MS-Office办公系列软件是美国Microsoft（微软）公司开发的，全面支持简繁体中文的新一代办公套件包。

1.Office的版本

Office软件已经经过了多次升级，目前常用的版本有：

●Office 97

●Office 2000

●Office XP(2002)

●Office 2003

2.Office包含的软件

Office中包含的常用软件如下：

●文字处理软件Word

●电子表格处理软件Excel

●电子幻灯片演示软件PowerPoint

●数据库管理软件Access

●日程和邮件管理软件Outlook

●网页制作软件FrontPage

二、Word2002/2003的新特点

1.任务窗格

Word2002/2003将用户要做的许多工作归纳到了不同类别的任务中，并将这些任务以一个“任务窗格”的窗口形式提供给用户，以方便用户操作。

Word2003默认启动时，在窗口的右侧显示如图1所示的任务窗格。可单击“视图”→“任务窗格”菜单项将其打开。

图1 任务窗格

单击“任务”窗格的标题栏，将显示如图2所示，可根据需要从中选择任意1个任务选项。

图2 任务选择菜单

2.Office剪贴板

Office剪贴板与操作系统剪贴板功能相同，但它最多可以保留24个项目，允许用户在任意的Office文档中进行复制、粘贴。

(1)打开贴粘板

单击“编辑”→“Office剪贴板”菜单项，或在任务窗格中打开“Office剪贴板”将打开如图3所示的窗口。

如果在一个Office程序中的任务窗格中打开剪贴板，在切换到另一个Office程序时，剪贴板不会自动出现，但仍可继续从其他程序中复制项目。

图3 Office剪贴板

2. 剪贴板内容显示和粘贴

在将内容复制到剪贴板时，最新的内容总是添加到顶端，每项都有一个图标及部分内容或是所复制图形的缩略图。

剪贴板的内容可以逐项粘贴，也可以一次性粘贴全部内容。

(2) Office剪贴板与Windows系统剪贴板

“Office剪贴板”与系统剪贴板有如下联系：

●当向“Office剪贴板”复制内容时，最后一项被复制到系统剪贴板上。

●当清空“Office剪粘板”时，系统剪贴板也同时被清空。

●当使用“粘贴”命令时，所粘贴的是系统剪贴板的内。

(3)利用剪贴板暂存被选中的文档

为了能记住被选定的文档，可以使用“Office剪贴板”来暂存被选中的内容。有如下方法：

●单击鼠标右键从弹出的快捷菜单中选择“复制”

●单击“常用”工具栏上的“复制”按钮

●单击“编辑”→“复制”菜单项

●按“Ctrl”+“C”

三、文档的保存

1.保存方法

●单击“”按钮

●单击“文件”→“保存”

●单击“文件”→“另存为”

●快捷键：Ctrl+S

●设置自动保存时间：单击“工具”→“选项”→“保存”，设置“自动保存时间间隔”，如图4所示。

图4 设置自动保存时间

2.保存格式

单击“文件”→“另存为”菜单项，将打开如图5所示的对话框，可从中选择多种保存格式，如网页。

图5 保存

四、格式设置

Word中常用的格式有两种：

●字符格式

●段落格式

1.字符格式

字符格式是指对字符设置字体、字型、字号、颜色等内容。格式信息保存在字符中。

设置方法：

(1)选中要设置的内容；

(2)单击“格式”→“字体”菜单，将打开如图6所示的对话框，可在其中进行所有字符格式设置。

图6 字符格式设置

2.段落格式

在Word中，段落是以回车键结束，其标记为←┘（回车）或↓（Shift+Enter），每强行换行一次，就插入一个段落标识符。因此，在输入文字时，如非必要，不要强行换行。以上两种换行方式的区别在于：直接回车，上下两行没有连带关系。而使用Shift+Enter换行，上下两行之间存在一定的连带关系。如：对某一段设置行距时，如果与下行之间使用的是直接回车，则不影响下行，如果使用Shift+Enter换行，则会影响下行。

段落格式是以段落为单位，设置对齐方式、缩进方式和行距。

段落格式信息保存最后的“←┘”符中。

设置方法：

(1) 将光标移动到段落内；

(2)单击“格式”→“段落”，将打开如图7所示的对话框。

图7 段落格式设置

3.格式刷

作用：格式复制。

单击：只能复制一次。

双击：可多次复制。

操作：

(1)选中要复制的内容；

(2)单击/双击“”按钮；

(3)刷目的内容。

五、常用排版

1.首字下沉

首字下沉是指把段落中的第一个字放大数倍以引起读者的注意。

操作：

1将插入点移到文档中要设置首字下沉的段落中；

2执行“格式”→“首字下沉”命令，打开如8所示的“首字下沉”对话框。

图8 首字下沉

3在“首字下沉”对话框中的“位置”栏中选择“下沉”方式；

4在“字体”下拉列表框中设定首字的字体;

5在“下沉的行数”文本框中输入首字占据的行数，默认值为3，可进行调节；

6在“距正文”文本框中设置首字与正文的距离，缺省值为0，可进行调节；

7单击“确定”按钮即可。

另外，还可以选择悬挂式下沉方式，设置时只要在“首字下沉”对话框的“位置”栏中选择“悬挂”方式即可。

2.分栏

在执行分栏命令时，Word将自动在分栏的文本内容上下各插入一个分节符，以便于与其它文本区分。分栏的实际效果只能在页面视图方式或打印预览中才能看到。

操作：

1选定要进行分栏的内容；

2执行“格式”→“分栏”，显示如图9所示的对话框；

3可从“预设”区选择标准的分栏，也可在“栏数”、“宽度和间距”中进行定义。

图9 分栏对话框

3.设置页眉页脚

Word将正文顶部的空白区域称为页眉，正文底部的区域称为页脚。

1.单击“视图”→“页眉和页脚”命令，将自动打开如图10所示的工具栏，同时正文区域将变成灰色；

图10 页眉与页脚

2.可插入“自动图文集”；

3.可插入页码“”；

4.可插入页数“”；

5.可设置页码格式“”；

6.可插入日期“”；

7.可插入时间“”；

8.可进行页面设置“”；

9.显示或隐藏文档正文“”；

10.在页眉和页脚之间切换“”；

11.显示上一个“”；

12.显示下一个“”

4.页面设置

在使用计算机写文档时，应该先确定文档编辑区的尺寸和规格，这叫页面设置。

操作步骤：

1单击“文件”→“页面设置”菜单项，将显示如图11所示的对话框；

图11 页面设置

2“页边距”标签页用于设置页面上的打印区域（文档编辑区）之外的空白空间（相当于设置版心尺寸）、装订线、装订位置、页面方向、页码范围等；

3“纸张”用于选择和更改所用纸张的规格和尺寸；

4“版式”用于设置节的起始位置、奇偶页的页眉和页脚是否不同及页眉和页脚距离纸张边界的尺寸等；

5“文档网格”用于设置文字排列的方向和栏数、有无网格、每行的跨度和字符个数等。

5.插入分隔符

(1) 分页符的插入

在Word中，如果希望从文档的某一特定位置开始，强制将后面的内容移到下一页，可在该位置插入一个“人工（硬）”分页符。在普通视图下，将显示一条横虚线。

操作步骤如下：

1将插入点定位到要分页的位置；

2执行“插入”→“分隔符”，显示如图12所示；

图12 分隔符

3选择“分页符”后，单击“确定”按钮即可。

注：Ctrl+Enter也可以在当前光标处插入一个分隔符。

可用Del将分页符删除。

(2) 插入分节符

在Word中，要对一组内容进行特殊格式设置，可将其定义成小节。如果不定义，从前到后，只有一个小节。

例1：分栏就是一个小节的例子。

例2：设置打开格式，将一个页面横向，其它页面纵向。

6.文档安全

通常情况下，文件安全性处理包括两方面的内容：一是授权，二是签名。由于签名的安全性处理过程相对复杂，这里只介绍授权的文件安全性处理过程。

操作步骤：

(1)单击“工具”→“选项”菜单项，选择“安全性”选项卡，将显示如图13所示的对话框；

图13 选项对话框-安全性

(2)在“打开文件时的密码”文本框中输入密码，单击“确定”按钮，将显示如图14所示的确定提示框。

图14 确认密码提示框

(3)输入确认密码，单击“确定”按钮即可。

7.文档的显示模式

文档内容在编辑时的显示方式称为显示模式。不同的显示模式用于不同的编辑要求。Word2003提供了如下5种显示模式：

(1) 普通视图

是Word的默认视图，通常用在文档输入、编辑中设置文本格式等操作。它不能完全显示页面的排版布局。如：页眉、页脚、脚注、页号以及页边距等。

(2) 页面视图

是Word2003启动后的默认视图，具有所见即所得的效果，能完整地显示排版效果。

(3) Web视图

给出文档在浏览器窗口的外观。

(4) 大纲视图

能将文档的标题和正文分级显示，可按用户要求显示文档内容。

(5) 主控文档

主要用来组织和管理长文档，能将多个子文档组合成一个长文档，并对各个子文档进行统一组织和管理。可在大纲视图中查看。

六、图形处理

1.插入图片及剪贴图

(1) 插入剪贴画

操作步骤如下：

1将光标置于插入点；

2单击“插入”→“图片”→“剪贴图”菜单项，右侧将显示如图15所示的任务窗格；

图15 任务窗格

3在“搜索文字”框内输入关键词，从“搜索范围”下拉列表中选择范围，从“结果类型”下拉列表中选择类型，单击“搜索”按钮，下方将列出相关的剪贴画；

4单击所需的剪贴画，则相应的内容插入到插入点。

(2) 图形特征和版式

一般情况下，在页面中添加的图片或剪贴画均在一个“框”对象中，这个框的作用就是帮助剪贴内容和编辑排版。

“框”对象在屏幕中的基本显示状态为：图框四周显示黑色边框线，且边框线周围显示八个尺寸控制点（拉框按钮），如图16所示。

图16 框对象

根据图形排版的两类要求（参与图文混排及尾随文本），Word在框的定位标志上，通过以下两种形态加以区别：

●（实心尺寸控制点）：表示此框为文本格式，可以使图形尾随段落文字进行排版，此状态为插入剪贴图时的默认状态。

●（空心尺寸控制点）：可使文字内容环绕图片。

设置图片环绕方式操作步骤如下：

1右击图片，从弹出的快捷菜单中选择“设置图片格式”菜单项，系统将打开“设置图片格式”对话框，单击“版式”选项卡，显示如图17所示的对话框；

图17 设置图片格式-版式对话框

2从中选择环绕方式，单击“确定”按钮即可。

(3) 图形旋转换

a) 图框旋转

操作步骤如下：

选定图片，用鼠标拖动“旋转控制点”（嵌入型不能旋转）即可旋转。

b) 图框的翻转

操作步骤如下：

1打开“绘图”工具栏，选中要翻转的图片；

2单击工具栏上的“绘图”→“旋转或翻转”→“水平翻转”菜单项，可将图片翻转。

c) 改变图框尺寸

改变图框的尺寸有两种方法，一是通过剪裁方式处理，二是按比例缩放图片的大小。

(a) 裁剪图片

裁剪图片可以通过“图片”工具栏或“设置图片格式”对话框进行处理。

操作步骤如下：

1选中图片，系统将显示如图18所示的工具栏，如不显示，可右击工具栏从弹出的快捷菜单中选中“图片”菜单项；

图18 图片工具栏

2选中图片工具栏上的“”（裁剪）按钮，再对图片进行裁剪即可。

(b) 按比例改变图片大小

通过图框上的尺寸控制点或使用“设置图片格式”对话框可进行处理。

d) 修饰图形对象

(a) 水印效果

操作步骤如下：

1右击图片，系统将自动打开“图片”工具栏；

2单击图片工具栏上的颜色按钮，并从中选择“冲蚀”项即可将图片修饰为水印效果。

(b) 设置对比度和明亮度

单击图片工具栏上的“增加对比度”按钮或“减少对比度”按钮，可调整对比度。

单击图片工具栏上的“增加亮度”按钮或“减少亮度”按钮，可调整亮度。

2.插入艺术字

艺术字提供了将文字变形、旋转、加阴影和边框等功能，可以形成具有特殊视觉效果的文本。艺术字常用于标题或栏目名称。由于艺术字是图形对象，可使用“绘图”工具栏上的按钮来改变其效果。

(1) 创建艺术字

操作步骤如下：

1单击“绘图”工具栏中的“”或选择“插入”→“图片”→“艺术字”系统显示如图19所示；

图19 艺术字库对话框

2从中选择要插入艺术字样式后单击确定，显示如图20所示；

图20 艺术字编辑框

3在编辑框中输入艺术字名称，选择字体、字号等后单击“确定”按钮，将显示插入的艺术字。

(2) 编辑艺术字

a) 倾斜艺术字

由于艺术字属于图形对象，具有图形框的基本特征，所以其编辑方法与图形框相同。

b) 排列艺术字

1选定艺术字，系统将打开如图21所示的艺术字工具栏；

图21 艺术字工具栏

2单击“艺术字对齐方式”工具栏按钮，可设置艺术字的对齐方式。

c) 改变艺术字填充色和线条

1选中艺术字，单击“艺术字”工具栏上的“设置艺术字格式”按钮，从弹出的“设置艺术字格式”对话框中选择“颜色与线条”选项卡，显示如图22 所示；

图22 设置艺术字-颜色与线条

2从中选择颜色及线条，最后单击“确定”按钮即可。

d) 改变艺术字形状

1选定艺术字，单击艺术字工具栏上的“艺术字形状“按钮，显示如图23所示对话框；

图23 改变艺术字形状

2从中选择一个艺术字的形状即可。

e) 添加三维效果或阴影

1选中艺术字，单击“绘图”工具栏上的“”（三维效果样式）按钮，将显示如图24所示；

图24 三维效果

2选择一种效果即可。

f) 艺术字工具栏按钮

如图4-7所示的艺术字工具栏，其中有如下选项：

◆（插入艺术字）：单击该按钮可以插入新的艺术字；

◆编辑文字：单击该按钮进入“编辑”艺术字对话框，可以重新输入、修改或编辑文字；

◆（艺术字库）：单击该按钮将弹出艺术字库对话框，可以重新为艺术字选择不同的样式；

◆ (设置艺术字格式)：单击该按钮，将弹出“设置艺术字格式”对话框，可在该对话框中对艺术字的颜色、线条、大小、位置以及环绕方式等进行设置；

◆（艺术字形状）：单击该按钮，会弹出一个艺术字形状列表供用户选择更改艺术字的形状；

◆（文字环绕）：单击该按钮，将弹出一个文字环绕方式列表，供用户选择文字相对与艺术字的环绕方式。

3.绘图画布

如同绘图前必须首先准备一张画纸一样，画布在屏幕上提供了一个灵活的绘图空间。在此空间内可以将相关的一组对象，如文本框、图片及绘制的图形等合成为一个的编辑对象，并可参与排版。

画布是Word 2003所特有的功能，其定位标志与以往的“框”对象是有区别的。

当在页面上插入“文本框”时，画布将自动出现在新增页面的起始位置，且在屏幕中显示斜线框，框中显示可用于绘图的十字光标，并显示提示文字“在此处创建图形”，如图25所示，同时显示一个与画布编辑相关的“绘图画布”工具栏。

图25 绘图画布

画布是一个绘图工具，但并不是“文本框”，所以画布本身不能直接输入文字内容，也不能建立表格。如果希望在画布中添加文字或表格等内容，应该在画布中先添加“文本框”，然后在“文本框”中输入相应内容。

4.文本框

利用文本框可以实现任意对象（如文字、图片表格等）的随意定位、移动或缩放。

(1)创建文本框

1单击“插入”→“文本框”→“横排”/“竖排”菜单项或单击绘图工具栏上的“”，页面中将显示一个画布，鼠标将变成一个十字形；

2在画布中拖动鼠标形成一个矩形文本框，在文本框内输入相应的内容即可。

(2)调整文本框尺寸

单击文本框，移动鼠标到框线上任意尺寸控制点并拖动鼠标即可。

(3)修饰文本框边框和背景

1单击文本框，单击“绘图”工具栏上的“”（填充颜色）按钮右侧的向下箭头，打开调色板，从中选择相应的颜色；

2右击文本框，从弹出的快捷菜单中选择“设置文本格式”菜单项，从中选择“颜色与线条”选项卡，如图26所示；

图26 设置文本格式-颜色与线条

3可从中选择填充色、线条等，最后单击“确定”按钮即可。

(4)在文本框之间创建链接

在Word2000中，可以利用文本框的链接功能，使一段连续的文字在第一个文本框装不下时，将其余的文字移至与之相链接的另一个文本框。当某个文本框内容改变时，其后的文本框内容相应发生变化。链接的文本框可以不相邻，也可以相邻。

操作：

1选择对象；

2创建第一个文本框；

3创建第二个文本框；

4用鼠标右击第一个文本框，从弹出的快捷菜单中选择“创建文本框链接”命令，鼠标指针变成一个直立的杯子；

5将鼠标指针移到要建立链接的文本框中，单击要链接的文本框，则两个文本框之间便建立了链接关系。

5.绘制图形

七、表格处理

1.表格的创建

(1) 使用菜单命令

1将光标定位于要插入表格的位置；

2单击“表格”→“插入”→“表格”菜单项，将显示如图27所示的对话框；

图27 插入表格

3输入行、列数，如果需要选择其它选项，单击“确定”按钮即可。

(2) 使用工具栏

1将光标定位于要插入表格的位置；

2单击“工具”栏上的“”图标，将显示如图27所示；

图27 插入表格

3用鼠标拖动选择合适的行、列数并释放鼠标即可。

2. 表格的修饰

(1) 表格的拆分

表格的拆分是指将一行、列、单元格分成多个单元格。

选定单元格，单击“表格”→“拆分单元格”菜单项，将打开如图28所示的对话框，从中进行选择即可。

图28 拆分单元格

(2) 表格的合并

单元格的合并是指将多个相邻的单元格合并成一个单元格。

选择要合并的单元格，单击“表格”→“合并单元格”菜单项即可。

(3) 添加表头斜线

1选择要添加斜线的单元格，单击“表格”→“绘制斜线表头”菜单项，将打开如图29所示的对话框；

图29 插入斜线对话框

2从“表头样式”下拉列表框中选择样式，再输入行标题及列标题等，单击“确定”按钮即可。

(4) 自动套用格式的应用

Word2003事先提供了一组预先定义好的表格格式供用户选择，套用这些格式可简化表格设计。

操作步骤如下：

1选择表格或将光标移动表格内；

2单击“表格”→“表格自动套用格式”菜单项，系统将显示如图30所示的对话框；

图30 表格自动套用格式

3从中选择“表格样式”，根据需要选择“特殊格式应用于”复选框，最后单“应用”按钮即可。

3.表格内容转换为文档

1单击表格中的任意位置，单击“表格”→“转换”→“表格转换成文本”菜单项，将显示如图31所示的对话框；

图31 表格转换成文本对话框

2选择相应的分隔符，单击“确定”按钮即可。

4.表格的计算

八、样式

1. 什么是作用

Word将一组排版命令（如字体、字号、段落缩进、段间距和对齐方式等）用一个样式名来定义，如果将该样式用到文本中，文本将按该样式的格式进行设置。

样式分为：

字符样式：只包含字符格式，它只对选定的字符起作用。

段落样式：除了包含字符格式外，还包含段落格式，可以对当前光标所在的段落或选定的文本所在段落起作用。

2. 样式的作用

●简化格式设计

●便于格式统一

●便于生成目录

3. 使用已有的样式

(1) 使用格式工具栏（方法一）

操作步骤如下：

1单击要应用样式段落中的任意位置，如果要设置字符样式，应先选中字符；

2单击“样式”下拉列表，从中选择所需样式即可。

(2) 使用菜单命令（方法二）

操作步骤如下：

1单击要应用样式段落中的任意位置，如果要设置字符样式，应先选中字符；

2单击“格式”→“样式和格式”菜单项或“”按钮，将在窗口右侧显示如图32所示的“样式和格式”任务窗格；

图32 样式和格式窗格

3从中选取所需样式即可。

九、模板

1.模板的作用

模板是一种用于建立文档的框架，它包含了特定的页面和样式组。利用模板可以快速生成所需类型文档的大致框架，以保持文档风格的统一和规范。每一个文档都是在模板的基础上建立的。Word提供了很多内置的模板，前面提到的空文档模板就是一种内置的模板，它也是系统默认的设置。用户还可以通过创建新的模板或修改内置的模板以适应自己的需求。

2.使用模板

(1) 使用模板

操作步骤如下：

1单击“文件”→“新建”菜单项，将显示“新建文档”任务窗格；

2选择“本机上的模板”项，将打开如图6-3所示的模板对话框；

3选择“文档”按钮，并从中选择所需模板，单击“确定”按钮即可。

(2) 使用向导模板

操作步骤如下：

1单击“文件”→“新建”菜单项，将显示“新建文档”任务窗格；

2选择“本机上的模板”项，将打开模板对话框；

3单击“文档”按钮，选择“备忘录”选项卡，从中选择备忘录向导，单击“确定”按钮，显示如图33所示的对话框；

图33 备忘录对话框

4单击“下一步”按钮，将显示如图34所示的对话框；

图34 备忘录向导-选择式样

5选择一种样式，如“专业型”后单击“下一步”按钮，显示如图35所示；

图35 备忘录向导-选择主题

6为备忘录输入一个向导后，单击“下一步”按钮，显示如图36所示的对话框；

图36 备忘录向导-标题域

7选择并输入相应的内容后，单击“下一步”按钮，显示如图37所示的对话框；

图37 备忘向导-收件人

8输入收件人和抄送后，单击“下一步”按钮，显示如图38所示；

图38 备忘录向导-结尾

9输入结尾内容后，单击“下一步”按钮，显示如图39所示；

图39 备忘录向导-页眉/页脚

10输入页眉/页脚内容后，单击“下一步”按钮，显示如图40所示的对话框；

图40 备忘录向导-完成

11单击“完成”按钮即可。

3.创建保存模板

(1) 将已有文件保存为模板

操作步骤如下：

1打开要保存为模板的文档；

2清除其中无用的内容，保留有用的格式；

3单击“文件”→“另存为”菜单项，系统将打开如图41所示的对话框；

图41 另存为对话框

4在“保存位置”下拉列表框中选择存放位置，在“保存类型”下拉列表框中选择“文档模板”，在“文件名”框中输入文件名，单击“保存”按钮即可。

4.获取网上模板

操作步骤如下：

1在Word窗口中打开“任务窗格”，从中单击“Office 网上工具”，将显示如图42所示的窗口；

图42 选择模板库

2单击左侧的“模板”项，从中进行选择即可。下载本文