1、公司统一客户档案格式：各部门营销总监都要设一个专用客户档案挂篮，一个项目一个档案（按项目设立）。每一个档案都要用标签在档案的上部注明项目简称。无项目客户可以集中存档，待这些客户有了实际项目时再单独设立档案夹。

2、客户档案分类：有具体采购意向的项目才建立客户档案，各部门负责人根据项目的具体情况将档案分为A、B、C、D四类，并在档案的首页的正上方注明。根据项目进度不同，可随时变换其类别，可在档案右上角注明，如C→A或B→C等。

A类档案：

自建档或确定为A类项目之日起1年内能签单的项目、或者对公司有重大影响项目、或者5台以上（含5台）主流设备的项目、或金额在100万元以上的项目、或者营销总监、总经理认为应该划为A类的项目。营销总监或副总经理为A类项目的第一责任人，并在档案上注明负责人名字。

B类档案：

自建档或确定为B类项目之日起的2年内能签单的项目，或者对本部门有重要影响的项目、或者2台以上（含2台）、5台以下（不含5台）主流设备的项目、或金额在50万元以上100万以下的项目、或者部门负责人认为应该划为B类的项目。各部门负责人为B类项目的第一责任人，并在档案上注明负责人名字。

C类档案：

自建档或确定为C类项目之日起的估计在2年以上能签单的项目、或者对公司影响不大的项目、或者1台主流设备的项目、或者非主流设备的项目、或金额较小的项目、或者部门负责人认为属于C类的项目。销售经理直接负责。

D类档案：

没有实际需求的客户，统一归为D类。当D类客户有实际需求时，根据情况再拆分到A/B/C类档案中。

3、客户档案的填写：当确认项目相关信息后即可建档。档案级别由部门负责人评估确定。无论以什么方式与项目相关人员取得联系，包括传真、电话、邮件、短信、方案、口头或者自己的判断、负责人的意见、其他人对项目的贡献、上级领导的建议或批示、其他渠道获得的信息…都要及时记载在案。记载时要注明时间、内容以及一切与项目有关的内容，如果有如传真、邮件（打印件）、复印件等…都要在记载之后做为附件放入客户档案中。与项目相关的所有关联人包括招标方、项目代理商、各种中介机构或中介人、信息人以及所有对项目可能产生影响的人或机构，与他们的联系都要记载或存档。公司内部所有对该项目产生过影响的人都要把自己的所为、想法、意见或看法都要在客户档案上记载。

4、基本要求：A类档案每周（B类档案每月、C类项目每季）必须有实际内容记载，并对下周（或下月或下季）如何对该项目采取行动做好书面计划。D类客户需要有日常记录，节假日问候、产品推荐、平时联络等，不断增加内容。如果客户档案的类别发生变化或项目结束，需要继续按照要求完善档案。出差期间可以暂时不填写客户档案，但回到公司后应在两个工作日内补写。

5、评价：行政秘书及时根据对A/B/C/D类建档要求检查客户档案记载情况，检查包括档案内容是否真实、完整、全面，是否关注细节，是否有创新等，每次检查都要在档案上做书面总结。各部门负责人要每月检查档案情况以及助理落实档案检查工作情况，随时根据项目进展和重要程度，确定或调整项目类别。客户档案由行政部统一检查。档案中一旦出现不合格项，行政秘书就要及时记录，有三次不合格项（次）记1分；行政部出现两人次不认真对待档案、不及时检查或其他有可能对档案记载工作造成不利影响的，记1分；各部门负责人对本部门客户档案质量负责，总经理考核评价各部门客户档案。

重要说明：第一信息人表是界定项目归属的最重要依据，第一信息人提供者可以按照规定获得提成，但是如果没有建立客户档案或档案不符合要求，就不能获得第一信息人之外的全部提成。在计算提成时，如果因工作日志和客户档案记分处罚，每记1分，扣减应提成部分（全部提成减去第一信息人提成之后）的10％。如果有工作日志和客户档案记负分奖励，每记－1分，应提成部分浮动10％。一个项目无论什么原因结束，项目负责人和部门经理都要进行书面的总结。最后将档案交助理转交公司行政管理部保管存档。行政管理部根据第一信息人表和转交的档案计算提成。提成奖惩不影响年终按照记分的奖惩。下载本文