一、目的:

规范项目监理机构的文件格式及往来程序。

二、原则:

1、项目监理机构按照本企业统一规定的格式及程序行文；

2、××市地铁×号线公司有规定格式的文件,使用××市地铁×号线公司规定格式；

3、当地行政主管部门有规定的，按行政主管部门规定的为准。

三、文件分类:

A承建商类、B监理类、C监理内部使用类、D勘察设计类、E业主类、F行政类、G公司经营类、其他类。

四、文件编号:

按照公司《监理资料管理制度》中"资料编号"的规定执行，地铁公司有统一规定的，按地铁公司规定格式进行编号。

五、发文格式:

1、会议纪要：按公司统一会议纪要模板，写明公历年月日，主题词，会议纪要名称用小二号宋体字加粗,内容用小四号宋体字,前附签到表；

2、监理通知：监理通知使用××市地铁×号线公司规定表格；

3、监理函件：按公司统一模板,函件名称使用小二号宋体字加粗,内容使用四号宋体。

六、其他类文件:

按公司相关要求执行。内容要求:简洁、流畅,条理清晰,数据准确,不使用文学描述词藻,准确地表达主题,无歧义。

七、发文时间要求:

a)会议纪要：必须在会后一个工作日内发出；

b)监理通知：根据工程中具体情况及时发出；

c)监理函件：根据工程中具体情况及时发出；

d)其他文件：根据该文件具体情况及公司相关制度规定及时发出。

八、发文程序:拟稿→审稿→签发

a)会议纪要由总监(或其代表)指定拟稿人；

b)监理函件由提出发文的监理人员拟稿；

c)根据授权,发文内容必须通过总监(或其代表)审核后才能定稿；

d)所发文件必须经过项目总监(或其代表)签字盖章后,方可发出；

e)所发文件严禁涂改；

f)文件签发后,由资料员作好发送登记,并归档。

九、收文程序:

来文→签收→登记→传阅→承办→收集→归档

1、参建单位所发文件由资料员统一签收、登记；   

2、按《资料管理制度》规定的分类,属于同类编号的文件登记在一张表上；

3、各参建单位所发文件没采用城建档案统一格式和要求的,资料员应及时提出,拒收并要求更改；

4、资料员务必将文件分以下五种情况及时处理：

第一种文件：各参建单位发给监理方需签核返回的；

专业监理工程师(监理员)批阅签字→总监(或其代表)审核签字、盖执业注册章→返回发文单位

第二种文件：业主或参建单位发给监理方需由监理转发的；

专业监理工程师(监理员)传阅→总监(或其代表)批准→转发有关单位

第三种文件：各参建单位发给监理方需签核、盖章返回的；

专业监理工程师(监理员)批阅签字→总监(或其代表)审核签字、盖执业注册章→公司盖章→返回发文单位

第四种文件：各参建单位发给监理方只需签核和归档的；

专业监理工程师(监理员)批阅签字→归档

第五种文件：各参建单位发给监理的参考资料或回复函件；

专业监理工程师签阅→归档

5、资料员收到文件后，半个工作日内转出，并由接收人员签收登记。

6、凡需要承办或批示的文件必须及时办理，若不能及时办理需要研究处理的文件,应以书面形式给予对方回复。

7、资料员休假或公差外出时，总监应及时安排人员接任资料管理工作,并办理书面交接手续。

附件:会议纪要模板(见会议制度)、监理函件模板;

监理通知(函件、会议纪要)跟踪记录表。下载本文