一、档案和资料管理机构及其职责

1、公司档案和资料工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合管理部负责的统筹管理；二级管理是指各部门的档案和资料管理工作。

2、公司档案和资料业务归属综合管理部，由综合管理部指定人员兼职负责。各部门指定人员兼职档案和资料管理工作。

3、公司档案和资料管理员按照国家有关规定、顾客的要求，以及公司档案和资料工作制度、条例统一管理公司的档案和资料；各部门的档案和资料管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案和资料。

4、档案和资料管理人员要严格执行公司档案和资料管理规定，认真细致地做好档案和资料保管以及利用工作，充分发挥档案和资料的作用。

5、公司档案和资料管理人员有责任对二级档案和资料管理工作进行监督和指导。每年对二级档案和资料管理进行一次检查验收。

二、归档制度

1、凡是反映公司企业生产经营、企业管理及业务项目等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合管理部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务部门保存原件；属人事问题的，由综合管理部保存原件；属业务项目的，由信息分析部保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交公司档案资料室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务部门及业务部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务部门保存原件。

7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合管理部归档。

8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

三、档案和资料保管制度

1、公司综合管理部应有存放档案和资料的专门库房，各部门应根据保存档案和资料数量，设置存放档案和资料的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案和资料要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案和资料必须图物相符，帐物相符。

6、档案和资料管理人员要熟悉所负责的档案和资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案和资料保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案和资料，由档案和资料管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案和资料清单由档案和资料员永久保存。

9、严格遵守档案和资料安全保密制度，做好档案和资料流失的防护工作。

10、凡公司工作人员辞职、解聘前必须做好资料移交工作，方可办理相关离岗手续。

四、档案和资料借阅制度

1、档案和资料属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案和资料材料，须经档案和资料所属部门负责人批准。借阅档案和资料材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案和资料材料，须经公司领导批准。阅档必须在指定的地方，不得携带外出。需要借出档案和资料的，须经公司主管领导批准。

3、借阅档案和资料，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案和资料材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案和资料管理员催还。需要长期借出的，须经综合管理报公司主管领导批准。

5、借出档案和资料时，应在借出的档案和资料位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案和资料者必须妥善保管档案和资料，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案和资料材料完整无损。否则，追究当事人责任。

7、借出档案和资料材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。下载本文