会议分为：大、中、小

　　　　大型会议一般较少，以年终总结会议为代表

　　　　中型会议以竞岗、办公会议等为主

　　　　小型会议最多，以领导班子会议为代表

　　　　如何组织大型的会议呢？

　　　　绝大多数是在会前的工作：会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。

1、前期的筹备：

1.1 会前通知：

有2大工作：一是通知，二是反馈

1.1.2 先说通知，方式有：

　　　　书面：一般是大的、时间长、参加人员多的会议；

　　　　口头：小型的、小范围的会议。

　　　　内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等）

　　　　•••注意：通知时要：通知、再落实（跟踪到底）

　　　　如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部门没有通知到呀！））

　　　　所以，下通知一定要下到人！这要切记！另外，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头！”

1.1.3  准备会议需要的资料：

讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）

1.2 会议的日程：中型以上会议：

　　　　1、主持人2、讲话人3、发言人是谁？4、发奖人是谁？

　　　　一定要书面的第一、第二、三、四……

　　　　时间……某某作什么…某某做什么……

　　　　如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求），也可以委托

　　　　讲话人：总经理或其他分管领导主持。

　　　　另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。

　　　　如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后，我们再排查！

　　　　排查内容：1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、是否能行

　　　　选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！

1.3  会场的布置

1.3.1  会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）、

1.3.2  台的安排：谁？、几个人？、怎样安排？是否需要铭牌？位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否购用？怎样安排？是多个分店（部门）的来的，除主管和中层外，其他要分区坐（座），一个团队一个区域。

1.3.3   给与会代表的资料提前摆放的桌子的相应位置。

1.3.4   悬挂横幅

1.3.5  非常重要的会议，请速记员。

1.3.6  国际性会议，准备同音翻译。

1.4  现场的安排：要求参会者提前10分钟入场，

　　　　1、在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐？坐到什么地方？例如：竞岗的人坐在那里？旁听的人坐那里？

　　　　2、安排谁服务？应该注意什么？

　　　　3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员，会场都要作好安排！（设备最好准备2套以上）

　　　　4、如果发放奖品：要提前准备好，先发的放在上面，后发的放在下面（但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放）。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式？穿戴是否整齐、符合要求？会前是否进行过演练？

　　　　二、会议中：

　　　　问题往往出现在会议中！

　　　　如：空调的温度问题（作为主导会议方必须全程关注，温度是否过高、过低），会场的空调在冬天合适，是否在夏季可以？（如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效），这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！

　　　　出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责！

　　　　因为成年人最容易受到外界的干扰！所以，温度非常重要！

　　　　案例：02年在青岛某宾馆夏天，讲师着西装领带，听课的人都着夏装，结果，未结束，人员就走掉一般！效果非常差！

　　　　——如果人在特冷或特热的环境下一段时间，人就不能聚精会神！切记！

　　　　服务人员：1、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响。

　　　　2、动作要轻、慢、柔、避免快、重！ 

　　　　冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。

　　　　给台上公司级领导倒水的顺序按进入的顺序就可以了（特别安排除外），但如有重要领导在场（如或更高级的领导）就要先给领导冲。

　　　　冲水的服务人员最好只安排1人，可以避免太多的吸引会场参与者的目光

　　　　主持人也要避免少走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递。

　　　　上面是会议的组织及注意事项，有些部分内容培训中也适用。

　　下面说一下培训：

　　　　一、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反映出企业服务细节的水平！

　　　　二、前期的工作：1、调研

　　　　 2、确定培训公司

　　　　 3、与培训公司沟通 沟通是一个详细的过程：1）老师是谁？几位？几点到？怎样到？2）课程的安排：6小时还是7小时？还是7.5个小时(一般在6—7个小时)，课程从几点开始？上午几个小时？下午几个？中间怎样安排休息？休息多长时间？休息几次？3）讲师来时：怎样安排？巡店？交流？还是需要休息？（此小环节要向上级主管汇报）

　　　　第二天讲课的内容是那些？有什么疑惑？误区是什么？

　　　　座谈：如果安排座谈（交流）有谁来参加？怎样座谈组织？

　　　　服务意识：讲师的饮食习惯？茶水？矿泉水还是咖啡？——要注意花了钱还做不好的误区！（把所有人作为一个人来对待是错误的！！）

　　　　讲师必须要尊重！

　　　　有的讲师习惯在授课时喝水，有的不喝，喝与不喝我们都要准备好，如果和咖啡，我们要根据其身份来选择不同档次的咖啡

　　　　主持人：从始至终要注重：一旦出现问题，第一个快速反应的是主持人，必须快速处理，全局控制！主持人非常重要在一节课程结束时，要先示意大家鼓掌。还应注意在中间休息快到时间的时候要主持：“请外面（室外）的人员回到位子上来，课程（会议马上开始）”。

　　　　在中间结束时主持人要先带动鼓掌，再主持感谢词！

　　　　主持人：在介绍时，应先抛出几个现在存在的问题，我们为什么要培训，培训的目的是什么？然后再重点介绍老师。

　　　　中午或晚上的就餐：选择对应的主管交流、座谈，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在那里？

　　　　组织会议的时候不可能是一个部门全部完成，是需要其他部门来协调的，但必须有一个部门主导，其他不么配合，这需要部门之间要沟通、交流、协调、互助，主导的部门主管必须作到细致、周到。

　　　　事先要考虑问题，如果出现怎么办？

　　　　其他的一些问题：

　　　　1、在会议（培训）课见休息的时候，参会人不能按时返回怎么办？

　　　　答：这需要我们在平时的会议中留意这些问题，要注意会议中的这些问题，那些是好的，那些不好，下一次怎样解决？

　　　　方法：1、制定会议管理制度 2、下一次会议时提前强调

　　　　例如：手机铃声的问题和中间休息不能按时返回是一样的，在主持时提前强调要记录好，对于到晚的如何处理？对手机铃声如何处理？对于一而再出现的问题，也可以强调，如果不按规定，我们对部门的负责人进行批评或在下课时让其上台表演节目。如果还不行那就直接纳入个人的考核

　　　　不要强调了的事情还犯，就是要改正！

　　　　注意：会议前最好进行点名，我们可以了解到人数、实际人数、未到人数、未到的原因

　　　　2、中间休息的时间可否放音乐？

　　　　答：当然可以，但要注意几个问题1、播放时要注意选择歌曲，要选择轻音乐，脍炙人口的歌曲，避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲2、声音一定不能太吵，因为开会大脑都容易类，在下一节会议时会产生疲劳感3、在快开始前1-2分钟关掉音乐，一般这是大家入座的通知，这时主持人要上台组织大家入座。

　　　　3、如何作好与老师之间的礼仪或者说尺度？

　　　　答：在讲师来之前要先了解讲师的资历、职务，然后有对应的领导或部门进行接待或陪同，我们要一般不需要送到酒店，但酒店的需要我们安排的必须提前预定，是否有早餐？如果没有，怎样安排并告知客人？

　　　　另外，在课间、在路上，我们都要进行沟通，把需要办理的事情提前了解清楚，有时候，我们只需要一个电话、一句话就可以解决的要马上办理

　　　　4、对于会场中有电话铃声、接打电话的问题如何解决？

　　　　答：在会议中、授课中，参会者有人直接接打电话，能反映出一个企业的管理水平和个人的素质，我们要求大家在会议中把手机调整到静音状态，而不强行说必须关机（极特殊情况除外），因为我们是企业，以经营为主，不是党政部门，如果是公司领导、上级主管或者非常重要的事情（人物）打来电话，可以选择到会场外面接打。

　　　　在前面我们也谈到，如何会议中的手机铃声或其他违纪的一直是某几个人，那么我们可以在会议结束时说：“在前几次的会议时我们一再强调……但还是出现了……（几种现象），那么各店、各部门的负责人看一下是谁的手机响了？这样，我们请他们到前台来表演个节目或者……”

　　　　或者：“……结束，但还有问题……那些部门……希望下一次不要出现类似的问题”

　　　　5、对会议中的温度如何进行控制和把握？

　　　　答：对于温度的控制，我们一般把握好“适中”就可以了，但如何作好适中是一个大学问。老师来之前我们要作好交流，我们当地的温度有多少？老师的服饰是否与参会人员的服饰及温度相符？会议中是否温度过高（低）？如何控制？是否需要辅助材料？（如增加电风扇、电暖气）

　　　　6、倒（冲）水的过程中还要注意什么问题？

　　　　答：1、整个会议的过程中要保证有饮用水。2、要保证每一个人都有水喝，但不要试图在冲水时每一个都去冲。3、对领导、台、主持人、特殊人物一定要保证有水，参会者不一定照顾到。

　　　　7、关于课间与老师交流时要注意什么？

　　　　答：课间要主动与老师交流，应针对工作中的问题、老师讲课不理解的问题进行，但要注意几点：1、看老师的劳累程度2、整个会议中是否留有单独交流的时间

　　　　另外，我们公司培训制度中也有规定，在外参加公开课程时，要将我们的同时尽量分开住宿，与咨询公司（或高校）要求安排国内的大公司或和同性质的大公司的高管安排在一起，因为每一次参加外训就必须带着问题，在吃饭的时候，我们也提倡分开来座，大家在一起，有很多交流的机会。

　　　　案例：04年我和公司的某某到“北京超市人”参加一个课程，因为老师对我们企业的培训比较熟，就举例提了一下我们的做法，结果在中间休息的时候，我还没有站起来就有很多企业的老总过来交流、咨询、换名片，当时我就很受启发。下载本文