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2020.1123

MEC 强化八种意识，做好办公室综合服务工作

王立凤 东莞市轨道交通有限公司

中图分类号：C931 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）11-023-02

从业务上看，办公室负责文电、会务、机要、档案等机关日常运转工作。负责信息、宣传、安全保密、信访、政务公开、资产管理等工作。负责组织协调信息化和应急管理工作。从作用上看，它主要体现在三个方面：一是领导的参谋助手。办公室作为参谋助手就必须熟悉上级文件精神，了解和掌握单位一个时期的工作安排及其贯彻落实情况，了解和掌握一个时期内职工的思想情绪，对这些情况，办公室要及时调查收集，分析整理，得到正确的看法，提出加强和改进工作的意见和建议，以供领导参考，为领导的决策提供服务。二是单位联系各方的桥梁纽带。办公室作为桥梁纽带就必须加强政治理论、方针、规章制度的学习，不断提高理论水平，专业素养、办事质量，做到思想敏捷、沉着应对、运筹帷幄，实事求是的科学有效的处理好各项关系，为单位工作的顺利开展奠定基础 [1] 。三是单位的窗口和形象。外单位人员前来办事，首先接触的是办公室的工作人员，办公室人员的着装打扮、精神面貌、语言表达、办事水平均代表着一个单位的形象。办公室人员要不断提高自己的综合素质，加强职业道德修养。

办公室作为一个单位的重要部门，工作千头万绪，稍有疏忽就容易出现纰漏，轻则影响单位工作的正常运转，重则影响领导决策的实施。随着现代化科学技术的迅猛发展，信息化、智能化程度越来越高，对办公室的工作方式和服务质量提出了新的要求。这就需要办公室工作人员进一步提高思想认识，强化八种意识，做好办公室综合服务工作：[2]

一要强化服务意识。办公室主要的职能就是服务。要注重强化“三服务”。第一个是服务领导，就是当好领导参谋助手，发挥提醒、告知等作用。比如在办文中，要提醒领导哪些情况发生了变化，领导需要关注哪些内容。要告知领导包括上级有哪些新的要求，兄弟单位有哪些好的做法，基层镇街有哪些意见建议，等等。第二个是服务单位。办公室是单位的中枢部门，要切实服务好各部门，带动单位系统高效地运转起来。单位就像一个机器，很多问题往往就是碰到一个小地方，一个小齿轮卡住了，整个机器运转速度就慢下来了。而办公室就是要找出这个齿轮的卡位，思考怎么润滑，让机器的转速更快。这就要求办公室对各个部门的职责、各项工作的大体情况、法律法规

等等都要有所了解。只有做到这样，办文办会才会顺当，整个系统运转才会高效。第三个是服务群众。所有的、措施、保障、推动和落实，最后落脚点都要在为民办实事上面，一切都要实际、实惠、实在。现在政务服务、信访工作由办公室统筹，办公室是了解群众操心事、烦心事、揪心事的第一站，要热心接待群众，及时协调回复群众信访件，帮助群众排忧解难，切实增强群众的获得感、幸福感、安全感。

二要强化责任意识。责任就是岗位要求做的事，分内应该做的事。责任胜于能力，比能力更重要。要勇于担当。办公室工作天天短平快、年年马拉松，这就要求办公室工作人员必须有担当精神，有苦干实干的内在品质，对工作敢于负责，对任务敢于承担，一门心思把事情做好，尽心尽力把工作做好，越难做的工作越能使自己得到锻炼和提高，越艰巨的任务越能体现自己的工作能力和水平。要敢于争先。争先就是要有积极向上的志向，立志有所作为、有所超越。敢于争先，是一种精神状态。“心有多大，舞台就有多大”。办公室人员要始终充满争先创优的工作激情，才能有所作为、有所成就。要乐于奉献。办公室工作突发事情多、应急事项多，加班加点是常态，没有甘于吃苦、爱岗敬业的境界和情操，是难以胜任的。因此，办公室工作人员一定要保持一种勤勤恳恳、任劳任怨的心态，保持理性平和，切忌虚浮躁动，能够耐得住寂寞、经得住打磨、忍得住清苦。

三要强化效率意识。办公室同志都负责几项具体工作。面对纷繁复杂的工作，更要强化效率意识，讲究工作方式方法。要强化完成任务的观念。努力克服办事拖拉的不良习气，做到今日事今日毕，切实提高工作效率。比如收发文工作，每天收发文工作都有一定量，要争取每天都把当天的收发文处理完毕，这既有利文件的及时办理，也为我们工作赢得主动。要缓事急办。所谓“缓事”，是指常规性、日常性事务或者预先知道需要做的事，都是必须做的职责内的事，类似统计报表、会议纪要、月报季度报等等，有的人往往认为这个事是一周或者一个月以后的事，现在不用着急，以后再说，最后缓事都变成了急事，时间到了就措手不及，弄得一团糟。要超前谋划。善于把握每一阶段的工作重点，把握领导意图，对有关工作早学习、早考虑、

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管理纵横

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早研究、早介入。如在信息工作方面，要善于把握方方面面的情况，捕捉重要信息源，及时了解经济、社会发展和群众关心的热点、难点问题，为领导决策提供最快、最有价值的参考资料。

四要强化规范意识。没有规矩不成方圆。就是我们办文办事办会，都要按照他们本身的规矩办理，不能随心所欲。要熟悉岗位职责。每个人都有自己的岗位，处在什么岗位就要履行什么职责，每项职责都有它的规范。对自己岗位职责，就要熟悉它的工作流程、规范、要求。比如党内规范性文件专门定了报备制度，信息工作有信息报送制度，督查工作有督查管理制度，等等。要按照规范办事。办公室工作，无论是行政事务，还是内部管理，都必须坚持一丝不苟的态度，按程序办事，按规矩办事，做到有依有据，有条有理。要监督执行规范。办公室是内部管理制度的牵头单位，办公室首先要带头执行，还要监督、引导其他部门认真执行，共同推动工作事务由粗放化向规范化、标准化、精细化管理转变。

五要强化精品意识。精品意识，就是质量意识。要克服“差不多”心态。“差不多”心态其实质是一个态度问题，与一个人的品行、性格、习惯有关，看似没有什么大碍，但是若干个小的“差不多”，集中起来就会导致“差很多”，1%的疏漏往往会造成100%的错误，正所谓差之毫厘、谬以千里，上错一点、下错一片，长期下去对工作对事业不利、对自身成长不利、对单位形象也不利。要做一件事成一件事。明朝吕绅在《续小儿语》中说，“大凡做一件事，就要当一件事；若还苟且粗疏，定不成一件事”。就是说无论什么事情，要取得实效，赢得胜利。办公室工作事务繁杂，既要总体把握，统筹推进，更要发扬钉钉子精神，一件事不做则已，做必做到底，做到最后胜利。要注重细节。树立“没有最好，只有更好”的理念，养成严肃、严格、严谨地对待工作的习惯，绝不忽视任何一个细节，绝不放过任何一个疑点，要把“严细实”要求贯穿办文、办会、办事的全过程，不仅把一件事做成，而且要做好。

六要强化团结意识。团结是做好工作的前提和基础。只有搞好团结，在工作中同心协力，相互配合，才能优化内部资源，形成合力，发挥“1+1﹥2”的作用。要坚持民主集中制。贯彻集体领导与个人分工负责相结合的原则，充分发挥各方面的积极性。对于集体讨论研究问题，要充分发表个人意见。一旦集体作出决定，有不同意见可以保留，但对集体决定必须不折不扣地贯彻执行。要加强交流与沟通。办公室工作综合性很强，往往一件事情需要多个部门共同完成。这就要求我们必须加强工作沟通，以工作沟通促进思想沟通和感情交流，进而加深理解、增进友谊，达到交流思想、搞好团结的目的。要强化配合意识。大家在一起工作，既是事业的需要，也是难得的缘分。每个人的年龄、经历、性格、爱好各有差异，思想上难免会有不同观点，工作中也会有不同看法，但只要坚持事业为重、工作第一，就能够求同存异，合心合力。

七要强化落实意识。总指出：“如果不沉下心来抓落实，再好的目标，再好的蓝图，也只是镜中花、水中月。” 要服务大局抓落实。办公室要围绕大局认真制定督查工作方案，明确各项工作任务计划，扎实开展督查工作，及时通报工作情况，严格提出整改要求。通过持续跟踪问效，让工作形成闭环，避免虎头蛇尾，使督查工作真正取得实效。要服务领导抓落实。对于领导交办的重要事项，要有及时反馈的“复命意识”和“划句号”的能力。事毕不回复，就像任务完成了 99%，虽然就差这么一丁点，事情却没有到位。实际工作中，也不能等任务全部完成了才反馈，应该注意适时反馈、阶段性反馈，一方面可以让领导和同事放心，另一方面及时反馈情况又能为正确决策提供依据，特别是执行中遇到困难、发现问题时更需要及时反馈，以便重新调整思路和办法，从而更好地化解矛盾、解决问题。要履行职责抓落实。始终以强烈的责任感和进取心，不断增强工作能力，提升工作水平，从小事做起，从点滴做起，不折不扣完成各项工作任务，做到凡事有交代、件件有着落、事事有回音。

八要强化纪律意识。办公室是窗口，代表单位的形象。加强政治纪律建设。全体干部职工要增强“四个意识”，坚定“四个自信”，做到“两个维护”，自觉在思想上政治上行动上同党保持高度一致，在重大原则问题上始终做到头脑清醒、立场坚定、旗帜鲜明。加强党风廉政建设。认真落实规定，针对文风会风、办公用房、公务接待、公车使用、财务管理等方面自查自纠，加强整章建制，着力堵塞制度漏洞，从制度源头上纠正和防范问题。要严格按程序办事、按规则办事、按集体意志办事。要严格执行请示报告制度，在涉及重大问题、重要事项时按规定向组织请示报告。加强干部的管理监督。把上班纪律作为作风建设的重要抓手，进一步健全完善限时办结、责任追究和谈心谈话等制度，以制度管理人，以制度规范人，以制度约束人，在全局范围内率先形成“讲规矩、有纪律，讲道德、有品行，讲奉献、有作为”的良好氛围。[3]

“知者行之始，行者知之成”。办公室工作人员要自觉锤炼好“八种意识”，把“八种意识”融会贯通，内化为稳定的政治素养，外化为鲜明的能力行为，实实在在地践行到办公室的日常工作之中，坚持苦练内功，稳扎稳打，更好地发挥参谋助手、桥梁纽带作用，切实保障各项工作有效开展，更好树立单位的形象。

参考文献:

[1]付培谋.办公室文秘发挥参谋作用的策略[J].办公室业务,2020(16):83-83.

[2]李雪梅.浅析办公室管理工作的优化路径[J].办公室业务,2020(16):5+8.

[3]陈士云.办公室如何增进团结[J].秘书,2009(04):19-20.下载本文