一·整体活动整体方案流程
| （一）接洽流程 | ||||||
| 任务分工 | 准备工作 | 主要工作要求及内容说明、洽谈重点 | 参与人员 | 联系方式 | 完成时间 | 备注 |
| 初步接触： | ★公司宣传册及相关资料 ★公司自有优势资源、活动经验； | ★ 了解活动规模、场地及其可操作性； ★ 了解合作方关键人物、组织机构，合作意向，资金条件； ★ 了解对方的想法和建议； | ||||
| 1、细节洽谈（多次） | ★自有资源、案例介绍 ★项目初步策划案框架（包括：活动主题、形式、主要内容建议；执行流程安排；大体 预算） | ★ 讨论策划案，获取客户对活动的具体要求及意见； ★ 获知项目的着重点及难点； ★ 客户的倾向性。 | ||||
| 2、项目汇报 | ★根据客户意见修改后的策划案(包含策划执行方案、宣传策划案；详细预算) ★准备汇报 ★策划文案打印、装订成册； ★汇报流程安排：开场人员，主要讲述人员，答疑人员。 | ★ 项目汇报； ★ 合同条款认定 | ||||
| （二）策划流程 | ||||
| 任务分工 | 参与部门 | 讨论重点 | 会后工作 | 备注 |
| 初次策划会议 | 联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人 | ★ 项目背景、需求； ★ 是否值得继续跟进； ★ 活动概念和形式。 | ★ 撰写初步策划案； ★ 报策划总监与分管副总。 | |
| 谈判后 协调会议 | 联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负责人 | ★ 客户意见； ★ 策划案大体框架； ★ 形式和内容设计； ★ 项目基本成本； ★ 宣传炒作重点； | ★ 撰写策划执行方案初稿（含策划方案、宣传方案、预算方案） ★ 方案由设计师进行精包装； | |
| 细节讨论后 协调会议 | 联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负责人、部门总监 | ★ 客户意见； ★ 内容、执行细节确定； ★ 现场效果图； ★ 宣传方案确定； ★ 物料方案 ★ 预算方案（成本/报价）。 | ★ 撰写策划执行方案定稿（包括活动内容、执行流程、人员分工、宣传计划及预算）； ★ 拟定合作协议； ★ 确定需外包工作并开始联络（演艺、制作、场地等） ★ 确定执行工作组。 | |
| 合同签订后 协调会议 | 执行工作组成员 | ★ 项目分解及完成时间图表（甘特图）； ★ 安排各项工作。 | ★ 项目正式立项 ★ 落实各项资源、外包 ★ 执行管控 | |
| （三）管控流程 | |||||
| 管控环节 | 主要工作要求及内容说明、洽谈重点 | 参与人员 | 联系方式 | 完成时间 | 备注 |
| 时间管控 | 时间安排表和节点控制。活动进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进行的时间来倒推。 | ||||
| 供应管控 | 要是指对活动的服务、设备及物质资料的供应的管理。对外包服务的管理。比如在活动执行过程中会涉及到灯光、音响、服装、道具、特技、录制等 | ||||
| 人力管控 | 活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场志愿者的管理。 | ||||
| （四）标准管控工具 | |
| 任务： | 把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动。 |
| 时间段： | 对每一个任务设置一个时间段（需要考虑的因素是开始和结束的时间）。 |
| 优先顺序： | 设定任务的优先顺序。 |
| 节点： | 此表是用来监控活动的进展情况的，所以对于那些特别重要的任务要指定为节点，并在图表中标记出来。 |
| 分工： | 每一个任务对应参与的人员，节点处找第一负责人。 |
| 一、前期准备 | |||||
| 任务分工 | 主要工作要求及内容说明 | 负责人 | 联系方式 | 完成时间 | 备注 |
| （一）前期准备的宣传类 | |||||
| 1、活动策划书 | 要有初步的计划，策划书最主要的是目的意义、活动的内容及经费的预算 | ||||
| 2、正式发文 | 发文要规范，如口号、主题词、宣传主题的突出 | ||||
| 3、悬挂条幅、张贴海报、 | 这些宣传形式的文字内容都要由上级确认，并通过相关部门的审查，然后在校园内宣传。 | ||||
| 4、幕布 | 计算好幕布的大小然后悬挂宣传出去 | ||||
| 5、借用展板 | 展板是用于活动的宣传，张贴海报等。 | ||||
| 6、准备拍摄相机、摄影机 | |||||
| 7、热气球、彩旗 | 活动需要营造出热烈、喜庆的气氛，热气球与彩旗可以营造气氛还可以扩大宣传·（这个视活动的经费而定） | ||||
| （二）前期准备的物品类 | 水.地毯.灯光.音响.帐篷.观众服装.小礼品.提示板.演员服装道具. | ||||
| （三）前期准备的其他 | |||||
| 1、确定到场的人数 | 活动之前要确定好会到场的人数及活动人员 | ||||
| 2、确定主持人 | 所有的活动在开始之前都要先与主持人沟通，商量好一些细节的东西。主持人的选择要慎重，性质不同的活动就要选择风格不同的主持人。 | ||||
| 3、活动场地借用 | 为了保证活动能够如期开展我们一定要之前就审批好场地。 | ||||
| 4、特殊用电 | 活动基本都需要用电，特别是室外的活动，要事前提出申请，审批好电。如果需要电缆，则要提前联系好。 | ||||
| 5、活动前现场卫生清扫 | 活动开始之前要把卫生清扫一遍 | ||||
| 6、安排基本观众 | 许多的活动到场的观众是不能保证人数的，为了活动的需要有时我们需安排基本观众。要强调的一点是最好能找到喜欢这种活动的人来参加，否则他们出去就会四处进行活动的负面宣传。 | ||||
| 7、后勤人员安排、现场秩序维护人员、催场人员 | 晚会活动的现场一般会比较的混乱，要先安排好后勤人员、现场秩序维护人员和催场人员。 | ||||
| 9、互动环节发问的问题及发问人员的准备 | 互动提问环节，为了确保场面不冷场还应该提前准备好相关的问题，如果实在是没有人参与，那就由我们安排好的人来参与。 | ||||
| 10、路标制作及摆放 |
| 二、活动现场 | |||||
| 1、现场全程拍摄 | 为了做好后期工作的宣传和总结我们要安排人员全程拍摄。 | ||||
| 2、签到、礼仪迎接领导嘉宾及合影 | 当领导和嘉宾到来时我们要让礼仪进行迎接、献花，如果有需要我们还要合影留作纪念。然后礼仪引导领导及嘉宾入席。 | ||||
| 3、维持现场秩序（安全员） | 为了保持整场活动的秩序，要让负责安全人员在现场维持秩序，最主要的是确保在突发情况下，现场不慌乱。 | ||||
| 4、现场话筒传递 | 当到了互动环节需要观众发言时，我们要事先安排好礼仪专门传递话筒。 | ||||
| 5、观众的调整 | |||||
| 6、活动的开始 | 一定要由总负责人说的算，不是一定要按照原计划的时间开始的，可能会根据现场的实际情况提前或者推后。 | ||||
| 三、后期工作（总结） | |||||
| 1、整理会场和物料 | 一场活动结束首先整理余剩的水和节目单；拆卸幕布、条幅等宣传物料；其次整理归还租借的物品清理现场的 卫生等。 | ||||
| 2、财务结算： | 1、尾款催收。 2、演员劳务结算。 、制作尾款结算。 4、项目费用结算。 | ||||
| 3、整理文件材料，存档 | 1、合同。 、方案策划、执行台本。 3、宣传资料收集 、现场照片、录像。 、物料设计稿、照片 最后我们要将所有的活动材料进行整理、存档，便于以后的工作和学习。 | ||||
| 4、整理照片、录像、新闻报道 | 为了加大活动的宣传我们还要进行活动照片的整理，做好公司刊物的报道。摄影的录像还应当及时刻成光盘，视屏上传到公司网络，这样方能更大力度的宣传我们的活动。 | ||||
| 5、汇报工作 | 活动结束后我们应该及时的向相关老师和领导汇报我们活动的工作情况，请上级指出我们的不足之处。 | ||||
| 6、工作总结：召开总结大会 | 同时我们要及时的召开活动总结大会，点明不足的地方，讨论如何改进，这样才能取得今后更大的进步。 1、对内、对外等总结报告 、参与人员评估与奖惩 | ||||
