一、声像档案的概念

声像档案是国家机关、企事业单位、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的，以磁质、感光材料为载体，以图像、声音为主要反映方式，并辅以文字说明的历史记录。

声像档案的载体形式：

照片、底片，即我们通常说的照片档案；

拷贝、影碟、光盘、录像带、磁盘、磁带等也就是我们常说的录音录像档案。

二、声像档案的特点

1、形象的直观性

2、内容的广泛性

3、记录功能的特殊性

4、客观的真实性

三、声像档案的归档范围和时间要求

1、归档范围

凡是机关、团体、企业事业单位在其社会实践活动中形成的，一切具有保存价值的声像材料均应归档，具体收集范围如下：

（一）反映本单位主要职能活动和工作成果的声像材料。

（二）上级、本单位领导人和外单位领导人、著名人物参加本单位的重要公务活动形成的声像材料。 

    （三）本单位组织或参加的重要活动的声像材料。 

    （四）本单位召开的各类重要会议的声像材料。 

    （五）反映本单位创新成果、科研活动的声像材料。 

    （六）本单位荣获的的各种荣誉性奖状、证书、锦旗、礼品等实物的声像材料。

（七）其他与本单位活动有关的具有保存价值的声像材料。

2、归档时间：具有归档价值的声像材料在完成其现行效用后，由摄影者或承办部门收集并著录文字说明后应及时交档案室。

要注意的是：对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除。反映同一场景的照片一般只收集一张，反映同一内容的若干张照片应选择其主要照片归档。

声像档案保管期限的划分参照文书档案。 

四、声像档案的整理

整理原则：有利于保持声像档案的有机联系，有利于保管，有利于利用。

（一）照片档案的整理

照片是采用感光材料，利用摄影的方式记录形象的单个画面。照片档案由照片、底片、文字说明构成。

数码照片：指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。由此可见，数码照片按照采集渠道可以分为：数码照相机照片和扫描照片，拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的分辨率应不低于600dpi。 

数码照片档案一般由数码照片、文字说明两部分组成。 

文字说明主要包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素。

事由—照片所反映的事件、事物的情由

时间—事件发生或事物变化、产生的时间和摄影时间

地点—被摄录对象所在的具体地点

人物—照片中主要人物的姓名、身份

背景—对揭示照片主题具有一定作用的背景

摄影者—照片的摄影单位和摄影人

文字说明的书写要求：综合运用文字说明的六个要素，概括地揭示照片反映的信息，文字简洁、语言通顺，年、月、日用阿拉伯数字标识。

总说明，也叫组合照片说明：一般一组联系密切的照片应编写总说明。

分说明：对已加总说明的照片，根据照片内容分别编写简要的分说明。

文字说明一是便于保管，按照文字说明提供的线索，可以明确照片档案形成的时间、目的和内容，易于分类整理、易于有序排列；二是便于提供利用，根据文字说明材料的提示，能快速准确地查找所需的照片档案。

1、分类

数码照片按其形成年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。

纸质照片的分类可视情况对待，照片数量少的可一年的照片组合成一卷；照片数量多的一般按照片所反映的内容或专题进行分类，使同一内容或同一性质的照片归入同一类中，保持其内在的联系，各单位根据单位实际情况可分为领导视察类、会议类、荣誉类、文体活动类、业务活动类、其他类等等。

分类后，应将照片与文字说明组合成案卷，固定在芯页（固定照片和底片，以及标注说明的纸质载体，是组成照片档案案卷的材料）上。

2、排列、编号

排列:一组关系密切的照片应排列在一起。

卷内照片的排列：一年一卷的卷内照片排列按问题结合重要程度或时间排列；分问题或专题立卷的按重要程度或时间排列皆可。

编号：按卷内照片的自然张数，每卷编一个流水号，一组联系密切的照片中的大幅照片（不宜用芯页固定的照片），应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明并注明其存放位置，将照片固定在专用的纸板上，放入专用的档案袋或档案柜中。编号的目的是固定照片在卷内的存放位置，照片和文字说明编号要对应一致。

纸质照片档案的编目

照片固定位置后，根据说明填写卷内目录，照片档案的卷内目录，是以照片的自然张数或有总说明的若干张为单元填写

照片号：卷内照片的顺序号

照片题名: 简明扼要地反映每一张或一组照片的具体内容，包括地点、人物、事由、背景等要素，重要人物应标明所在位置。 

拍摄者:照片的拍摄单位或拍摄人。

拍摄时间:照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字标识。如20040104，不足时加零补齐。

备注：注释需要补充和说明的情况。

数码照片的整理

每一个年度建立一个文件夹。文件夹下存放数码照片文件。数码照片文件按时间(或重要程度)先后排列，一组联系密切的数码照片应排列在一起。文件夹内的每一张数码照片按其排列顺序编号，即形成数码照片号(又称数码照片文件名)。数码照片号为年度+流水号，年度和流水号各为4位阿拉伯数字，不足四位的在前补“0”。

永久、长期保管的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，纸质照片档案管理参照国家标准GB／T11821-2002《照片档案管理规范》执行，归档时应标明互见号，格式为：全宗号—目录号—光盘号—照片号（标注于纸质照片的文字说明中）或全宗号—目录号—案卷号—照片号（标注于数码照片的文字说明中）。

3、光盘刻制与编目

A、数码照片光盘刻制与编目

一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘或多盘载体中，几个归档年度的数码照片不应存储在一盘载体中。推荐采用只读光盘作为数码照片的保存载体。禁用软磁盘作为数码照片长期保存的载体。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式。 数码照片光盘刻制内容包括数码照片文件夹（即存放数码照片的文件夹DATA）、数码照片文件目录（目录内容对应DATA中存放的数码照片）光盘说明文件（或数码照片光盘封面）

光盘说明文件或数码照片光盘封面（光盘的包装盒上加贴）内容包括全宗号、目录号（全宗内所属目录的编号）、光盘号（按形成时间从“1”开始编制流水号）、全宗名称（立档单位的全称或通用简称）、题名（全宗名称+“****年”+ “的数码照片文件）、形成时间（光盘内数码照片的起止年月）、照片张数、套别（数码照片光盘应一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。套别用符号表示分别为：A、B、C。）、光盘类型（分CD-R、CD-RW，DVD等），保管期限、制作人、审核人、制作时间、制作软件（制作数码照片光盘使用的软件名称）、制作设备（制作数码照片光盘使用的硬件名称）等。

数码照片文件目录（内目）

数码照片文件目录应逐张照片编制，数码照片文件目录项目包括全宗号、目录号、光盘号、照片号、文件题名、责任者、拍摄时间、摄影者、备注。

照片号：一张光盘保存的数码照片从“1”开始编制照片号。

文件题名：简明概括的反映数码照片的具体内容，包括时间、地点、人物、事由、背景等要素。

责任者：形成数码照片单位的全称或通用简称。

拍摄时间：数码照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字表示，如20040104。

摄影者：数码照片的拍摄人。

备注：注释需要补充和说明的情况。

数码照片光盘目录（案目）

除纸质照片档案外，包括数码照片光盘，录音录像带等在内的特种载体档案（也是声像档案）统一使用特种载体（声像档案）档案案卷目录。逐张（盘、盒）编制，案卷目录项目包括全宗号、目录号、张（盘、合）号、载体类型、载体名称、题名、形成时间、张(件)数、保管期限、备注。

     载体类型：特种载体的内容类型，分照片、图像、声音、影像、数据等。如数码照片光盘填写照片。

     载体名称：特种载体的载体名称，由型号和名称组成，如LP唱片、UR-60录音带、VCD光盘、CD-R光盘。

     张(件)数：特种载体内包含的数据数量。

五、保管

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，只有少数单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余大多数单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，但是短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，温度应控制在17℃—20℃，相对湿度应控制在35%—45％，远离光线、磁场等并与有害气体隔离；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施；光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，避免挤压，不得弯折，不得堆叠存放，只有在使用时才能将其从包装物中取出，使用后及时放回；光盘的标签应粘贴在光盘的包装物上，不得直接在光盘上粘贴标记。光盘做防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层，如果光盘有污渍，可用水或中性清洁剂清洁，如用酒精清洗，不要使用玻璃清洁剂或溶剂，用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻擦拭，不能沿圆形轨边擦拭； 光盘一般每满4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。

各立档单位应建立声像档案定期检查制度，发现问题，及时解决，必要时复制，以延长声像档案的寿命。下载本文