（MP-ZD03-2013）

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 二O一三年五月十五日     

技术档案管理制度

一．总则

1．为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在企业建设和发展中的作用，更好地为公司各部门服务，特制订本办法。

2．本公司技术档案是指各技术职能部门（包括车间）在生产技术、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来的图纸、资料、外购的标准、图书等。

3．公司技术职能部门要把技术档案工作纳入本公司的技术管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。

4．按照集中统一管理技术档案的基本原则,公司综合部设立档案室，并配备专职人员管理。综合部档案室在主管副总经理的直接领导下，集中、统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

二．技术文件资料的归档

1．每一个技术项目完成后，都要按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，加以系统的整理所形成的技术文件资料，装订成册，由技术主管审查后及时向档案室移交归档。

2．各部门或技术人员在移交技术文件资料档案时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。

3．凡需归档的技术文件资料，按组卷要求技术文件资料齐全，书写或打印符合要求，字迹工整、图样清晰，技术责任者签字后向档案室移交归档。不符合要求的拒收。

4．凡外来、外购入公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等，在仪器设备开封前，设备部门通知档案室人员参加清点，如数归档。

三．综合部档案室的任务

1．集中、统一、科学地管理好技术档案，维护技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。

2．协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成、积累、整理、立卷归档。

3．承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为全公司有关部门和技术人员服务。

四．档案管理人员的职责

1．认真贯彻公司技术档案工作的要求，钻研业务，提高管理水平，保证工作任务的完成。积极主动地为设计开发、生产、服务提供技术资料。

2．做好技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计等工作。

3．遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。

4．严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。

5．保持档案室内整洁、卫生、对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。

五．技术档案的鉴定

1．每年二次组织专家对技术档案的内容、保管期限、密级进行鉴定。

2．技术档案的鉴定报告必须及时归档。

六．技术档案的保管

1．对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

2．认真执行技术档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐、档一致。对出现的问题档案管理员及时进行整改，并对检查结果的真实性进行复查。

3．做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。

4．保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防潮、防和防盗。防止档案被虫蛀、霉烂等。如有破损或变质的档，管理人员要及时修补和提出复制。

七．技术档案的保密

1．全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全，凡借阅重要的档案（包括外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料，原始底图等），要由技术主管批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。

2．技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。

3．非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术档案。

八．技术档案的借阅

1．凡本公司技术人员、工作人员，因生产需要都可借阅技术档案。由管理人员填写《文件借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。

2．技术档案和各种设备说明书等原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出室外，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经主管副总批准方能借出。

3．借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换或丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏，及时向主管副总经理汇报。

九．技术档案的复制

1．凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份，供日常借阅或发放使用。

2．用于指导生产及作为检验依据的加工图纸、工艺卡片、检验规范等，应打印四份，生产车间、检验、技术人员和档案室存档各一份。

3．发放到各使用场所的文件资料，做好文件发放登记，使用者应妥善保存，不得损坏或丢失。

十．技术档案的更改

1．当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时，应编制《文件更改审批单》，经审批同意后对技术档案实施更改。做好修改标记，技术责任人签字，标明日期。

2．技术档案更改后，档案管理人员及时将更改后的技术档案发放到各相应的文件受控场所，以保证文件使用得到有效控制。

3．为防止各使用场所的受控文件失控，每年组织一次审查，盖上“201X确认”印章，方可再次使用。

十一．技术档案的销毁

1．档案室每二年组织一次对技术档案进行清理，凡要销毁的技术档案，必须造具清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。

2．对破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。

3．技术档案销毁清单，必须及时归档。

十二．附则

本办法自发布之日起生效实施，解释权归公司综合部。下载本文