会议是一项有组织、有目的、有秩序的活动，是一种重要的管理手段。做好会务工作，是会议如期召开、顺利进行并取得成功的重要保障。秘书必须熟练掌握会议组织的规律和方法，做好会务工作。

案例描述

 我爱我家彩电公司决定给这些单位和个人发出邀请信，邀请他们参加本公司关于新产品的大型客户咨询洽谈会。公司派主抓公关、销售的陈副经理负责此项工作，迅速成立会务筹备处，拟定会议方案，准备大会所用各种材料。会议定于2010年10月10日在永康国际会议中心召开，食宿也在永康国际会议中心，会期暂定5天，其中第一天开幕式，第二天专家讲座，第三天专家咨询，第四天专项合作项目洽谈，第五天组织客户游览方岩。公司要求大会必须成功，以达到公司举行这次活动的目的。

陈副经理立即成立了大会筹备处，成员有10人。他们首先召集会务工作会议，明确将要召开的咨询洽谈大会的主题，即宣传新产品，洽谈新业务。围绕主题，拟定大会筹备方案。确定参加会议的正式人员108人，特邀有关领导和专家10人，工作人员10人。确定了大会的议程和会议所需要的各种材料，大会所需的经费预算，请有关领导和专家讲话的建议等。该方案报经公司领导审核、讨论、修改、完善后，筹备处马上给各位成员明确分工。主要分工有：准备会议所需文件（包括起草会议通知，公司总经理的开幕词，有关领导的讲话稿，有关新产品的情况资料，与会议有关的背景材料等）；会务服务生活保障（包括发会议通知，接待、签到，分发文件和物品，安排住宿，布置会场等）；宣传报道（联系新闻媒体，通报会议情况，编写会议纪要等）；对外联络（包括联系旅游，预订返程车、船、机票等）。

经过精心准备，各方人员如期到会，新产品咨询洽谈会按时召开。但是，在与会人员报到时，负责接待签到的钟秘书发现，有十几个会员在报到单上注明“回族”或其他民族。钟秘书及时把这一情况报告给陈副经理，陈副经理马上通知有关人员安排不同民族风味的饭菜，使与会人员都非常满意。会议按计划顺利进行，与会人员对该公司的新产品非常满意，专家的讲解、介绍更使与会人员大开眼界。利用会议休息时间，公司还应与会人员的要求，组织参观了公司的生产车间等场地。会务筹备处还安排了舞会等娱乐项目，最后一天的游方岩更是其乐融融，热闹非凡。钟秘书把方岩的历史同当今中国经济的繁荣结合起来，使得客人们群情激昂，振奋不已。客人们都表示，对这种形式的会议很满意，他们了解了公司的生产情况，了解了公司产品的特点，在经销这种产品时就会有的放矢地介绍产品，这增加了他们销售的积极性。因此，这次会上，公司签订的订单是出人意外的多。在游方岩回来后，还有单位同公司签订合同。

新产品咨询洽谈会结束了。公司送走了客人后，进行会后总结。总结会上，公司总经理认这次会议开得很成功。会务筹备处的准备工作做得周密细致，会议的组织接待工作做得热情周到，为公司赢得良好的人气指数打下了基础。再加上新产品过硬的质量，专家精辟的讲解等使得这次会议达到了预期的目的， 成功。陈副经理也讲了话，他主要指出这次大会上的一些疏漏之处，比如，在准备期间，就应了解少数民族人员的就餐习惯。虽说是个小问题，但处理不好也会造成不好的影响。幸亏发现及时，及早解决，才没有影响客户的情绪，使大会能顺利进行。在此特表扬钟秘书工作细致，发现问题及时反映，尽早解决。另外，会议简报出得不够及时，没有把会议上的情况及时通报给有关人员，尤其是最后签订合同的情况，这可能是会期结束，有些人员思想松懈造成的，以后要吸取这方面的教训。总结会还通报了这次咨询洽谈会上的收获，80%的与会者都同公司签订了合同，超出了预计的数量。这也为公司下一步的工作提出了更高的要求。尽管如此，公司上下都很高兴。总经理决定，对大会筹备处的人员每人奖励一个月的奖金。最后，要求大会筹备处尽快把与这次大会有关的材料都整理出来。

要求

请认真思考并组织讨论以下问题：

．假如你是会议筹备处的一员，请你为新产品咨询洽谈会拟定会议方案。

．参加这次咨询洽谈会的人员来自全国各地，人员的文化程度、素质等因素各不相同。如果你是会议的组织者，你会如何组织接待他们？怎样使他们对会中服务感到满意？

．你对该公司组织的这次会议满意吗？你认为哪些地方可取，哪些地方不可取？

提示

．此案例设置的主要目的是让学生对会务工作有一个具体、清晰的认识，在阅读案例时可把会务工作分为“会前准备”、“会间服务”、“会后工作”三部分来加以学习领会。

．从案例中暴露出的疏漏之处汲取教训，为以后从事实际工作打下基础。下载本文