一．目的

为规范公司前台工作人员的日常工作，特制定本规范。

二．前台文员主要工作

1. 负责前台电话的接听和转接，做好来电咨询工作，重要事项认真

记录并传达给相关人员，不遗漏、延误；

2. 负责来访客户的登记、接待、咨询并通报相关部门；严格执行公

司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌；

3. 对客户的投诉电话，及时填写登记表，并于第一时间传达到相关

部门处理，定期将客户投诉记录汇总给部门负责人；

4. 转接总机电话，收发传真、信件和报刊；

5.管理办公用品，管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材；

6.打印、复印文件和管理各种表格文件；

7.安排公司的会议及相关的差旅预定；

8.保管各种表单、手续、手册；办公用品的申购、发放管理；

9.更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式；

10.完成本部门分配的其他工作和任务

三．服务规范

1.来访接待

1）来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。

注意事项：客人进门前应及时打开电动门，起立表示欢迎对

方，并保持微笑。

2）单个人问候标准语如下：

“先生，您好！”或“先生，早上好！”

“小姐，您好！”或“小姐，早上好！”

3）来者是二人以上的，标准问候语则为：

“各位早上好！”

“大家上午好”

“先生、小姐，你们好！”

4）对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：

“X先生好！”

“X小姐好！”

5）接待程序

a)引导来访者到接待厅就座，递上茶水，送上公司宣传资料并与来访者确认其单位、姓名以及对方所要寻访的业务部门或人员；

b)通知相关部门人员接待，介绍时先介绍主人，后介绍客人；

c)如来访者寻访的对象是公司副总或总经理，应先与副总或总经理确认是否接见，如可安排接见，则引导来访者至副总或总经理办公室，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意；

d) 进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门；

e) 介绍双方，介绍的顺序为先介绍副总或总经理，后介绍来访者，介绍完毕退出。

2.电话接听标准：

1）听到铃响，应在第二声铃声至第三声铃响前拿起话筒；如果超过3声铃响，再接电话，必须先说：对不起或对不起，让您久等。

2）电话接听时先问候，并自报公司、部门。语言规范如下：“您好，某某（中国）有限公司！”或“您好，这里是某某（中国）有限公司！”

3）接听电话时必须保持足够耐心、热情。注意控制语气、语态、语速、语调，语言亲切简练、礼貌、和气。要具有自己就代表公司的强烈意识。

4）要仔细倾听对方的讲话，一般不要在对方话没有讲完时打断对方。如实在有必要打断时，则应该说：对不起，打断一下。

5）对方声音不清楚时，应该善意提醒:声音不太清楚，请你大声一点，好吗?

6）如电话打进来了，对方要找的同事不在，礼貌的做法是先向对方说明情况，再询问对方名字，并考虑如何处理；同事回来后，立即转告并督促回电。注意要做好详细的电话记录。

7）转接电话，首先必须确认同事在办公室，并说：请稍等。

8）转接电话时，按键应该短促干脆，不要过长时间按着（一般不超过一秒钟），拨完分机号码后，轻轻挂上电话。

9）谈话结束时，要表示谢意，并让对方先挂断电话。不要忘了说再见。

10）如果谈话所涉及的事情比较复杂，应该重复关键部分，力求准确无误。

11）如果领导在开会时的电话接听

首先向对方解释领导正在开会，礼貌询问对方是否需要留言。

如有留言，应按电话备忘录的要求做好记录。

如对方执意要通话，应记下其基本资料，请对方稍等，随后将资料写在便条上送交领导并等候吩咐。

12）领导正在会客时的电话接听

首先应跟对方解释并询问是否需要留言或劝其过会儿再打来。

如遇紧急情况，应请对方稍候，设法联系领导以听其吩咐。

若受话人正在参加重要会议，则应礼貌致歉，婉劝对方过会儿

打来。

注意事项

1）通话中禁止使用“喂”、“你找谁”、“你是谁”、“你有什么事”等用语。

2）正确使用称呼和敬语；

3）对容易造成误会的同音字和词要特别注意咬字（词）清楚；

4）不要讲俗语和不易理解的专业语言；

5）语言要简练、清楚、明了，不要拖泥带水；

6）无论对方是陌生人还是熟人，禁止使用幽默语言以免造成误会；

7）要尽量不失礼节地辨明对方的身份、姓名、工作单位和电话号码；

8）避免以下各种不礼貌现象：

A. 无礼。如：“你不报姓名，我是不会给你接转的。”，“你有什么事就说嘛”等。

B. 傲慢。如：“他正忙着呢，现在没空”，“不知道”，“不在”，“我已经说过了，明天再打来”。

C. 有气无力，不负责任。如：“我也不知道他在不在”，问：“到哪儿去了？”答：“不知道”，问：“我等一会儿再打来吧？”答：“随便”。

D. 急躁。即不等对方说完，自己抢话说且一口气说得太多太快。

E. 独断专横。即不断地随意打断别人的叙述或位未等对方说完就挂线。

F. 优柔寡断、拖泥带水。即回答问题不清楚，犹犹豫豫，毫无把握。

G. 不耐烦或出口伤人，态度粗鲁，语言生硬。如：“声音大点，你说什么？我听不见”，“下班了，明天再打”

9）询问打电话者时，口气一定要保持谦虚、客气、友好，语气要和蔼。要尽量使用标准规范的语言。

比如：“请问先生您贵姓？”

“方便留下您的姓名和公司名称吗？”

“请问，您需要我为您做点什么吗？”

“请您稍等片刻，我通知经理来接听您的电话好吗？”

“您交代的事情我已经记录下来了，现在复述一遍给您听行吗？”

“很抱歉，经理暂时不在，需要给他留言吗？”

“请问，您可以留下您的电话号码和住址吗？”

“谢谢，请多提宝贵意见。”

“请放心，我一定将您的意见转达给我的上司。”

“好的，我们一定遵照您的吩咐去做。”

“请不要客气，这是我应该做的。”

10）当工作中出现差错或失误时，一定要诚心诚意表示歉意，并尽力挽回公司的形象。

如：“实在对不起，是我们不小心碰撞了您的物品，请您多原谅。

“对不起，让您久等了。”

“很对不起，是我们没有给您解释清楚，产生误会，还请您多原谅。”

“对不起，我们暂时还没有开展此项服务，如果您有此项要求，可向值班经理提出，我们尽力为您解决。”

“对不起，总经理暂时不在，您是否需要给他留言呢？”

“不好意思，打搅您了。”

“对不起，我没听清楚，请您再重复一遍好吗？”

四．前台文员仪容仪表规范

1.着装要整洁合身，不得穿脏或有皱折的衣服。

2.头发梳洗整齐,长发要捆绑好，不得戴太夸张的发饰，只宜轻巧大方的发饰,头发不得掩盖眼部或脸部。

3.不得抹太多胭脂水粉，只宜稍作修饰，淡扫娥眉，轻涂口红，轻抹胭脂便可。

4.不得留太长指甲，不宜涂鲜红指甲油，指甲油只可用淡色的，不得用强烈香料(香水)。

5.在工作的时候，常带着自然的笑容，表现出和蔼可亲的态度，能令客人觉得容易接近。

6.不得故作小动作，打哈欠要掩着口部，不要作出搔痒、挖鼻、掏耳、挑牙等不雅的动作。

7.工作时不得咀嚼口香糖及吃东西。

8.站姿要端正，不得摇摆身体，不得倚傍墙、柜而立或蹲在地上，不可歪头歪身，及扮鬼脸作怪动作。

9.除了工作上应交待的事，不得互相攀谈私事，不得争论，不粗言秽语。

10.不得擅自用柜台电话作私人之用，如遇急事可请求上司用后台的电话。

11.不得在工作时，阅读报章、书籍或上网聊天、看电视、玩游戏等。

12.走路时，不可奔跑，应脚步轻快无声，不要作怪动作。下载本文