一、    公文的基本格式

公文格式是公文的各个部分在页面上的具体表现形式，也就是公文的外观形式。它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文内容起着重要的保证作用。1996年5月，经批准，发布了《中国党机关公文处理条例》。《条例》规定，党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等17项组成。

一、公文版头部分

公文的版头部分包括版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等6项。位于公文首页上半部，约占整个页面的1/3，与公文主体部分用一条红色横线相隔。红线中间一般有一颗红星，表示与机关、机关公文的区别。

1、版头。主要是两种形式：一是发文机关全称或规范化简称加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称加括号标明文种，括号里填注“通知”、“报告”、“函”等。均用套红大字居中印在公文首页上半部，通称“红头文件”，表示是机关的正式行文。下面留一定位置（备填注发文字号），下加一条断开的红线，在红线断开处点缀五星衬托（小字头文件一般不用星线，只有一条红线即可）。例如：“文件”、“中国员会（批复）”等。联合行文，可用主办机关一家或并用联署机关的名称。 

在公文版头使用方面应注意的问题是：

（1）版头中发文机关要使用全称或规范化简称，不要使用不规范化简称。如有个区的区委公文版头是“××市××区委员会文件”，“”是简称，“委员会”是全称，前简后繁，体例不统一，发文机关名称应改为“中国党××市××区委员会”或“××市××区委”。

（2）要注意版头上发文机关不要前后词意重复。这种情况多发生在一些工厂公文版头中，出现“××厂文件”字样。这里，“”是“中国党”的简称，“”即党的委员会。前后出现两个“党”字的词义，词意重复。应改为“中国党××厂委员会文件”或“××厂文件”为宜。两种式样中，第一种显得庄重些。

（3）联合行文使用版头要符合规定。联合行文一般用主办单位一家版头，也可并用几家版头。一般情况，主办机关应排在最前边。

（4）该用版头的一定要使用版头。公文使用不同版头，标志着公文的不同规格和严肃性。该用正式公文版头的一定要用。如，区委关于召开民主生活会情况向上级的报告，就应使用正式公文版头，不要用白头。

（5）下级公文版头用字不要大于上级公文版头用字。下级公文版头应小于上级公文版头，起码不能比上级的大。

2、份号。份号是一件公文印刷份数的顺序号，标注于公文首页的左上角，一般用6位阿拉伯数字表示，例如“NO000015”。标识份号有利于秘书人员对公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分发、清退、查对、借阅和统计。特别是绝密公文，一定要标明份号。发文机关在发文时，一般在一定的时间内，发往某一单位的同类公文的份号都是相对固定的。

在这方面，应注意的问题主要有两个方面：

（1）该标印的一定要标印。有的单位的一些公文，注明是绝密，但无文件份号，不利于加强对文件的控制，出了问题不便查清责任。

（2）标印位置要正确。《中国党机关公文处理条例》规定“标注在公文的左上角”，应按中办“条例”的规定办。

3、密级。密级就是公文的秘密等级。按照保密法规定，密级公文分为“绝密、机密、秘密”三个等级。它标注于份号下方位置。按照国家保密局关于《国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定》，应当在密级后注明保密期限，如“机密××年”。考虑到党的机关公文涉及的内容很广泛，其保密期限较难准确确定，因此，在《条例》中未提到保密期限问题。发文机关在发文时，若要确定保密期限，应按保密局规定标注；若未标保密期限，则按《条例》第三十七条“公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定”的规定执行。

关于这个方面，应注意的问题：

（1）该标注密级的一定要标注，未涉及秘密内容的就不要标注。

（2）秘密事项不要使用明传电报传送。使用明传电报，必须是不涉及秘密事项的文件、材料。有秘密事项的公文、材料，也不要通过邮局发送。秘密公文、材料的传递必须通过机要通信局。

4、紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理时间的要求，紧急文件分别标明“特急”、“加急”；紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。在实际工作中，电报或电传件一般都是比较紧急的，均需按要求标明紧急程度，具体位置按有关电报格式的规定标注。文件除个别情况外，一般不标紧急程度，《条例》也没有对文件上紧急程度的标注位置作具体规定。若有的文件确很紧急，可在文件上盖“特急”或“加急”章，也可在文件上挂“特急”或“加急”条，写明办理的时限要求，还可在装文件的信封或文件包上标明具体送达的时限要求。总之，要确保紧急公文的及时传递和处理。但对于不急的公文切不可滥加紧急标识，避免影响真正急件的及时处理。

5、发文字号。发文字号是机关制发公文的编号，由机关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成，缺一不可。机关代字要求准确、规范、无歧义、易识别，并固定使用。例如，文件的代字用“中发”，文件的代字用“中办发”等。发文年度要用全称，如“2002”，不能简写为“02”，并用“[ ]”括起来。发文字号一般标注在红色横线之上居中位置。若标注签发人，发文字号则标注在红色横线之上左方位置，签发人则标注于红色横线之上右方位置。联系某一具体事务用函行文时，用印有单位规范名称的信笺纸，发文字号则标注于版头红色横线右下方位置。需要注意的是，上行文必须要用“呈”字，不能用其它文号，包括报告、请示等，还必须标注签发人。

6、签发人。《条例》规定，上报公文应当在发文字号右侧标注签发人姓名。这主要是强调领导负责制，体现了公文的严肃性和领导人对公文的负责性。机关领导人应当对本机关的发文负责，严格把关，确保公文质量。特别是向上级机关请示、报告工作的公文标明签发人，有助于上级机关了解情况，便于审阅。标注签发人应注意三点：

（1）只标姓名，不标职务。

（2）联合行文，要标明联署单位签发人姓名，不能只标其中一个单位的签发人。

（3）签发人姓名后不必加“已阅”等字样。

（4）字体要用黑体字

二、公文主体部分

包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等7项。

1、标题。标题是公文内容的高度概括，具有画龙点睛的作用。它一般由发文机关名称、公文主题（事由）和文种三部分组成。如《关于加快农业发展若干问题的决定》，就是由发文机关名称“”、公文主题“加快农业发展若干问题”和文种“决定”这三部分组成的。有时也有省略发文机关名称的情况。公文标题，有助于人们对公文的制发机关、内容、性质有一个简要的了解，便于公文的登记、办理、立卷以至于编研、查考。因此，公文标题一定要准确、鲜明、简练，既能概括公文的主要内容，点出公文的中心思想，又要选准文种。切忌使用新闻标题，或只写文种，或是太长。公文标题位于发文字号和红线下方，居中排列。一般不用标点符号（引号除外）。要求排列整齐、美观，同时注意词组、单位名称间的关系，还要注意字体大小的选择，一般用二号字。在公文标题的标印上，要注意如下四个方面的问题。

（1）公文一定要有标题。没有标题的公文不符合规范化的要求。目前常见的一些无标题公文多属于文件较短，而且又都是信函之类。但严格要求，还是加上为好。

（2）标题中成份不可残缺。标题中，三个组成部分缺任何一个都是不规范的。有的公文只写发文机关名称和文种两项，如“××通知”；有的甚至只有文种一项。这种情况除了公文很短（如仅有一个页码）还勉强可以外，其他都应把三部分写全。文种是无论如何不能省略的。

（3）标题中不能同时出现“请示”与“报告”字样。如《关于建议在今年“七一”前后在全省广泛开展地方党史宣讲活动的请示报告》，从文种上看，既有请示，又有报告，这种情况实际上是篇请示，应删去“报告”二字。

2、主送机关。即主要受理公文的机关，也称公文上款。它负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。除决议、决定、通报、公报及会议纪要等以外，都应当在标题之下、正文之上顶格注明主送机关。主送机关名称应当用全称或规范化简称，或同类型机关的统称。如“中国党维吾尔自治区委员会”可简称为“区”；北京、上海、天津、河北等全部省、自治区、直辖市可统称为“各省、自治区、直辖市”。需要注意的是：

（1）使用简称要规范、准确；使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。

（2）不能不写主送机关。否则，就不知谁是公文的办理单位。主送机关的位置要正确。

（3）省略主送机关的方式要正确使用。按照公文处理条例，“决定”、“决议”、“纪要”、“意见”之类的公文，可省略抬头，但文尾必须注明公文的发送范围。有的公文使用了这类文种，按规定省却了抬头，可文尾却未注明发送范围，不知公文发到哪里，影响公文的贯彻落实。有的在文后标注发送范围的地方距正文太远，这都是不规范的，应在正文后空一行的位置标注。有的在此件发至后加上了冒号，这是不对的。

（4）行文主送机关使用要符合要求。要注意行文规则。有的县委单家发文，主送机关包括了乡镇，有的市直部门发文发送单位是各县（市）区委，这都是不符合要求的。部门向下发文只能向对应的下级部门发文，不能向一级或发文。上行文主报单位应是一个（联合行文可报对应的上级机关），如需让另一个上级机关知道，可采用“抄报”或“并报”方式，即在抬头上写清“并报×××”，或在主题词之后写清“抄报×××”。

3、正文。正文即表述公文的内容。它是公文的主体和核心所在，位于主送机关下方。每段的首行要空二个字的位置。一般来讲，首页要有两行以上的正文。末页若无正文，只有落款，为维护公文的完整性，避免出现问题，应在末页第2行注明“（此页无正文）”。在具体操作中，尽量避免出现“此页无正文”的情况。关于正文的字体，过去我们要求除大标题外一律用仿宋体。从去年开始，、省都将二级标题改成了黑体字，我市也改过来了，允许有字体变化，这样更醒目些。

4、附件。是正文的补充材料或参考材料。公文若带附件，应当在正文之后、落款之前写明附件的名称，并与主件装订在一起。有的单位在行文时，把附件名称放在落款之后，或者没有注明附件，或者主件附件分开分送，且份数不一致，这都是不规范的，也不便于公文的处理。请示件的附件要完整。凡是请示中涉及到的有关材料均应附上，以便承办部门办理，提高办文速度。凡印发规章和批转有关部门的报告等印发件，其中的“规章”和“报告”不属附件，而是主件的一部分，此种“规章”和“报告”的内容应视为正文。

5、发文机关署名。发文机关署名应当用发文机关的全称或规范化简称，标注于正文右下方位置。党的机关公文一般以机关名义署名，特殊情况需要由机关领导人署名的，应当写明职务。需要注意的是凡有主送单位的公文必须有落款，即发文机关署名。不能以标题中的发文机关代替落款。落款署名还要与标题中的发文机关一致，不能上下不一。

6、成文日期。成文日期一般署领导人签发日期或者会议通过日期。联合发文，则以联署机关最后的一个签发日期为准。成文日期要完整地写明年月日，标于发文机关署名右下方，低两格。会议纪要、决议、决定、条例、规定等不标注主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。有的单位这类公文没有成文日期，有的成文日期放在文后，这很不规范。特提电报要写明具体时间。需要注意的是党的机关公文成文日期要用阿拉伯数字，不能用汉字，这与公文有所不同。

7、印章。公文加盖印章是发文机关对公文生效负责的凭证。根据党的机关公文的特点，除普发性有固定格式的“红头文件”和会议纪要外，一般应加盖发文机关印章。特别是请示件等上行文，一定要加盖印章。印章要端正、清晰，盖在发文日期中间偏上位置，上不压正文，下不压日期。

三、公文文尾部分

文尾部分，是指公文末页的尾部。它包括印发传达范围、主题词、抄送机关和印制版记等四项。

1、印发传达范围。要根据公文内容、密级和工作需要确定。一般普发性公文需在成文日期的左下方标注印发传达范围。标注印发传达范围，要注意表述准确。“此件发至县、团”与“此件发至县、团级”，一字之差，所指范围不同。对于一些特殊件，印发、传达范围以及传达的时限、保密要求等都要标注清楚。大部分公文只需标注主送、抄送单位，不必标注印发传达范围。

2、主题词。公文标注主题词是为适应办公自动化的需要，方便公文检索和信息处理而开展的一项工作。《条例》规定，“主题词按上级机关的要求和《公文主题词表》进行标注，位于抄送机关上方”。主题词与抄送机关之间用横线相隔。党的机关公文标注主题词要准确反映公文主题，以达到便于检索和利用的目的。需要注意的是，标注主题词要尽量用《公文主题词表》里的词，确实无法表述准确的可以自造，后面加△。

3、抄送机关。抄送机关是指除主送机关以外需要告知公文内容的上级、平级、下级及不相隶属机关。抄送机关标注于主题词下方、印制版记上方位置。抄送机关与印制版记之间用横线相隔。公文的抄送范围应当严格按工作需要和保密要求确定。抄送单位的排列顺序一般按机关性质和隶属关系掌握。

在公文标注抄送范围上，要注意以下问题：

（1）不要漏抄漏送。根据行文规则，越级行文应同时抄报（或抄发）越过的机关。也就是说，上级机关越级向下行文（如直接向县委行文）应抄发越过的行文对象的直接上级机关，下级机关越级向上行文（如县委直接向行文）应抄报越过的直接上级机关。如一个县的县委、县《关于改变计划生育落后面貌的报告》，直接报送了、省，却没有抄报、市，是违反行文规则的。

（2）不要滥抄滥送。公文的抄送范围必须准确确定，严加控制。

（3）不能既对组织又对个人。按照公文处理规定，公文“不要直接送领导者个人”。可一些地方将公文直接送领导者个人的现象很普遍，凡发文都要抄报主管、。这是不符合行文规则的。

（4）“抄”字不应省略。有一些地方的公文将抄报、抄送、抄发中的“抄”字省略，成了“报、送、发”，以致弄不清是主送还是抄送。所以，“抄”字是不应省略的。

4、印制版记。印制版记也叫印发说明，它包括公文印发机关名称、印发日期和份数。印发机关名称和日期位于公文末页下端同一行的两端，份数加括号标注于印发日期下方，此两行之间用横线相隔。印制版记表示印刷机关对公文的印制负责，同时便于查考。如翻印，则要在印发机关名称和印发日期下方标注翻印机关名称、翻印日期和翻印份数。

各级各部门机关公文用纸现在一律改用国际标准A4型。

二、    公文的种类及常用文种的撰写

所谓公文种类，一般是指公文制发机关根据公文的内容、性质和所承担的任务而确定的行文形式和名称。党的机关公文的分类，《条例》规定，主要有14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。平常我们用的没有这么多，最常用的也就是通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要这几种。

一、通  知

通知，是用来传达上级的指示，发布行规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时所使用的一种文体。

通知，在各级党政机关、人民团体和厂（矿）企事业等单位的公务活动中使用比较广泛。因为这种文体适用性比较强、形式灵活、简便、多样，所以使用频率较高，是用的最多的一种公文。通知可分为几种类型，如：指示性通知、批示性通知、会议性通知、任免通知、一般性通知等等。

1、指示性通知

一般来说，上级机关需要对下级机关或所属单位下达指示，而内容又不适于用“命令”或“指示”等文种发布的，便发布指示性通知。这类通知的内容只是传达某项具体指示，没有附件。

撰写指示性通知要注意以下几点：

（1）一般来说，指示性通知针对性和性要强。开头部分要写通知缘由，一般应交待出发布通知的背景、目的、理由等，以便为下文进一步提出通知事项作好铺垫。用语要简洁、明确，文字不宜过多，然后用过渡语“现通知如下”、“现将有关事项通知如下”、“为此，特作如下通知”等，后用冒号，并启下文，写通知的事项。

（2）通知事项是指示性通知撰写的主干。它是受文单位执行的依据，因此，要明确、具体地交待出应知和应办的事项，即工作的任务和要求，切忌含混笼统。在结构安排上，一般采用分条列项式写法，用序号标明层次。要做到条理清晰，便于下级领会和执行。

（3）为了防止规定矛盾，有的指示性通知结束语中常写有“凡与本规定有抵触的，按本规定执行”等语。

2、批示性通知

批示性通知包括三种情形：一是用于批转下级机关公文，通称“批转性通知”；二是用于转发上级机关，同级机关和不相隶机关的公文，通称“转发性通知”；三是印发有关的文件材料，如领导人讲话、本机关的工作计划和工作总结等，通称“印发性通知”。这类通知的后面均附有被批转、转发、印发的原文。

批示性通知的正文一般应载明三层内容：一是写明对被批转、转发、印发文件的评价性意见或态度，措词要适度、中肯，语气要肯定；如“现将《全国妇幼卫生工作会议纪要》转发给你们，请参照执行”。二是指明通知事项的意义，也就是阐述批转、转发、印发该文件的必要性和重要性；三是提出具体的贯彻执行的意见或要求。

3、会议性通知

会议通知主要是通知与会的有关单位了解会议的名称、主持单位、召开会议的目的、会议的内容、开会的时间、天数及参加人员，报到日期和地点，是否需要带文件、材料等，以便做好准备。为了安排好会务工作，有的会议通知还要求提前报告参加会议的人员名单（包括性别、职务）、乘坐的交通工具等情况。若是召开表彰性会议的通知，还要写明评选劳模或先进人物的范围、条件、方法、名额和组织领导等有关事宜。会议性通知比较好写，关键是要认真、细致、周全，不出现漏洞。会议的内容如果保密，通知中可不写开会的内容和讨论的议题。

4、任免通知

上级机关任免下级机关的领导人，或上级机关的有关任免事项需要下属单位知道时，要印发任免通知。

5、一般性通知

一般性通知，是要某些单位办理某项事宜或告知其某些事情时所用的一种通知。用这种通知形式比较多，如：关于庆祝某一个节日，举行某种纪念活动安排的通知，成立、调整、撤销某个机构的通知，调整某一个领导小组成员的通知，启用某某单位印章的通知，请下级机关报送有关材料的通知等等。

二、通   报

通报，是党政机关和社会团体用于表彰先进、批评错误，传达重要情况时使用的一种公文，这种公文、多数是属于上级机关为了使下级机关知道某一方面工作的经验、教训或重要情况而印发的。它对于沟通信息，互通情况，学习经验，吸取教训，改进工作很有益处。

通报一般由以下几部分组成：

（一）      标题

标题构成方式主要有两种，一是完整式，即包括发文机关名称、事由和文种三个要素。这种形式的标题最为多见，如《纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报》等；二是省略式，即由“事由和文种”两要素构成，如《关于连续发生重大火灾情况的通报》等。

（二）      通报缘由

这部分是通报正文写作的引言，是全篇内容的总括。具体而言，表彰性和批评性通报一般应写明时间、有关单位和人员、主要事项、结果等要素，同时还要亮明发文机关的基本观点或态度。通报缘由要起到提纲挚领的作用。需要说明的是，有些表彰性通报，往往省略这部分，即行文开篇就进入通报事项的叙述，给人以单刀直入，简炼明快的感觉。传达性通报，如是传达重要精神的，则应着重写明其来源和基本内容。究竟是什么时间，由哪个上级机关下达了什么重要精神？对此均要准确、概括的予以载明。如系传达重要情况的，则应写明该情况发生的时间、地点、涉及的范围、问题的性质及影响等方面的内容。这部分的结尾处，通常用过渡语“特通报如下”等开启下文。

（三）通报事项

这部分是通报写作的主体和核心，也是发文机关赖以提出有关希望或要求的基础和凭据。因此，要写得准确、具体、完整，将通报的基本内容如实交待清楚。具体来讲表扬和批评性通报应主要载明事件发生的时间、地点、涉及的单位和人员、大致过程、主要情节、结果和影响等诸项要素。要在通报缘由的基础上进一步展开，使之更加具体和深化。

（四）处理意见

这部分是通报写作的精要之笔。它是指对有关单位或人员的具体表彰或处分意见，或对有关精神或情况的处理意见。用语要简明精炼。表彰性通报，一般应写明经哪级组织批准，决定授予什么荣誉称号，给予怎样的物质奖励，等等；批评性通报应写明给予何种惩处。传达性通报往往不单独写这部分，而与下文“希望或要求”合并写。

（五）原因分析

传达性通报一般没有这层内容。就表彰性和批评性通报而言，“原因分析”是不可缺少的重要组成部分。它要在通报事项及处理决定的基础上，作进一步的分析和评价，揭示问题的实质，概括出可资借鉴的经验或应当吸取的教训。表彰性通报应着重说明主体行为的非偶然性，也就是其先进行为决不是一时冲动，头脑发热，不是一蹴而就的闪电行动，而是平时注重修养，严格要求自己的结果；批评性通报也要深入挖掘问题的实质，要切中要害，一针见血。

（六）通报希望或要求

这部分是前述内容的自然延伸，也是制发通报的目的和归宿所在。要紧密结合被表彰或被批评的事件行为，以及传达的某一重要精神或情况，透过表面现象，挖掘其深层含义，进而提出具有普遍指导和教育意义的希望或要求。

（七）结尾

一是制发通报的机关名称，二是制发日期。

三、请  示

请示是下级机关向主管上级机关或业务主管部门，对某项工作或问题请求指示，要求给予答复或审核批准以及请求帮助解决工作困难时所使用的一种公文。从日常行文情况看，常用请示这种文种的主要有以下几种情况：一是本机关职权范围内不能决定而必须经上级主管部门批准的，以及上级主管部门明确规定必须请示批准的问题；二是对现行方针、、法令、规章、制度不甚了解，有待上级主管部门明确答复才能办理的问题；三是工作中出现了新情况、新问题，而无章可循或者按原规定难以处理的问题；四是因事情重大，为防止处理不当，需请示上级审批的事项等。

那么，如何撰写请示，有这么几点要把握：

1、拟好标题。标题一般由发文单位、请示事项和文种名称所构成。如“桥东区委关于召开第三次党代表大会的请示”。其中，发文单位是“桥东区委”，请示事项是“关于召开第三次党代表大会”，文种是“请示”。这份请示的标题写得简单明确，使人一看，就知道请示的是什么问题。

2、写好正文。正文，要详细、准确地写明请示的理由，同时要提出本单位对解决这一问题的意见。但要注意文字的简洁，以说明问题为止。对请示的问题，有的还可以提出几个方案，供上级领导机关决策参考。所提意见要有根有据，所提几个方案，要加以分析、比较，说明利弊以及本单位的倾向意见。如“桥东区委关于召开第三次党代表大会的请示”，要写明召开党代表大会的理由，拟召开时间，区党代表的名额分配，大会拟审议通过的事项，需要解决的问题等等内容，要写得详细、准确，但文字要简洁，能说明问题就行。

3、收好尾。请示的结尾，要具体提出对上级的希望和要求。提要求适当，提建议要合理，行文的语气应当诚恳而谦和，迫切而不躁。常用语如：“妥否、请批示”、“以上意见如无不当，请批准”、“以上意见当否，请批复”、“此意见如可行，请批转……执行”等等。

4、请示要一文一事。不能在一份请示中，请示几个问题，否则，不便于上级领导机关及时答复，甚至容易出现漏批现象。

5、请示和报告不要混在一起写，请示就是请示，报告就是报告。请示虽然有报告事项的性质，但与报告是不同的。两者的区别在于，“请示”一般都需要上级机关答复，也就是需要上级机关表态，于是就同下行文中的批复等构成了相照应的关系；报告则是不需要上级机关答复的。需要注意的是，下级机关只能按照隶属关系向直接的主管机关发文请示，不得向无隶属关系的机关发文请示。因为只有具有直接隶属关系的直接主管的上级机关，才有批复的资格和权力。如，去年，我市向国家新闻出版总署一个请求事项，想成立西柏坡出版社，起草时用的是出版局的名义，后来为提高规格，改用、市两家的名义，法规处在核文时感觉不符合行文规范要求，建议改成了发“函”，因为国家新闻出版总署不是我们的直接上级机关。另外，也不能写多头请示或者越级请示，否则既不便于文书处理，又不便于上级答复问题，有时容易误事。

6、请示性文稿，要经单位主管领导签发后行文，如果同一件事情几个单位联名向上请示，所有单位要搞会签，以示负责。在行文时用“呈”字文，并标明“签发人”，这是有规范要求的。

四、报  告

报告，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况和问题、提出建议以及回复上级机关的查询或交办事项时使用的一种陈述性公文。这个文种种类比较多，在党政机关中常用的有专题报告、综合报告、总结报告等。在通常情况下，下级机关应主动向上级机关写报告，反映情况；有时，上级机关专门要求下级机关就某一个问题写出报告。这样，上级机关通过下级机关报上来的各种报告，可以了解情况，掌握动态，发现问题，总结经验。通过对下级情况的综合分析，又可以作为制定，部署工作的重要依据。

建议性的专题报告必须经过调查研究，既有定性分析，又要有定量分析，充分说理，言之有物，这样才能使人信服。专题性报告速度要快、内容要专、情况要实、篇幅要短。

写综合报告和总结报告，在通常情况下，这两种报告的内容可分为情况、经验、问题、今后意见几部分。但是必须突出重点，不能眉毛胡子一把抓。同时，也必须搞好定性和定量的综合分析，并注意各方面的关系。

由于各种报告内容的侧重点不同，在写法上往往有所差异，但其写作模式基本相同。大体包括这几个部分：1、标题。2、报告引据。3、报告事项。4、结尾。我们重点就报告的正文也就是“报告引据”和“报告事项”这两部分向大家介绍一下。

报告引据是报告正文的开头。它要用简明扼要的语句交待出全文的主要内容或基本情况，也可陈述有关的背景或缘由。要做到开门见山，落笔入题。然后用过渡语“现将有关情况报告如下”，“为此，特做如下报告”等开启下文。接着要写报告事项。这部分是报告正文的主体和核心。撰写时要紧紧围绕行文的目的和主旨进行陈述，如是汇报工作，则应首先写明工作的基本情况，其次写明主要做法和成绩，包括采取的办法，措施以及由此带来的直接效果等，最后写明还存在什么问题以及今后的工作设想。在内容布局上，一般将第二层次详写，第三层次略写。如是反映问题，则应首选对所要反映的问题或情况作一概述。然后集中分析产生问题的原因，最后提出解决意见和办法。如是答复上级机关的询问和要求，应首先扼要叙述上级机关交办的事项或任务，然后写明处理的大致过程，包括采取的办法或措施，处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项等，最后交代处理结果，同时征询上级机关对处理结果的意见。

结尾和请示不同，多用“以上报告如有不妥，请指示”、“特此报告”等字样。

五、批  复

批复，是上级机关答复下级机关请示事项时使用的一种公文。批复是直接对下级请示事项作出的答复，具有一定的指导性。虽然面不宽，但使用频率也是比较高的。

批复的正文一般由引语、主体和结尾三部分组成。

1、引语。引语是批复开始的第一段或第一名话，这是批复的根据。通常要写清楚方面的问题：一是接到下级机关事项的日期，请示的问题或文号；二是简要引述来文所请示的事项。一般情况下，引语只要说明下级有关请示已经“收到”、“收悉”即可但也可以在引述来文的事项之后，表明批复者的态度。如“经研究，同意………”或“经研究，答复如下”成为由引语到主体的过渡语。

2、主体。这是批复的中心内容。要根据党和国家的方针、法律、法令、规章、制度和实际情况，对请示中提出的问题，作出恰当的明确的答复。内容简单的只表明同意或不同意；应该和不应该。内容复杂的，除表明同意或不同意的态度之外，还要说明同意或不同意的理由。也可同时指出如何才能保证批复事项的完成，或如何防止某些问题的出现。

3、结尾。批复的结尾比较简单。一般只需在正文下另起一行写出“特此批复”、“此复”即可，不用标点符号。

批复要注意以下三点：一是一请示，一批复。因为批复是针对下级机关请示事项的，请示本身要求一文一事。所以，批复也要一请示一批复，突出针对性。二是观点鲜明，态度肯定。“同意”、“不同意”，“不予准许”或“缓办”，要当行则行，当止则止，明确表态，切忌含糊其辞，模棱两可。三是文字要简炼。

六、会议纪要

会议纪要，是用准确而精炼的语言综合记叙重要会议的主要精神和议定事项，要求有关方面或下级机关共同遵守和执行的纪实性、指导性公文。会议纪要的用途主要是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守和执行。同时，又可以作为一个机关或单位召开重要会议时研究、议定重大事项的历史记载。

会议纪要主要有两种类型：一种是某些部门或战线召开工作会议所形成的工作会议纪要，另一种是党政机关领导班子开会，集体讨论研究某些重大问题所形成的例行会议纪要，如：办公会议纪要、常委办公会议纪要，等等。

撰写工作会议纪要比撰写例行会议纪要要求更高，难度更大。这主要是因为工作会议纪要经过领导机关审核批准后，一般多以公文形式下发，要求有关单位执行。

撰写工作会议纪要，应当注意以下几点：

1、一般来说，开头写会议概况和基本估计，然后转入正文。

2、工作会议纪要的正文内容，要根据会议的宗旨和议定的重要事项，用准确而精练的语言综合记叙出议事要点。要求重点突出，观点鲜明，是非分明，对有争议的问题要表明态度。

3、撰写工作会议纪要，提炼和概括议事要点要完整，论述和判断要准确；要分层次、有条理的叙述，避免杂乱无章、前后矛盾。

4、文字要简练，开门见山，不讲套话、空话。

5、工作会议纪要的内容限于会议议定的事项，会上没有涉及的内容不能写上。

三、撰写公文要注意行文关系

行文关系，是指发文机关与收文机关之间的关系。各级党政机关、各个业务部门、各个单位的行文关系，是根据各自的隶属关系和职权范围确定的。在各级党政机关及其所属业务部门的公务活动中，理顺行文关系，按照正确的行文关系发文，对正确行使自己的职权，提高工作效率有着重要意义。行文关系混乱，必然影响正常的工作程序，以致造成工作的失误。因此，各级党政机关及其所属业务部门的领导同志和秘书工作人员，在制发和签批公文时，应当按照正常的行文关系办事，保证上下级之间、部门之间的正确行文。

正确的行文关系应当遵循以下几条原则：

（一）下级机关应按照直接的隶属关系行文，一般不能越级行文。如遇特殊情况或紧急事宜必须越级向上行文时，必须抄报发文机关的直接上级机关。

（二）与之间，党组与行政部门之间不能互相行文。

（三）或机关各自所属的各个业务部门在自己的职权范围内，可以互相行文，平行单位之间或不相隶属的单位之间一般只能发平行文。

（四）业务上下对口的单位可以在业务管辖范围内互相行文；“条条”一般不对“块块”下指示、作规定。

（五）同级部门或单位可以联合行文。但主办单位要主动与有关单位协商，不得自作主张，强加于人。

（六）特殊情况下，上级机关可以越级向下级行文，同时抄送收文机关的直接上级机关。

此外，理顺行文关系还应注意下面三个问题。

第一，上级业务部门可以根据本级党政机关领导授权，答复下级党政领导机关的请示。否则，不可随意向下级党政领导机关发号施令。

第二，上级党政领导机关的（室）向下级党政领导机关部署工作，下达通知，转发上级指示，批转重要规定和印发领导讲话时，必须在批语或按语中注明“经某某党政机关或领导批准（同意）”等语，以示负责。

第三，上级机关向下级机关的重要行文，应抄报发文机关的直接上级机关下载本文