正确使用方法

一、文字材料中序号、标点的正确使用

（一）“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。

（二）“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，应该用顿号，即“一、”、“二、”、“三、”。

(三）“1、”、“2、”、3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，应该使用齐线墨点（实心小圆点)，即“1.”、“2.”、“3.”或“A.”、“B.”、“C.”。

（四）序号如加括号，如（1）（2）（3）①②③等不再加标点符号。

（五）用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序时，可在“一是”、“二是”、“三是”之后分别用逗号。例如：“一是,”、“二是,”、“三是，”也可以不用标点符号，直接连接下文。

（六）用“甲”、“乙”、“丙”、“丁”表示顺序时，在“甲”、“乙”、“丙”、“丁”之后分别用顿号。例如：“甲、”，“乙、”，“丙、”，“丁、”。（七）在“一方面”、“另一方面”之后，可以分别用逗号，也可以不用标点符号，直接连接下文。

二、年份中“零”的正确使用

年份如用中文形式表示，如“二OO九年十月”，则中间的“O”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“0”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择）；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“2010年10月”。

三、公文的年份中“括号”的正确使用

印发公文时，年份外的括号应该用中括号“〔〕”，而不应该用小括号“（）”或方括号“[]”。

如：教办字（2011）5号（不规范）

教办字[2011]5号（不规范）

教办字〔2011〕5号（规范)

四、正确区分连接号和破折号

（一)凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“一一”。

如：2010年9月～10月中的“～”（使用规范)（二）凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“——”而不用“～”或只占一个空格的短线“-”或两个短线“--”表示。如：再接再厉，推进语言文字规范化工作——2009年语言文字工作总结（选取破折号，一般在电脑“插入”

栏“标点符号”中查找）

五、相邻的两个数字间顿号的使用

（一）相邻的两个数字表示概数，要用汉字数码，中间也不要加顿号。

如：2、3个5、6天27、8岁6、7点钟（不规范）两三个五六天二十七八岁六七点钟（规范）

（二）相邻两个数字连用，有时不是表示概数，而是一种缩略形式，中间要用顿号。

如：初中一、二年级国棉六、七厂（规范)

八、九两个月退居二、三线（规范)

六、汉语拼音注音字母的正确使用

（一）大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。

（二）分连写：词内连写，词间分写。

例1：“公共场所请勿吸烟”

GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN (不规范）“公共场所请勿吸烟”

GONGGONG CHANGSUO QINGWU XIYAN (规范）

例2：xxxx经贸洽谈会

ZHONGGUOTJINGGANGSHANTINGMAOQIATANHUI(不规范）ZHONGGUO JINGGANGSHAN JINGMAO QIATANHUT 

(规范）

七、xx文中标题

一级标题：标题序号为“一、”，独占行，末尾不加标点；二级标题：标题序号为“（一）”，与正文字体字号相同，独占行，末尾不加标点符号；

三级以下标题：三、四、五级标题序号分别为“1.”“（1）”和“①”，与正文字体字号相同，可根据标题的长短确定是否独占行。若独占行，则末尾不使用标点；否则，标题后必须加句号。每级标题的下一级标题应各自连续编号。公文标准格式及排版要求

一、页面设置

纸型：A4纸。

页边距：上边距3.7厘米

下边距3.5厘米

左边距2.8厘米

右边距2.6厘米

字间距：缩放100%

行间距：固定值28磅

二、标题要求

标题排列应当使用梯形或菱形。

大标题：二号xx小标xx简体；

一级标题：三号黑体；

二级标题：三号楷体gb2312；

三级标题：三号仿宋gb2312xx；

第一级标题使用数字“一、二、三、……”，

第二级以下标题可逐级使用数字“（一）（二）

1.  2.  3.……”“（1）（2）（3）……”；

三、正文要求

首行缩进2字符，回行顶格，数字、年份不能回行。

正文：三号仿宋gb2312。

（三）……”“四、公文落款

落款日期在落款名称下边，不能隔行，从正文右边空出2个字间距。日期位置调整好后，发文机关署名在日期的上一行与日期居中。

五、附件

正文下空一行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称，如有多个附件使用阿拉伯数字标注附件顺序号。附件名称后不加标点符号。

六、其它要求

1.页码

用4号半角宋体阿拉伯数字标识，数字左右各放一条4号一字线。

单页码xx1字，双页码xx1字。

附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

2.双面打印

3.装订要求：左侧装订、两钉距上下边缘各70mm，允许4mm误差。

4.发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。

以上要求参考《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-2012）。下载本文