何时应使用数据透视表

如果要分析相关的汇总值，尤其是在要合计较大的数字清单并对每个数字进行多种比较时，可以使用数据透视表。在上面所述报表中，用户可以很清楚地看到单元格 F3 中第三季度高尔夫销售额是如何通过其他运动或季度的销售额或总销售额计算出来的。由于数据透视表是交互式的，因此，您可以更改数据的视图以查看更多明细数据或计算不同的汇总额，如计数或平均。

我的数据是如何组织的

在数据透视表中，源数据中的每列或字段都成为汇总多行信息的数据透视表字段。在上例中，“运动”列成为“运动”字段，高尔夫的每条记录在单个高尔夫项中进行汇总。

数据字段（如“求和项：销售额”）提供要汇总的值。上述报表中的单元格 F3 包含的“求和项：销售额”值来自源数据中“运动”列包含“高尔夫”和“季度”列包含“第三季度”的每一行。

如何创建数据透视表

若要创建数据透视表，请运行“数据透视表和数据透视图向导”。在向导中，从工作表列表或外部数据库选择源数据。向导然后为您提供报表的工作表区域和一列可用字段。当您将字段从列表窗口拖到分级显示区域时，Microsoft Excel 自动汇总并计算报表。

如果使用“Office 数据连接”检索报表的外部数据（外部数据：存储在 Excel 之外的数据。例如，在 Access、dBASE、SQL Server 或 Web 服务器上创建的数据库。），则可直接将数据返回到数据透视表，而不必运行“数据透视表和数据透视图向导”。当不需要合并来自外部数据库（数据库：与特定主题或用途相关的数据集合。在数据库中，有关特定录入项的信息（例如，雇员或订单）被分类存入表、记录和字段中。）的多个表（表：关于特定主题的一组数据的集合，以记录（行）和字段（列）的形式存储。）中的数据，或者不需要在创建报表前筛选数据以选择特定记录时，推荐使用“Office 数据连接”检索报表的外部数据，以及检索 OLAP（OLAP：为查询和报表（而不是处理事务）而进行了优化的数据库技术。OLAP 数据是按分级结构组织的，它存储在数据集而不是表中。） 数据库的数据。

创建数据透视表后，可对其进行自定义以集中在所需信息上。自定义的方面包括更改布局、更改格式或深化以显示更详细的数据

创建数据透视表

1. 打开要创建数据透视表（数据透视表：一种交互的、交叉制表的 Excel 报表，用于对多种来源（包括 Excel 的外部数据）的数据（如数据库记录）进行汇总和分析。）的工作簿。

o 如果是基于 Web 查询（Web 查询：用于检索存储在 Intranet 或 Internet 中的数据的查询。）、参数查询（参数查询：一种查询类型，当运行参数查询时，将提示输入用于为结果集选择记录的值（条件），这样同一个查询就可用于检索不同的结果集。）、报表模板（报表模板：包含一个或多个查询或基于外部数据的数据透视表的 Excel 模板 (.xlt file)。保存报表模板时，Excel 将保存查询定义，但不保存在模板中查询的数据。）、“Office 数据连接”文件或查询文件创建报表，请将检索数据导入到工作簿中，再单击包含检索数据的 Microsoft Excel 数据清单（清单：包含相关数据的一系列工作表行，例如，数据库或一组客户名称和电话号码。清单的第一行具有列标志。）中的单元格。

如果检索的数据是来自于 OLAP（OLAP：为查询和报表（而不是处理事务）而进行了优化的数据库技术。OLAP 数据是按分级结构组织的，它存储在数据集而不是表中。） 数据库，或者“Office 数据连接”以空白数据透视表的形式返回数据，请继续下面的步骤 6。

o 如果要基于 Excel 数据清单或数据库创建报表，请单击数据清单或数据库中的单元格。

2. 在“数据”菜单上，单击“数据透视表和数据透视图”。

3. 在“数据透视表和数据透视图向导”的步骤 1 中，遵循下列指令，并单击“所需创建的报表类型”下的“数据透视表”。

4. 按向导步骤 2 中的指示进行操作。

5. 按向导步骤 3 中的指示进行操作，然后决定是在屏幕上还是在向导中设置报表版式。

通常，可以在屏幕上设置报表的版式，推荐使用这种方法。只有在从大型的外部数据源缓慢地检索信息，或需要设置页字段（页字段：在数据透视表或数据透视图报表中指定为页方向的字段。在页字段中，既可以显示所有项的汇总，也可以一次显示一个项，而筛选掉所有其他项的数据。）来一次一页地检索数据时，才使用向导设置报表版式。如果不能确定，请尝试在屏幕上设置报表版式。如有必要，可以返回向导。

6. 请执行下列操作之一：

在屏幕上设置报表版式

1. 从“数据透视表字段列表”窗口中，将要在行中显示数据的字段拖到标有“将行字段拖至此处”的拖放区域。

如果没有看见字段列表，请在数据透视表拖放区域的外边框内单击，并确保“显示字段列表” 被按下。

若要查看具有多个级别的字段中哪些明细数据级别可用，请单击该字段旁的 。

2. 对于要将其数据显示在整列中的字段，请将这些字段拖到标有“请将列字段拖至此处”的拖放区域。

3. 对于要汇总其数据的字段，请将这些字段拖到标有“请将数据项拖至此处”的区域。

只有带有 或 图标的字段可以被拖到此区域。

如果要添加多个数据字段，则应按所需顺序排列这些字段，方法是：用鼠标右键单击数据字段，指向快捷菜单上的“顺序”，然后使用“顺序”菜单上的命令移动该字段。

4. 将要用作为页字段的字段拖动到标有“请将页字段拖至此处”的区域。

5. 若要重排字段，请将这些字段拖到其他区域。若要删除字段，请将其拖出数据透视表。

若要隐藏拖放区域的外边框，请单击数据透视表外的某个单元格。

注意   如果在设置报表版式时，数据出现得很慢，则请单击“数据透视表”工具栏上的“始终显示项目” 来关闭初始数据显示。如果检索还是很慢或出现错误信息，请单击“数据”菜单上的“数据透视表和数据透视图”，在向导中设置报表布局。

在向导中设置报表布局

如果已经从向导中退出，则请单击“数据”菜单上的“数据透视表和数据透视图”以返回该向导中。

6. 在向导的步骤 3 中，单击“布局”。

7. 将所需字段从右边的字段按钮组拖动到图示的“行”和“列”区域中。

8. 对于要汇总其数据的字段，请将这些字段拖动到“数据”区。

9. 将要作为页字段使用的字段拖动到“页”区域中。

如果希望 Excel 一次检索一页数据，以便可以处理大量的源数据，请双击页字段，单击“高级”，再单击“当选择页字段项时，检索外部数据源”选项，再单击“确定”按钮两次。（该选项不可用于某些源数据，包括 OLAP 数据库和“Office 数据连接”。）

10. 若要重排字段，请将它们拖到其他区域。某些字段只能用于某些区域；如果将一个字段拖动到其不能使用的区域，该字段将不会显示。

11. 若要删除字段，请将其拖到图形区之外。

12. 如果对版式满意，可单击“确定”，然后单击“完成”。