 对于严重违反规定的情况，公司可向相关法律机构举报。

7. 制度宣贯和监督检查

7.1 公司应对员工进行定期的培训和宣贯，使员工了解本制度的内容和要求。

7.2 软件管理部门应定期对软件许可证的管理情况进行监督检查，并将检查结果及时报告给公司高层领导。

8. 制度的实施与改进

8.1 公司高层领导应确保本制度的有效实施，并定期召开会议进行评估和改进。

8.2 员工和岗位责任人应严格按照本制度的要求进行操作，并在操作中发现问题及时报告。

8.3 对于本制度存在的不足和问题，公司应及时改进完善，并对改进措施进行跟踪和评估。

五、附则

1. 本制度自发布之时起执行，对以往的软件采购、安装和使用情况不予追究。

2. 软件管理部门应不定期进行软件授权合规检查，并将检查结果及时上报给高层领导。

3. 本制度的解释权归公司高层领导所有。

4. 本制度经公司高层领导审定后执行。

制度负责人：（姓名）

制度执行人：（姓名）

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