在实际工作中，不仅需要学会利用Word输入与编辑文字，还应学会利用word对制作的文档进行排版与打印。本课将主要讲解表格的制作、使用文档特殊版式、应用样式以及页面设置与打印等知识。通过对本课地学习并结合前面所学的知识，读者基本上就具备了处理一般word文档的能力了。

5.1.1制作word表格

Word2003具有强大的表格功能，它允许在文档中插入各种结构的表格以满足各种文书的制作需要。

1.插入表格

在word文档中插入表格的方法一般有3种，下面分别介绍。

通过按钮插入

使用“插入表格”按钮可快速插入表格，其具体操作步骤如下所述。

1)将光标插入点定位到文档中需插入表格的位置，在“常用”工具栏中的“插入表格”按钮上按住鼠标左键不放。

2） 此时弹出下拉列表，拖动鼠标，使下拉列表中的方块呈蓝色，以选择行列数，释放鼠标便可创建行数和列数与蓝色方块数量相同的表格，如图5—1所示。

通过对话框插入

利用对话框可以在插入表格的同时设置表格的样式，其具体操作步骤如下所述。

1） 在所需位置定位光标插入点，选择【表格】→【插入】→【表格】命令。

2） 打开“插入表格”对话框，在“表格尺寸”选项区的“列数”和“行数”数值框中将列数和行数分别设置为“10”和 “8”,单机自动套用格式按钮，如图5—2所示。

3） 打开“表格自动套用格式”对话框，在表格样式列表中选择一种样式，这里选择“流行型”选项，单机确定按钮，如图5—3所示。

4） 返回 “插入表格”对话框，单机确定按钮，此时将在文档的指定位置插入设置好格式的表格，如图5—4所示。

手动绘制

手动绘制表格是指根据实际工作中的各种不同需求制作表格，其具体操作步骤如下所述。

1）选择【表格】→【绘制表格】命令，打开“表格和边框”工具栏。此时鼠标指针变为铅笔形状。

2）按住鼠标左键不放并拖动鼠标，到适当大小后释放鼠标即可绘制表格的外边框，如图

5—5所示。

3） 在边框内按住鼠标左键不放并拖动鼠标即可绘制表格的行和列、设置斜线表头，如图

5—6所示。

2.编辑表格内容

将鼠标指针移至表格中需输入文本的单元格处单击，即可将光标插入点定位到其中，此时便可直接输入文本。当发现表格的行或列有多或不够时，可及时在表格中删除或插入行或列，其方法如下。

1）选中表格中要插入行的上一行或下一行，选择【表格】→【插入】命令，在弹出的子菜单中选择行或列命令。即可在相应的位置插入行。

2）选中表格中要插入列的前一列或后一列，选择【表格】→【插入】命令，在弹出的子菜单中选择 行或列 命令，即可在相应的位置插入列。

3）将光标插入点定位到要插入单元格的位置，选择【表格】→插入→单元格命令，在打开的对话框中设置当前单元格在插入单元格后的移动方式，然后单击确定按钮即可插入单元格。

4）选中表格中要删除的行或列，选择【表格】→【删除】命令，在弹出的子菜单中选择“表格”、“行”或“列”命令即可将整个表格或选择的行、列删除。

5）选中表格中要删除的单元格，选择选择【表格】→【删除】→【单元格】命令，在卡开的对话框中设置当前单元格删除后其他单元格的移动方式，然后单击确定按钮即可删除单元格。

3.美化表格

选中表格中的文本，可按照美化文档中文本的方法对这些文本进行格式设置。这里所要介绍的美化表格是指对表格框架的美化和表格中文本的对齐方式的设置等，其操作方法如下所述。

拖动鼠标选中表格中需设置对齐方式的文本，在选中的文本上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“单元格对齐方式”命令，在弹出的子菜单中可选择一种对齐方式。

将鼠标指针移至表格上，此时表格左上角将出现图标，单击该图标选择整个图表，然后选择【表格】→【自动调整】命令，在弹出的子菜单中可选择一种整体调整表格的方式。

将鼠标指针移至表格中的行线或列线上，当其变为双向箭头时，按住鼠标左键不放并拖动鼠标即可调整行高或列宽。

4.案例—制作“报价表”

表格在有些文档中占有十分重要的地位，因此需熟练掌握如何在word2003中插入和使用表格的方法。下面通过在word2003中制作“报价表”来熟悉表格的插入和编辑的方法。

具体操作步骤如下所述。

1）输入表格标题并将其格式设置为“黑体、四号、居中”，如图5—7所示。

2）将光标插入点定位到需插入表格的位置，选择【表格】→【插入】→【表格】命令。

3）打开“插入表格”对话框，在表格尺寸选项区的“列数”和“行数”数值框中将列数和行数分别设置为“7”和“4”，单击确定按钮，如图5—8所示。

4）此时将插入一个7行4列的表格，如图5—9所示。

5）将光标插入点定位到单元格中，输入需要的文本，效果如图5—10所示。

6）拖动鼠标选中第一行单元格，单击“格式”工具栏的B按钮，对选择单元格的文本进行加粗设置，完成操作，效果如果5—11所示。

5.1.2文档特殊版式

利用word2003可以处理各种文档特殊版式，这里这要讲解3种常见的版式的处理技巧，包括文档分栏、首字下沉和添加中文拼音。

1．文档分栏

在一些特殊的文档中，要求在一个页面以多栏显示文本内容，类似报刊杂志等排版的样式。这时便可利用word2003的分栏功能达到目的，其具体操作步骤如下所述。

1）选择需进行分栏的文本，选择【格式】→【分栏】命令，打开“分栏”对话框，可在“预设”选项区中可直接选择word特定的分栏样式，也可在下方的栏数数值框中手动设置栏数。

2）在“宽度和间距”选项区中可设置每一栏的宽度和栏与栏之间的间隔距离。

3）选中分割线复选框可使栏与栏之间出现分隔线，如图5—12所示。

4）设置完成后单击确定按钮，效果如图5—13所示。

2. 首字下沉

   首字下沉的效果十分具有可读性，设置的具体操作步骤如下所述。

1）选中需设置首字下沉的文本，选择【格式】→【首字下沉】命令，打开“首字下沉”对话框。

2）在“位置”选项区中设置下沉方式；在“下沉行数”数值框可设置下沉文本的高度。这里所做设置如图5—14所示，单击确定按钮。

3）此时所选文本中的第一个文本便应用了下沉效果，如图5—15所示。

3. 添加中文拼音

在word2003中可为选择的中文文本添加拼音注释，其具体操作步骤如下所述。

1）选择需添加中文拼音的文本，选择【格式】→【中文版式】→【拼音指南】命令。

2）打开“拼音指南”对话框，在其中可添加的拼音的对齐方式、相对于文本的位置、拼音的字体和字号等进行设置，如图5—16所示。

3）完成设置后单击确定按钮即可。

4.案例—编辑“杂志”文档

特殊的文档排版不仅可以使文档看上去更加美观，也能使文档内容结构更加清晰。下面将通过具体操作步骤如下所述。

1）打开“杂志”文档，选择标题文本，选择【格式】→【中文版式】→【拼音指南】命令。

2）打开“拼音指南”对话框，单击确定按钮，为选择的标题文本添加拼音，如图5—17所示。

3）选中正文文本，选择【格式】→【首字下沉】命令，打开“首字下沉”对话框。在 “位置”选项区中选择“下沉”选项，在“字体”下拉列表框中选择“楷体”选项，单击确定按钮，如图5—18所示。

4）此时可看到为选中的文本设置了首字下沉效果。拖动鼠标重新选中所有文本，注意文末的回车标记不要选中，如图5—19所示。

5）选择【格式】→【分栏】命令，打开“分栏”对话框，在“栏数”数值框中输入“2”，选中分割线复选框，单击确定按钮，如图5—20所示。

6）完成分栏设置，效果如图5—21所示。

5.1.3应用样式

样式是指有固定格式的一种对象。当需要为多处文本或段落应用相同的样式时，逐个进行相同格式设置很麻烦，因此合理使用样式不仅可以减少相同格式设置时出现的错误，还能极大地提高工作效率。

1.应用word2003自带的样式

Word2003自带有多种已经定义好的样式，在编辑文档是可直接调用。应用样式的方法为：选中需应用样式的文本或段落（若是段落应用样式，则可直接将光标插入点定位到该段落中），在“格式”工具栏的正文下拉列表框中选择需要的样式即可。如这里选择“标题3”选项，如图5—22所示。

1）单击“格式”工具栏中的按钮，打开“样式和格式”任务窗格，在其中的列表框中找到需修改格式的样式，在其上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“修改”命令，如图5—23所示。

2）打开“修改样式”对话框，单击其左下角的格式按钮，在弹出的下拉菜单中选择需修改对象对应的命令，如图5—24所示。然后在打开的对话框中根据需要进行修改即可。

3）完成修改后已经应用了该样式的文本或段落会自动更改为修改后的样式，如图5—25所示。

2.创建样式

若觉得word自带的样式还不能满足需要，可创建新德样式，其具体操作步骤如下所述。

1）选择【格式】→【样式和格式】命令或单击按钮，打开“样式和格式”任务窗格，单击新样式按钮。

2）打开“新建样式”对话框，如图5—26所示。在“名称”文本框中可定义新样式的名称。单击格式按钮，在弹出的下拉菜单中可选择设置格式的对象，然后在打开的对话框中进行详细设置。

3）完成设置后单击确定按钮，返回“样式和格式”任务窗格，新创建的样式便会显示在列表框中。

3.案例—通过样式设置“出游须知”文档

下面将通过对“出游须知”文档修改和应用样式以使读者熟悉应用和修改样式的操作。

具体操作步骤如下所述。

1）打开“出游须知”文档，单击按钮，打开“样式和格式”任务窗格。

2）在其列表框中的“标题3”样式上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“修改”命令，打开“修改样式”对话框。

3）单击居中按钮，将样式中的对齐方式设置为居中对齐，单击确定按钮，如图5—27所示。

4）将光标插入点定位到“出游须知”文档的标题段落中，然后单击“样式和格式”任务窗格中的“标题3”样式，此时标题段落中的文本便应用修改后的样式，如图5—28所示。

5.1.4页面设置与打印

当完成对文档的编辑以及美化等操作后，还可对文档的页面进行设置，然后将文档打印出来。

1．页面设置

对页面进行设置可以使打印出来的文稿布局更加合理、结构更为清晰。设置页面的具体操作步骤如下所述。

1）选择【文件】→【页面设置】命令，“页面设置”对话框。

2）单击“页边距”选项卡，在“页边距”选项区的“上”、“下”、“左”和“右”4个数值框中可分别设置文本边界距纸张4个方向的边界距离；在“方向”选项区中可设置页面方向为纵向或横向，如图5—29所示。

3）单击“纸张”选项卡，在“纸张大小”选项区的下拉列表框中可选择纸张类型。也可在“宽度”和“高度”数值框中自定义纸张大小，如图5—30所示。

4）单击“版式”选项卡，在“页眉和页脚”选项区中选中不同的复选框，可使文档的奇偶页或首页具有不同的页眉或页脚；在“距边界”栏的两个数值框中还可精确设置页眉、页脚距文档边界的距离，如图5—31所示。

5）单击“文档网格”选项卡，在其中可设置文本排列方向。网络以及页面包含的行数等，如图5—32所示。

6）设置完成后单击确定按钮。

2.设置页眉与页脚

页眉也页脚区域位于文档的上方和下方，主要用来显示文档名称、页数、当前页码、日期等辅助信息。选择【视图】→【页眉和页脚】命令即可进行页眉和页脚编辑状态，并自动打开“页眉和页脚”工具栏，如图5—33所示。利用其中的按钮即可为页眉或页脚添加信息。

完成页眉和页脚的编辑工作后，单击“页眉和页脚”工具栏右端的关闭按钮或双击呈灰色状态显示的主文档编辑区即可退出页眉和页脚编辑状态。

3.打印设置

打印设置主要用于设置打印任务，如选择打印机、设置打印范围、打印份数等，其具体操作步骤如下所述。

1）选择【文件】→【打印】，打开“打印”对话框，如图5—34所示。

2）若安装了多台打印机，则可在“打印机”选项区的“名称”下拉列表框中选择打印机。

3）在“页面范围”选项区中选中全部单选项表示打印当前文档的所有页面；选中当前页单选项表示只打印当前光标插入点所在的页面；选中页码范围单选项可激活其右侧的文本框，在其中可设置需打印的页面。

4）在“副本”选项区的“份数”数值框中可设置打印份数。选中逐份打印文档

5）设置完成后单击确定按钮即可开始打印。

4.案例——设置并打印“公司便签”

下面将对“公司便签”文档的页面进行设置，然后将其打印100份。通过此次练习，读者可巩固对文档进行页面设置和打印文档的方法。

具体操作步骤如下所述。

1）打开“公司便签”文档，选择【文件】→【页面设置】命令，打开“页面设置”对话框。单击“纸张”选项卡，在“纸张大小”选项区的下拉列表框中选择“Letter”选项，单击确定按钮，如图5—35所示。

2）将第二页多余的内容删除，使文档仅存在一页内容。

3）选择【视图】→【页眉和页脚】命令，进入页眉和页脚编辑状态。将光标插入点定位到页眉区域的公司名称段落中，单击“格式”工作栏中的右对齐按钮是该段落右对齐，如图5—36所示。

4）选择页脚区域的所有文本，单击“格式”工具栏中的B按钮给字体加粗，如图5—37所示。

5）单击“页眉和页脚”工具栏的关闭按钮，退出页眉页脚编辑状态。选择【文件】→【页面设置】命令，打开“页面设置”对话框。

6）在“副本”选项区的“份数”数值框中输入“100”，单击确定按钮，如图5—38所示。此时打印机将开始对进行打印。

5.2  上 机 实 战

本科上机实战将制作“公司考勤表”和“表扬信”文档，通过这两个文档的制作使读者再次熟悉本课讲解的知识。

上机目标：

表格的使用；样式的应用；文档的打印设置方法。

5.2.1制作“公司考勤表”文档

1.操作要求

本列将在word2003中制作“公司考勤表”文档，具体操作要求如下所述。

新建文档，输入标题“公司考勤表”，并为标题应用“标题3”样式。

插入表格，并输入表格内容然后将表头字体设置为“黑体”。

打印制作的文档。

2.操作思路

根据上面的操作要求，本例的操作思路如图5—39所示。

公司考勤表

1）启动word2003，输入表格标题并为其应用“标题3”样式。

2）插入7行6列的表格并输入文本，将第一行文本的字体格式设置为“黑体”。

3）选择【文件】→【打印】命令，通过打开的对话框将制作的文档打印出来。

5.2.2制作并打印“表扬信”文档

1.操作要求

本列将使用word2003中制作“表扬信”文档，然后将其打印出来，具体操作要求如下所述。

输入表扬信标题、称谓、内容及署名，并设置缩进和对齐方式。

修改“标题3”样式为“黑体、五号、居中”，并将其应用到标题上。

通过“打印”对话框选择打印机，并将表扬信打印两份。

2．专业背景

表扬信是用来表彰行政机关、企事业单位、社会团体或个人的先进思想、先进事迹的，是用以弘扬好人好事的一专用书信。其标准格式如下所述。

标题：居中显示。

称谓：无缩进输入被表扬的对象名称，最后以冒号结尾。

正文：首行缩进输入表扬的内容，注意语言应不夸大、简短精练、具有说服力。

结尾：换行输入对被表扬的对象的夸奖和更高的希望。

署名：右对齐输入单位或个人名称，换行输入日期。

3.   操作思路

根据上面的操作要求本例的操作思路如图5—40所示。

表扬信

刘丽同志：

在公司与客户因某种误会发生纠纷过程中，你毫不犹豫地牺牲个人利益，保全了公司利益最大化，在客户心中留下了良好的印象，也间接提升了公司的地位。再次特予以表扬，希望你在今后的工作中再接再厉，争做楷模，取得更辉煌的成绩！

1）输入表扬信的所有内容，并按“专业背景”中的书写格式设置各段落的缩进和对齐方式（具体是：标题居中、称谓不变、正文首行缩进2字符、署名右对齐）。

2）单击按钮，在打开的任务窗格中将“标题3”样式的字体格式设置为“黑体、五号”，段落格式设置为“居中”，然后将其应用到标题段落。

3）选择【文件】→【打印】命令，打开“打印”对话框，在其中选择可以工作的打印机，然后设置打印份数为两份，将文档打印出来。

5.3常见疑难解析

问：利用“插入表格”按钮最多只能插入4*5的表格吗？

答：在“插入表格”按钮上按住鼠标左键不放，并向下方拖动，当超出显示的下拉列表宽度时，word会自动改变下拉列表宽度，以满足插入多行多列的表格。

问：当需要用表格制作学生成绩时，能通过表格计算成绩总分或平均分吗？

答：将光标插入点定位到需计算份数的单元格中，然后选择【表格】→【公式】命令，打开“公式”对话框。在“粘贴函数”下拉列表框中可选择求和函数（SUM）和求平均值函数（AVERAGE）,并根据位置关系在参数中输入“LEFT”、“ABOVE”等单词即可。下载本文