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来源：《企业文化·下旬刊》2015年第02期

        摘 要：会务管理是办公室日常事务性工作的重要内容，高效的会议可以帮助我们迅速解决实际工作中的困难和问题，尽快传达重大、重要信息，落实决策和目标。因此，加强会议管理，提高会议实效性，对企业来说至关重要。

        关键词：提高;会议;实效性 

        会务管理是办公室日常事务性工作的重要内容，办会水准直接反映了公司的形象，也是办公室对内对外展示服务水平的窗口。更为重要的是高效的会议可以帮助我们迅速解决实际工作中的困难和问题，传达重大、重要信息，落实决策和目标。 

        燃气公司结合新形势，围绕“规范流程、提高实效、降低成本”的目标，分析梳理会议管理流程，加大管理力度，找出存在问题和漏洞，完善了会议管理制度和流程，建立了相关台账，制定了具体措施。通过近两年的不断实践和完善，目前会议管理更趋规范化、标准化，达到了会前准备充分，会中有效控制，会后监督落实的目的，会议实效有所提升。

        一、会前充分准备，是提高会议实效的基本保证

        一次成功的会议关键在于会前的充分准备。从会议申请、通知、参会人及会议议题确定、重要内容提前交流审议、会场布置等等，一环扣一环，任何一个环节都不容忽视。

        燃气公司过去内部会议仅是通过电话沟通安排，没有经过会前统筹安排，存在诸多问题，如会议时间及会议室冲突、会议要求不明确、会议通知对象有遗漏等现象，严重影响了工作质量。

        1. 提申请明要求。为避免会议冲突及盲目性开会，杜绝无效会议，做好会议计划性，燃气公司内部会议及外单位到本单位调研检查等会议，相关部门要提前申请会议（各科室每周一填报本周的会议计划），填报申请单，不仅仅是明确会议时间、内容、主持人、参会人和会议议程，更为重要的是会议组织部门必须对会议提出明确要求。

        2. 建台账常提醒。无论市、油田公司会议通知还是燃气公司内部会议通知，通知方式是多种形式，如电话、OA平台、网页、QQ（市）。每天无论是外部会议还是公司内部会议都比较多，因此会议通知到每位参会人，看似简单，实则费时又繁琐。办公室就曾出现过这种情况：通知某个科室负责人去上级部门开会，由于通知时间提前了两三天，造成参会人当天忘记开会的现象。

        3. 知内容有准备。一些决定、方向、目标等重要会议，参会人在会前，根据通知精神，了解会议议题，根据需要，有义务提前一天提供会议相关的资料并提建设性意见。过去，因为会前没有将会议内容提供给相关科室及公司领导，开会时，发现会议材料不仅问题多，而且大家意见分歧大，致使会议时间长，而且进展不顺利、不成功。

        4. 简布置严要求。规定，会场布置一切从简。如何在简单的会场中，又能显示出会议的隆重而热烈气氛。燃气公司办公室提出了“会场精简低调，要求严细高调”要求，严格执行“一查看、三把关、三检查”。

        会场查卫生。检查会场屋内门前是否清洁，干净整齐。特别是地面是否湿滑，保障安全的环境。

        会场把三关。一把座席关。检查领导座签是否与方案所列一致，摆放位置、顺序是否正确;座椅间距是否合适，方便出入;二把材料关。检查会议议程、主持词、讲话稿等资料是否备齐。三把物品关。检查桌上茶杯或矿泉水是否整齐、茶杯手柄方向是否在45度角（便于参会人取用）。

        设备重三查。一查安全，检查应急出口是否打开，通道是否畅通，电器插头是否牢固等。二查稳定，检查话筒是否正常;会议前后播放音乐、会场声音大小是否合适;电脑、投影仪、音响等仪器运行是否正常。三查规范。演示电子文档是否拷贝到电脑制定位置，会标是否准确、规范;空调温度是否合适。

        通过这种细致检查，这几年没有发生因设备等问题影响会议质量。

        二、会中合理控制，是提高会议实效的基本条件

        根据规定要求，开短会。2014年燃气公司结合当前形势规定，除了一类会议，其他会议控制在1小时以内。为了合理有效控制时间，会议过程时间的掌控至关重要，这也决定了主持人是关键重要因素。经过实践，我们认为合理有效控制时间，要掌握好以下要点。

        1.开场白要精炼明确。开场白要简洁、谨慎、抓重点、明确宗旨，要求控制在5分钟以内。内容包含会议背景、目的、议程及时间、会议要求等。一个好的开场白，可以使准备不到位的会议步入正轨。目前公司会议，主持人开场白都控制在2-3分钟左右，简明扼要阐明了会议目的。

        2.会议讨论过程中要紧扣主题、严按议程、准时开会，按时结束。要想很好控制这个过程，直接取决于主持人经验、智慧和能力。

        3.会议记录要详实。任何一个会议都要形成会议记录，重要会议形成会议纪要。燃气公司办公室在会议纪要编写方面，也是不断学习的过程。通过内部培训，同时总结学习上级部门会议纪要编写特点，目前会议纪要编写有所进步。

        三、会后督办落实，是提高会议实效的最终目标

        一次会议是否成功，主要看是否形成了切实可行的决定及是否具有可操作性及有效执行或实施。因此，燃气公司办公室，会后，按照会议记录（纪要），建立跟踪程序，根据领导要求，明确各项任务的责任人和完成时限，并确定监督部门，并形成检查实施报告（报表）。

        会议管理是办公室工作一项重要职责，是保证公司决议、决策高效落实，促进公司健康有序发展的重要保障。燃气公司办公室人员通过摸索与实践，不断提升办会专业化水平，把握好质量和效率相结合标准，细化规范化会前、会中、会后三个环节的各个关键点，以高度的责任感和责任心，严谨认真态度，踏踏实实地做好会务工作，全面提升办会水平，提高会议的实效性。下载本文