一、档案管理原则
1、树立档案意识，凡反映本科室工作的一切有效资料和文字记录都属于本科室档案应留存的历史资料。
2、档案管理员应保证档案的真实、完整，及时主动收集、整理、认定。
3、档案管理员设置，由科室指定人员兼职档案资料管理工作。
4、档案管理职责，档案管理员参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门的档案资料。
5、档案管理员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
6、凡属归档范围的文件资料，均由科室集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
7、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门须保留的，保留复印件。
8、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，经营管理科保存一份，财务科及相关科室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务科保存原件。
二、档案保管制度
1、经营管理科应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
三、档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅本部门保管的档案材料，须经本部门档案管理员同意。需要借出档案的，须经本部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经本部门负责人报主管经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。 下载本文
